4 myter om opgavetjeklister

En opgavetjekliste er et simpelt, men kraftfuldt værktøj til at hjælpe os med at huske opgaver. De bruges overalt, men de er ikke ligefrem elskede. Denne artikel søger at aflive fire myter om tjeklister. Læs den for at se, hvordan du kan drage fordel af at bruge tjeklister mange flere steder, end du tror.

Opgavetjeklister hjælper os med at anvende det, vi allerede ved

Hvorfor har vi overhovedet brug for tjeklister til opgaver? I sin bog “The Checklist Manifesto” opdeler Atula Gawande vores fiaskoer i to kategorier:

• Uvidenhed. Vi fejler på grund af ting, vi ikke ved endnu. Der er sygdomme, vi ikke ved, hvordan vi skal helbrede, og produkter, vi ikke kan bygge. Vi arbejder på det, og det er ok.
• Uduelighed. Vi fejler, fordi vi ikke bruger den viden, vi har. I disse tilfælde har vi viden, men vi anvender den ikke korrekt.

For hundrede år siden mislykkedes vi stort set på grund af uvidenhed. I dag fejler vi stort set på grund af uduelighed. Viden er der, men vi anvender den simpelthen ikke korrekt. Årsagen er, at vores liv er blevet ekstremt komplekse. Så meget viden at fordøje og så lidt tid. Det er forståeligt, men det hjælper ikke vores kolleger, patienter, passagerer eller kolleger.

“Mængden og kompleksiteten af det, vi ved, har overskredet vores individuelle evne til at levere fordelene korrekt, sikkert eller pålideligt.”

Opgavechecklister er svaret, fordi de giver os en måde at overføre det, vi ved som gruppe, til en specifik arbejdssituation.

Så hvorfor bruges de ikke mere? Det er her, fire myter holder os tilbage.

Myte #1: “Jeg er eksperten, så jeg gør det rigtigt hver gang.”

En undersøgelse på hospitaler viste, at en gennemsnitlig patient kræver 178 individuelle handlinger om dagen, lige fra administration af et lægemiddel til mere komplekse procedurer. Kun 1% af tilfældene resulterede i en fejl. 1% lyder måske ikke af meget, men det er et gennemsnit på to fejl om dagen hos hver patient! Alligevel anses overlægen på mange hospitaler for at være en halvgud med stor viden og autoritet. Men at “fejle er menneskeligt”, selv for de mest højtuddannede af os. Atul Gawande udtrykker det på denne måde:

“Undersøgelser har vist, at mindst 30 procent af patienter med slagtilfælde modtager ufuldstændig eller uhensigtsmæssig pleje fra deres læger. At få trinene rigtigt viser sig at være brutalt svært, selvom du kender dem.

Start gratis prøve

Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.

Start gratis prøve

Myte #2: “Mit arbejdsområde ændrer sig hele tiden, så tjeklister fungerer ikke.”

Ledere i servicebrancher fortæller mig ofte, at deres område ændrer sig for meget til, at tjeklister er praktiske. Hertil vil jeg sige, at Deres tjekliste blot bør repræsentere Deres nuværende bedste praksis. Det kan opdateres, når du lærer og husker nye opgaver, der skal inkluderes.

Et konsulentfirma onboarder regelmæssigt nye kunder. Opgaver, personer og arbejdsstil varierer fra klient til klient. Mange opgaver forbliver de samme:

• Konsulenterne skal forberede sig på et kickoff-møde,
• de skal undgå at bede om oplysninger, de allerede har, og
• De skal skrive referater og
• De skal sende dem til klienten hurtigt bagefter.

Tilføj disse kontrolpunkter i den rigtige rækkefølge, sørg for, at de følges, og klienterne vil straks drage fordel af en oplevelse med færre fejl og irritationer.

Myte #3: “Tjeklister gør mit arbejde mindre sjovt.”

En tjekliste fokuserer og styrer vores handlinger. Det er pointen. Det betyder mindre tænkning og mere handling. Nogle mennesker frygter, at dette vil gøre deres arbejde mindre sjovt. Faktisk er det det modsatte.

Selvom brug af en tjekliste gør dit arbejde mere gentaget og mindre intuitivt, sparer det dig både tid og mental energi. At gøre det rigtigt første gang betyder, at du ikke behøver at bruge endnu mere tid på at rette fejl eller mental energi ved at komme med undskyldninger til din chef eller kunde. I stedet sparer du tid og føler dig mere tryg ved, at du arbejder på den rigtige måde. Dette frigør din tid og mentale ressourcer til andre ting. Med andre ord kan den del af din tid, der bruges på kedelige, rutinemæssige opgaver, reduceres, så din samlede arbejdsdag bliver sjovere.

Tænk på tjeneren, der ikke behøver at huske alle de små detaljer, der er nødvendige for at åbne caféen. Han kan i stedet bruge sin tid på at servicere de første gæster (selvom de måske ikke er meget sjove …)

Myte #4: “Dette er ikke vigtigt nok til en tjekliste.”

“Alt, hvad der er værd at gøre, er værd at gøre godt,” som man siger. Så hvorfor har vi ikke flere tjeklister? Årsagen kan være de omkostninger, der kræves for at oprette og dele dem, oprette og dele. De skal samarbejde, så flere mennesker kan arbejde sammen og kombinere deres specialer omkring komplekse procedurer. Papir er ikke godt til dette.

Der er ingen undskyldning for fiasko, hvis du ved, hvordan du gør det rigtigt

Så der er virkelig ingen undskyldning for fiasko, hvis vi ved, hvordan vi kan gøre det bedre. Med tjeklister kan vi skabe de værktøjer, der reducerer fejlrater og hjælper os med at håndtere kompleksiteten i det moderne liv. En simpel tjekliste er en start og bedre end slet ingen tjekliste.

I mit næste blogindlæg vil jeg dele noget læring om, hvordan man bruger tjeklister inden for komplekse processer. I mellemtiden kan du se, hvordan tjeklister har reduceret fejl i kirurgi:

Yderligere ressourcer på tjeklister:

• Lær, hvordan du vælger den rigtige tjeklistesoftware til dig.
• Vigtigheden af tjeklister til onboarding af medarbejdere.

Hyppigt stillede spørgsmål