Mål: Definer genanvendelige roller, tildel dem til brugere og processer, og hold ansvarsområder klare på tværs af din organisation.
Ny i procesroller? Så anbefaler vi den gratis videolektion i Gluu Academy “Brug af organisatoriske roller i procesdesign.”
For at oprette og redigere procesroller skal du have Administrer roller–tilladelsen. Procesroller kan tilføjes via: 1) guiden til procesoprettelse, 2) knappen Ny i topmenuen, 3) menuen Roller i venstremenuen eller 4) automatisk oprettelse via Azure AD.
Hvad er en procesrolle? #
Roller er “hatte”, der defineres af kompetencer og ansvar – ikke jobtitler. En enkelt person kan have flere roller (f.eks. “Account Manager” og “Customer Success Manager”). Tænk på dem som funktionelle roller i modsætning til organisatoriske roller.
Roller defineres af:
- Navn
- Formål
- Ansvarsområder
- Påkrævede evner
- Påkrævede kompetencer (kræver HR Modul-tilføjelsen)
- De processer, som involverer rollen
Jo bedre du er til at beskrive og administrere ensartede roller, desto lettere bliver proceskortlægning — hvis rollen forudsætter en oplært og kompetent udfører, behøver du ikke beskrive hver eneste lille detalje i arbejdsinstruktioner.
Opret en ny rolle #
Klik på Ny i topmenuen, og vælg Rolle, eller gå til menuen Roller i venstremenuen (hvis du har rettigheder til at administrere roller):
- Navngiv rollen og tilføj en klar beskrivelse.
- Knyt rollen til specifikke brugere og/eller kompetencer (Gluu Assistant kan hjælpe med at foreslå begge dele). Bemærk: Kompetencer kræver HR Modul-tilføjelsen.
- Gem for at tilføje den til det fælles rollebibliotek.
Brug Roller-siden til at gennemgå forbindelser mellem roller, kompetencer, processer og personer. Eksporter data til analyse eller andre apps:
Udfas en rolle #
Når en rolle ikke længere er nødvendig, så pensionér den i stedet for at slette den. Pensionering forhindrer rollen i at blive brugt i nye processer, men lader den blive i eksisterende processer, indtil du er klar til at erstatte den.
- Gå til siden Roller, og åbn den rolle, du vil pensionere.
- Klik på Pensionér-muligheden (vist i rolleindstillingerne).
- Bekræft. Rollen markeres som pensioneret og vises ikke længere i rollevalg for nye processer.
Læs mere: Arbejd med kompetencer · Brug RACI til at tydeliggøre ansvar
FAQ – Procesroller #
Du skal bruge tilladelsesgruppen Administrer roller. Den tildeles typisk til HR Managers og proces excellence-teams. Den er adskilt fra Administrer processer — du kan have den ene uden den anden. Bed din kontoadministrator om at tildele den under Kontoindstillinger > Tilladelsesgrupper.
En procesrolle beskriver den funktionelle hat, en person har på, når vedkommende udfører bestemte aktiviteter — de kompetencer og det ansvar, der kræves, ikke titlen i organisationsdiagrammet. Én person kan have flere roller (f.eks. Account Manager og Customer Success Manager). Når roller holdes funktionelle frem for titelbaserede, bliver proceskort genanvendelige på tværs af teams og organisationsændringer.
Ja, men kompetencer kræver HR Modul-tilføjelsen. Uden den vises kompetencefeltet ikke på rolesiden. Med tilføjelsen aktiveret kan du tildele påkrævede kompetencer og certifikatniveauer til enhver rolle og derefter sammenligne dem med de faktiske kompetencer hos brugere, der er tildelt rollen.
At pensionere en rolle markerer den som inaktiv, så den ikke længere vises i rollevalg for nye processer — men den forbliver knyttet til eksisterende processer og brugere, indtil du manuelt erstatter den. At slette en rolle fjerner den helt. Pensionér først, når du ønsker en kontrolleret overgang; slet kun, når rollen ikke længere refereres nogen steder.
Ja. Når du opretter eller redigerer en rolle, kan du klikke på Gluu Assistant-ikonet for at få AI-genererede forslag til rollens formål, ansvar og kompetencer. Forslagene er baseret på rollenavnet og konteksten i din konto. Du gennemgår og accepterer hvert forslag — intet anvendes automatisk.
Åbn siden Roller, og vælg rollen. Rolledetaljevisningen viser de processer, den er tildelt, og de brugere, der har rollen. Brug RACI-matricen på de enkelte processer for at se rolleansvar i detaljer på tværs af aktiviteter.
