Ziel: Verwenden Sie eine Prozesshierarchie, um Prozesse mit Kategorien, Gruppen und Prozessen zu organisieren. Klonen, verschieben und sortieren Sie sie anschließend und bearbeiten Sie mehrere gleichzeitig (Massenbearbeitung), um alles konsistent zu halten.
Neue Prozesse werden der Prozesshierarchie Ihres Kontos („Prozesse“) hinzugefügt. Auf diese Weise kann ein zentrales Team verwalten, wie Prozesse zusammenpassen, während Prozesseigentümer einzelne Prozesse verwalten. So können Sie die Verantwortung delegieren, ohne die Kontrolle zu verlieren.
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Bevor Sie starten #
- Plan: Das Erstellen und Verwalten der Prozesshierarchie ist in jedem Plan verfügbar. Die Verbindungsansicht ist nur im Advanced-Plan verfügbar.
- Rolle: Sie benötigen die Berechtigungsgruppe „Prozesse verwalten“, um Kategorien, Gruppen und Prozesse zu erstellen und zu verwalten. Die Berechtigung „Neue Prozesse erstellen“ reicht aus, um Prozesse zu erstellen, ohne die Hierarchie zu verwalten.
- Setup: Keine spezielle Einrichtung erforderlich. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus auf der Prozesse-Seite, um Kategorien, Gruppen und Prozesse hinzuzufügen.
Erstellen Sie eine Prozesshierarchie. #
Um Kategorien, Gruppen und Prozesse zu erstellen und zu verwalten, benötigen Sie die Berechtigungsgruppe Prozesse verwalten. Um nur Prozesse zu erstellen (ohne die Hierarchie zu verwalten), ist die Berechtigung Neue Prozesse erstellen ausreichend. Erfahren Sie mehr über Berechtigungsgruppen.
Ihre Prozesshierarchie besteht aus drei Ebenen:
- Kategorien für die Hauptgruppen von Prozessen in Ihrem Unternehmen.
- Gruppen, um kleinere Gruppen von Prozessen innerhalb von Kategorien zu erstellen.
- Prozesse, um spezifische Abläufe darzustellen.
Verwenden Sie die Listenansicht, um alle Prozesse mit ihren Eigentümern und ihrem Status zu sehen.
Verwenden Sie die Verbindungsansicht, um zu sehen, wie Prozesse miteinander verknüpft sind. (Nur im Advanced-Plan verfügbar)
1. Kategorien hinzufügen #
- Gehen Sie zur Seite Prozesse.
- Schalten Sie den Bearbeitungsmodus ein.
- Klicken Sie im Menü des Bearbeitungsmodus auf Neue Kategorie.
- Geben Sie der Kategorie einen Namen und speichern Sie.
Sie sind fertig, sobald die neue Kategorie gespeichert ist und auf der Prozesse-Seite erscheint.
Wenn Sie eine Kategorie erstellt haben, fügen Sie Gruppen hinzu.
2. Gruppen hinzufügen #
- Klicken Sie auf Neue Gruppe, um einer Kategorie eine Gruppe hinzuzufügen (Gruppen werden nach Nummer und Name sortiert).
- Geben Sie der Gruppe einen Namen, der die Prozesse abdeckt, die Sie hier platzieren möchten.
- Fügen Sie ein Bild hinzu, um die Gruppe zu veranschaulichen (schneiden Sie es zu, indem Sie vor dem Hochladen auf das Bild klicken).
- Klicken Sie auf Gruppe bearbeiten, um den Gruppennamen später zu ändern.
Sie sind fertig, sobald die neue Gruppe in ihrer Kategorie gespeichert ist und bereit ist, Prozesse aufzunehmen.
Wenn Sie eine Gruppe hinzugefügt haben, beginnen Sie mit dem Hinzufügen von Prozessen.
3. Prozesse hinzufügen #
Fügen Sie Gruppen neue Prozesse hinzu, indem Sie einen leeren Prozess erstellen oder einen vorhandenen duplizieren:
- Klicken Sie in der ausgewählten Gruppe auf Neuer Prozess (Standard ist ein neuer, leerer Prozess).
- Fügen Sie Ihren Prozessnamen hinzu (verwenden Sie eine aktive Formulierung und eine alltägliche Sprache). Wenn Sie einen Prozess duplizieren, benennen Sie den neuen Prozess und seine Aktivitäten um, damit Sie sie unterscheiden können.
- Fügen Sie Ihr Prozessergebnis hinzu (das beabsichtigte Ergebnis des Prozesses).
- Klicken Sie auf Prozess erstellen, um den Vorgang abzuschließen (der Prozess ist jetzt privat und nur für Sie und eingeladene Mitarbeitende sichtbar).
Sie sind fertig, sobald der Prozess erstellt ist. Er ist standardmäßig privat und nur für Sie und eingeladene Mitarbeitende sichtbar.
Weitere Informationen: Einen Prozess abbilden
Eine Prozesshierarchie verwalten #
Wenn Sie einen abgebildeten Prozess wiederverwenden oder einen ähnlichen erstellen möchten, klonen Sie ihn, anstatt ganz von vorn zu beginnen. Das Klonen erfordert die Berechtigungsgruppe Prozesse verwalten.
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Prozess in Gluu zu klonen:
- Von der Prozessseite.
- Von der Prozessgruppenseite.
Prozess klonen #
Öffnen Sie die Prozesskarte, die Sie klonen möchten, und legen Sie deren Platzierung und Details fest.
- Öffnen Sie den Zielprozess.
- Klicken Sie auf Klonen, um die Seitenleiste zu öffnen.
- Wählen Sie die Kategorie aus.
- Wählen Sie die Gruppe aus.
- Geben Sie einen neuen Prozessnamen ein.
- Geben Sie ein neues Prozessergebnis ein.
Sie sind fertig, sobald der geklonte Prozess in der Zielkategorie und -gruppe mit seinem neuen Namen und Ergebnis erscheint.
Sie können auch von der Seite Gruppen anzeigen im Bearbeitungsmodus klonen.
- Öffnen Sie Gruppen anzeigen und aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus.
- Wählen Sie den Prozess aus, den Sie klonen möchten.
- Klicken Sie auf Klonen.
- Wählen Sie die Platzierung (Kategorie und Gruppe) aus und geben Sie ihm dann einen neuen Namen und ein neues Ergebnis.
Sie sind fertig, sobald der geklonte Prozess in seiner neuen Kategorie und Gruppe mit einem Namen und Ergebnis platziert ist, die ihn vom Original unterscheiden.
Suchen Sie Informationen dazu, wie Sie Prozesse zwischen Konten klonen können? Erfahren Sie hier mehr: Daten zwischen Gluu-Konten übertragen
Prozesse zwischen Gruppen verschieben #
Sie können einen Prozess im Bearbeitungsmodus in eine neue Gruppe verschieben.
- Schalten Sie den Bearbeitungsmodus ein.
- Öffnen Sie den Prozess, den Sie verschieben möchten.
- Ändern Sie die Gruppe.
- Speichern.
Sie sind fertig, sobald der Prozess unter seiner neuen Gruppe auf der Prozesse-Seite erscheint.
Kategorien, Gruppen und Prozesse nach Name und/oder Nummer sortieren #
Kategorien, Gruppen und Prozesse werden numerisch und alphabetisch sortiert. Fügen Sie Zahlen hinzu, wenn Sie eine bestimmte Reihenfolge wünschen, oder verlassen Sie sich auf die automatische alphabetische Sortierung.
TIPP! Wenn Sie eine automatische Nummerierung bevorzugen, finden Sie diese Option in den Kontoeinstellungen.
Sie können:
- die Prozessreihenfolge innerhalb einer Gruppe ändern,
- Prozesse von einer Gruppe in eine andere verschieben,
- die Gruppenreihenfolge ändern,
- die Kategorienreihenfolge ändern.
Hinweis: Wenn der Drag-and-Drop-Sortiermodus aktiv ist, werden neue Prozesse immer am Ende der Liste hinzugefügt, anstatt nach Nummer eingefügt zu werden.
Sie sind fertig, sobald Kategorien, Gruppen und Prozesse in der gewünschten Reihenfolge erscheinen.
Prozesse per Massenbearbeitung ändern #
Verwenden Sie die Massenbearbeitung im Bearbeitungsmodus, um mehrere Prozesse gleichzeitig zu aktualisieren.
- Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus auf der Prozessübersichtsseite.
- Wählen Sie 2 oder mehr Prozesse aus.
- Klicken Sie im oberen grauen Menü auf Massenbearbeitung.
- Aktualisieren Sie Eigentümer, Editoren, Prozessstatus, Prozesssichtbarkeit oder Benachrichtigungen.
- Speichern.
Sie sind fertig, sobald die ausgewählten Prozesse mit dem von Ihnen festgelegten Eigentümer, Editoren, Status, der Sichtbarkeit oder den Benachrichtigungen aktualisiert wurden.
FAQ: Prozesshierarchie #
Um Kategorien, Gruppen und Prozesse zu erstellen und zu verwalten, benötigen Sie die Berechtigungsgruppe „Prozesse verwalten“. Wenn Sie nur neue Prozesse erstellen müssen (ohne die Hierarchiestruktur zu verwalten), reicht die Berechtigung „Neue Prozesse erstellen“ aus. Beide werden von Ihrem Kontoadministrator unter Kontoeinstellungen > Berechtigungsgruppen zugewiesen.
Kategorien sind die obersten Unterteilungen, also die Hauptfunktionsbereiche Ihrer Organisation (z. B. Finanzen, HR, Betrieb). Gruppen befinden sich innerhalb von Kategorien und fassen verwandte Prozesse zusammen. Prozesse sind die einzelnen Abläufe, die zeigen, wie spezifische Arbeit erledigt wird. Diese dreistufige Struktur ermöglicht es Ihnen, Ihre gesamte Prozesslandschaft an einem Ort zu organisieren.
Ja. Dafür ist die Berechtigung „Vom Konto kopieren“ erforderlich, die von Ihrem Kontoadministrator erteilt werden muss. Sobald diese aktiviert ist, können Sie Prozesse kontoübergreifend klonen. Die vollständigen Schritte finden Sie im Artikel „Daten zwischen Gluu-Konten übertragen“.
Mit der Massenbearbeitung können Sie mehrere Prozesse gleichzeitig von der Prozessübersichtsseite aus aktualisieren. Sie können Eigentümer, Editoren, Prozessstatus, Prozesssichtbarkeit und Benachrichtigungen für alle ausgewählten Prozesse in einem einzigen Vorgang ändern. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus, wählen Sie zwei oder mehr Prozesse aus und klicken Sie auf Massenbearbeitung.
Dies geschieht, wenn der Drag-and-Drop-Sortiermodus aktiv ist. Im Sortiermodus behält Gluu die von Ihnen festgelegte manuelle Reihenfolge bei und fügt neue Prozesse am Ende hinzu, anstatt sie nach Nummer einzufügen. Wenn Sie eine automatische numerische Sortierung wünschen, schalten Sie den Sortiermodus aus oder verwenden Sie die Option zur automatischen Nummerierung in den Kontoeinstellungen.
Neue Prozesse werden standardmäßig als „Privat“ erstellt. Sie sind nur für Sie und alle Mitarbeitenden sichtbar, die Sie explizit eingeladen haben. Um einen Prozess für andere sichtbar zu machen, öffnen Sie den Prozess, rufen Sie den Bearbeitungsmodus auf und ändern Sie die Prozesssichtbarkeit auf „Mitglieder“ oder „Öffentlich“. Sie können die Sichtbarkeit auch für mehrere Prozesse gleichzeitig über die Prozessübersichtsseite per Massenbearbeitung ändern.
