Einhaltung von Geschäftsprozessen

Prozesskonformität ist die Regulierung und Aufrechterhaltung von Industriestandards und -richtlinien.

In den meisten Branchen gibt es Standards und Richtlinien für die Ausführung ihrer Geschäftsprozesse. Einige davon sind tatsächliche Gesetze, und die Nichteinhaltung kann zu steifen Strafen oder gar Gefängnisstrafe für leitende Angestellte des Unternehmens. Im Folgenden sind einige Beispiele aufgeführt:

• ANSI – Amerikanisches Institut für Normung
• ISO –Internationale Organisation für Normung
• HIPAA – Gesetz zur Übertragbarkeit von Krankenversicherungen und Rechenschaftspflicht
• SOX – Sarbanes-Oxley-Gesetz

Was unterscheidet die Einhaltung von Prozessen von der bloßen Einhaltung?

Process Compliance bedeutet konkret, dass die Geschäftsprozesse eines Unternehmens alle relevanten internen Richtlinien, Industriestandards, gesetzlichen Vorschriften und ethischen Richtlinien befolgen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird, den Regeln entspricht.

Während es bei der Compliance um die allgemeine Einhaltung von Regeln geht, konzentriert sich die Prozess-Compliance darauf, wie diese Regeln im Rahmen bestimmter Geschäftsaktivitäten und Arbeitsabläufe umgesetzt werden. Stellen Sie sich das so vor: Compliance ist das „Was“, und Prozess-Compliance ist das „Wie“ im Kontext der Geschäftsabläufe.

Die Einhaltung von Prozessen beinhaltet die Regulierung und Einhaltung von Industriestandards und Richtlinien innerhalb der Prozesse eines Unternehmens. In vielen Branchen gibt es spezifische Standards und Gesetze für die Abwicklung von Geschäften, deren Nichteinhaltung zu schweren Strafen führen kann. Wenn Unternehmen international wachsen, wird dies noch komplexer, da in verschiedenen Ländern unterschiedliche Regeln gelten, wie z.B. in den USA das SOX und in Deutschland der Deutsche Corporate Governance Kodex.

Hier sind einige Beispiele, um den Unterschied zu verdeutlichen:

• GDPR-Einhaltung: Ein Unternehmen muss die Anforderungen der GDPR erfüllen. Prozess-Compliance: Implementierung eines Verfahrens zur Einholung der Zustimmung der Nutzer auf ihrer Website.
• AML-Einhaltung: Eine Bank muss die Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche einhalten. Prozess-Compliance: Ein „Know Your Customer“-Verfahren für neue Kunden.
• Einhaltung der Umweltvorschriften: Eine Fabrik muss sich an die Gesetze zur Abfallentsorgung halten. Prozess-Compliance: Definition eines Prozesses für die ordnungsgemäße Entsorgung von gefährlichen Abfällen.
• HIPAA-Einhaltung: Ein Krankenhaus muss Patientendaten schützen. Prozess-Compliance: Ein sicheres Verfahren für den Zugriff auf elektronische Patientenakten.

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Um diese Probleme anzugehen, wenden sich Unternehmen zunehmend an spezialisierte Software oder Beratungsunternehmen. Hinzu kommt die Einstellung einer bedeutenden Compliance-Abteilung sowie eines Chief Compliance Officers (CCO). Die Hauptaufgabe dieser Abteilung und/oder des CCO besteht darin, sowohl die Compliance aufrechtzuerhalten als auch Compliance-Audits zu bestehen. Diese Compliance-Audits sind nicht statisch, sondern hängen von einer Vielzahl von Faktoren ab, darunter Branche, Größe, Daten und eine Vielzahl anderer Umstände.

Sobald diese Dinge jedoch eingerichtet sind, können sie Schulungen für den Rest des Unternehmens anbieten, was zu einem effektiven Compliance-Prozess führt. Daher ist es eine gute Investition, diese Dinge einzurichten, damit Sie bei neuen Compliance-Audits bereit sind, die notwendigen Anpassungen schnell und kostengünstig vorzunehmen.

Weitere Ressourcen zu Process Compliance:

• Lesen Sie unseren Plan zur Prozessverbesserung
• Business Process Management Common Body of Knowledge(BPM CBOK, Version 4.0 2019), The Association of Business Process Management Professionals

Verwandte Links:

• Compliance
• Warum Audits für soziale Verantwortung nicht ausreichen
• Governance, Risiko und Compliance (GRC)

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Erfahren Sie mehr über verschiedene Begriffe zur Prozessverbesserung in unserem BPM-Glossar.