Sådan administrerer I brugere og rettigheder effektivt i Gluu-platformen

Mål: Fjern brugere sikkert og overdrag ejerskab/redaktørrettigheder for processer – uden at miste historik eller adgang.

I skal have tilladelsen Administrer brugere for at slette eller redigere brugere. Den tildeles typisk til HR-ledere og kontoadministratorer. Læs mere om tilladelsesgrupper.

Før I går i gang, skal I også have rettigheder til at administrere de processer, I overfører; ellers vil overførslen blive afvist. Bruger I SSO? Husk også at fjerne brugeren fra jeres identitetsudbyder: fra Azure AD-gruppen, hvis I bruger Microsoft-login, eller fra jeres Google Workspace-katalog, hvis I bruger Google-login.

Før I går i gang #

Plan: Sletning, redigering og masseopdatering af brugere er tilgængelig på alle planer. Masseredigering af brugerprofiler eller brugerdefinerede felter kræver tilføjelsen Virksomhedstilpasning.
Rolle: I skal have tilladelsen Administrer brugere for at slette eller redigere brugere samt rettigheder til at administrere de processer, I overdrager ejerskabet af.
Opsætning: Hvis kontoen bruger SSO, skal I også planlægge at fjerne brugeren fra jeres identitetsudbyder (Azure AD-gruppe eller Google Workspace-mappe), når de er slettet i Gluu.

Slet brugere #

Slettede brugere kan ikke logge ind og vil ikke længere fremgå af valglister eller andre lister. Deres historiske kommentarer, redigeringer og tilskrivninger bevares, da de er en del af organisationens vidensgrundlag. Personlige oplysninger fjernes fra profilen af hensyn til GDPR-compliance.

Slet en almindelig bruger #

1) Gå til Brugere (venstre menu) → søg efter brugeren. 2) Aktiver Redigeringstilstand. 3) Klik på Slet (skraldespandsikonet):

Ikonet Slet (papirkurv) vist ved siden af en bruger i redigeringstilstand

I er færdige, når brugeren er slettet. Vedkommendes navn vises stadig på historiske kommentarer og redigeringer, men de personlige data fjernes.

Slet ejer eller redaktør #

Når I sletter en bruger, der ejer/redigerer processer, bliver I bedt om først at overføre ejerskabet.

Trin 1: Start sletning #

Klik på skraldespandsikonet for brugeren. En overførselsdialog åbnes.

Overførselsdialog til overdragelse af procesejerskab før sletning af en bruger

Trin 2: Vælg primær modtager #

Vælg den primære bruger, der som standard skal modtage ejerskab/redaktørrettigheder, og fortsæt derefter.

Trin 3 (valgfrit): Avancerede indstillinger #

Åbn Avancerede indstillinger for at se alle processer, som brugeren ejer/redigerer. I kan om nødvendigt tilsidesætte den primære modtager pr. proces.

I er færdige, når ejerskab/redaktørskab for alle brugerens processer er overført, og brugeren er slettet.

Slet flere brugere ad gangen #

Trin
1) Under Brugere skal I slå Redigeringstilstand til og vælge de brugere, I vil fjerne.
2) Sørg for, at markeringen omfatter alle sider (brug sidevælgeren til at bekræfte).
3) Klik på Slet. Hvis en af de valgte brugere ejer processer, bliver I bedt om først at overføre ejerskabet. Efter overførslerne fuldføres sletningen.

Flere brugere valgt i redigeringstilstand med sletteindstilling tilgængelig

Valg på tværs af sider: Bekræft, at alle de relevante brugere er valgt (ikke kun den første side):

Animeret demo af bekræftelse af et brugervalg på tværs af flere sider

Bekræftelse af massesletning med de valgte brugere

I er færdige, når alle valgte brugere er slettet (efter at eventuelle påkrævede ejerskabsoverførsler er gennemført).

Rediger flere brugere ad gangen #

Brug masseændring til at ændre flere brugere i én handling. Masseredigering lader jer tilføje, ændre eller fjerne:

Planer
Brugerprofiler
Roller (tilføj/fjern)
Supervisorer / ledere
Adgang
Brugerdefinerede felter

For at redigere gør I følgende:

1) Under Brugere skal I slå Redigeringstilstand til og vælge brugerne.
2) Klik på Masse > Opdater og tilføj de kolonner, I ønsker at ændre.
3) Angiv værdier, og anvend opdateringen.

Tilføj derefter de felter, I vil ændre, og indstil værdier:

Masseopdateringsdialog med felter, der skal ændres, og deres nye værdier

I er færdige, når I har anvendt opdateringen, og ændringen vises på alle valgte brugere.

FAQ: Administrer brugere #

Hvilken tilladelse skal jeg have for at slette eller redigere brugere?

I skal have tilladelsen Administrer brugere, som typisk tildeles HR-ledere og kontoadministratorer. I skal også have rettigheder til at administrere de processer, I overdrager ejerskabet af, når I sletter en ejer eller redaktør.

Hvad sker der med en slettet brugers historik og kommentarer?

Slettede brugere kan ikke længere logge ind og vises ikke længere i valglister eller andre lister, men deres historiske kommentarer, redigeringer og tilskrivninger forbliver som en del af jeres organisations vidensgrundlag. Deres personlige oplysninger fjernes fra profilen af hensyn til GDPR-compliance.

Hvad sker der, hvis jeg sletter en bruger, der ejer eller redigerer processer?

I bliver bedt om at overføre ejerskab eller redaktørskab først. Vælg en primær modtager, der som standard modtager alt, eller åbn Avancerede indstillinger for at tilsidesætte modtageren pr. proces, før I gennemfører sletningen.

Kan jeg slette eller opdatere flere brugere på én gang?

Ja. Slå redigeringstilstand til, vælg de ønskede brugere (bekræft, at valget dækker alle sider, ikke kun den første), og brug derefter Slet til massesletning eller Masse > Opdater for at ændre felter som plan, roller, leder eller adgang for dem alle på én gang.

Kræver masseredigering af alle brugerfelter en tilføjelse?

Nej, de fleste felter som roller, ledere og adgang er tilgængelige på alle planer. Masseredigering af brugerprofiler eller brugerdefinerede felter kræver specifikt tilføjelsen Virksomhedstilpasning.

Jeg bruger SSO. Skal jeg gøre andet end at slette brugeren i Gluu?

Ja. Fjern også brugeren fra jeres identitetsudbyder: fra Azure AD-gruppen, hvis I bruger Microsoft-login, eller fra jeres Google Workspace-mappe, hvis I bruger Google-login.