Daten zwischen Gluu-Konten übertragen | Gluu Documentation 📘

Ziel: Richten Sie mehrere Gluu-Konten für Tochtergesellschaften oder Kunden ein und klonen Sie Prozesse zwischen Gluu-Konten, um Best Practices auszutauschen.

Wenn Ihre Organisation Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern hat, benötigen Sie möglicherweise separate Konten mit unterschiedlichen Prozessen. Einige Superuser benötigen möglicherweise Zugriff auf alle.

Wenn Sie als Berater mit mehreren Kunden arbeiten, können Sie (mit entsprechender Berechtigung) auch auf mehrere Konten unter demselben Login zugreifen.

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Konten verbinden und dann klonen können, um eine einmalige Kopie auf ein anderes Konto zu erstellen, oder spiegeln können, damit ein übergeordnetes Konto Prozesse an ein oder mehrere untergeordnete Konten übertragen kann. Beim Spiegeln werden Änderungen am übergeordneten Konto automatisch auf dem untergeordneten Konto widergespiegelt.

Klonen ist nützlich, wenn Sie Inhalte teilen möchten, aber dem empfangenden Konto erlauben wollen, mit der Erstellung einer eigenen Version fortzufahren. Spiegeln ist nützlich, wenn Sie die volle Kontrolle über den Prozess behalten und ihn an einer zentralen Stelle über mehrere Konten hinweg verwalten möchten.

Hinweis: Das Spiegeln von Prozessen in einer Eltern-Kind-Beziehung erfordert, dass die Eltern-Kind-Funktion auf beiden Konten aktiviert ist. Dies ist im Advanced Plan enthalten. Kontaktieren Sie den Kundenerfolg, um die Verfügbarkeit auf Ihrem Konto zu bestätigen.

Richten Sie ein zusätzliches Konto ein #

Erstellen Sie ein neues Gluu-Konto.
Stellen Sie sicher, dass Sie der Eigentümer beider Konten sind.
Melden Sie sich an, um die Kontoauswahl anzuzeigen und das Konto auszuwählen, das Sie aufrufen möchten.
Erstellen Sie Benutzer wie gewohnt. Benutzer mit Zugriff auf beide Konten sehen das andere Konto, wie im Screenshot unten gezeigt.

Um während der Arbeit das Konto zu wechseln, öffnen Sie die Kontoeinstellungen und wählen Sie ein anderes Konto aus. Sie springen dorthin ohne zusätzlichen Login.

Prozesse zwischen Konten klonen #

Dies ist nützlich, um Best-Practice-Prozesse über Konten hinweg zu teilen oder Kunden einen fertigen Ausgangspunkt zu bieten.

Um einen Prozess zwischen Konten zu klonen, müssen Sie:

Verwenden Sie dieselbe E-Mail-Adresse für Ihren Benutzer in beiden Konten.
Besitzen Sie die Kopieren von Konto und Neuen Prozess erstellen Berechtigungen auf dem Quellkonto.

Dann machen Sie Folgendes:

Gehen Sie zur Prozessübersichtsseite im Quellkonto.
Schalten Sie den Bearbeitungsmodus ein.
Wählen Sie den zu klonenden Prozess aus.
Klicken Sie in der oberen Leiste auf Klonen.
Wählen Sie das Zielkonto aus und wählen Sie Kategorie und Gruppenplatzierung aus.

Für das Klonen innerhalb eines einzelnen Kontos siehe Verwenden einer Prozesshierarchie zur Organisation von Prozessen.

Prozesse von einem übergeordneten Konto spiegeln #

Große Organisationen und Beratungspartner können ausgewählte Prozesse – und zugehörige Rollen, Aktivitäten und Komponenten – von einem übergeordneten Konto auf ein oder mehrere verbundene untergeordnete Konten übertragen. Gespiegelte Entitäten erscheinen automatisch auf dem verbundenen Konto als schreibgeschützt und spiegeln immer die neueste veröffentlichte Version des übergeordneten Kontos wider.

So funktioniert es #

Benutzer in einem verbundenen Konto arbeiten mit zwei Arten von Entitäten nebeneinander:

Lokale Entitäten – auf dem Konto erstellt oder geklont und wie gewohnt gepflegt.
Gespiegelte Entitäten – vom übergeordneten Konto übertragen, automatisch sichtbar und nur vom übergeordneten Konto aus bearbeitbar.

Kommentare und der Aktivitäts-Feed sind immer lokal, auch bei gespiegelten Entitäten. Nur die zuletzt veröffentlichte Version einer gespiegelten Entität ist auf dem verbundenen Konto sichtbar.

Was gespiegelt werden kann #

Prozesse – Name, Ergebnis, Versionsnummer, Diagramm, Rollen (zwischen Konten zugeordnet), Kategorie und Gruppe.
Rollen – kopiert oder bestehenden lokalen Rollen auf dem verbundenen Konto zugeordnet.
Aktivitäten – Name, Ergebnis, Warum, Wie und verknüpfte Komponenten.
Komponenten – Name, Beschreibung, Inhalt und Link.

Einrichten einer Eltern-Kind-Kontobeziehung #

Um das Spiegeln einzurichten, benötigen Sie die Kopieren von Konto Berechtigung auf dem übergeordneten Konto, Zugriff auf die untergeordneten Konten und die aktivierte Eltern-Kind-Funktion auf beiden Konten.

Gehen Sie im übergeordneten Konto zu Prozesse und aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus.
Wählen Sie den oder die Prozesse aus, die Sie auf ein untergeordnetes Konto übertragen möchten.
Klicken Sie auf Auf Konto übertragen.

Wählen Sie das untergeordnete Konto aus, um dessen Prozesskategorien und -gruppen anzuzeigen. Platzieren Sie den Prozess in der richtigen Kategorie und Gruppe und klicken Sie, um ihn zu übertragen.

Er erscheint nun auf dem untergeordneten Konto mit einem Symbol und ist für die dortigen Benutzer zugänglich.

Ab diesem Zeitpunkt werden der Prozess, seine Arbeitsanweisungen und Rollen auf dem untergeordneten Konto automatisch vom übergeordneten Konto gespiegelt.

Bearbeiten und Löschen von gespiegelten Entitäten #

Gespiegelte Entitäten sind auf verbundenen Konten schreibgeschützt. Wenn Sie versuchen, eine solche zu bearbeiten oder zu löschen, erklärt eine Meldung, dass die Entität vom übergeordneten Konto aus verwaltet wird.
Die Schaltfläche Version veröffentlichen ist bei gespiegelten Prozessen auf verbundenen Konten nicht sichtbar.
Wenn Sie einen gespiegelten Prozess auf dem übergeordneten Konto löschen, werden Sie gewarnt, dass der Prozess auch auf verbundenen Konten gespiegelt ist. Wenn Sie bestätigen, wird der Prozess auch von allen verbundenen Konten entfernt.
Wenn Sie eine Aktivität innerhalb eines gespiegelten Prozesses auf dem übergeordneten Konto löschen oder ändern, wird diese Änderung bei der nächsten Synchronisierung automatisch auf allen verbundenen untergeordneten Konten widergespiegelt.

FAQ – Daten zwischen Konten übertragen #

Was ist der Unterschied zwischen dem Klonen und Spiegeln eines Prozesses?

Klonen erstellt eine einmalige Kopie eines Prozesses auf ein anderes Konto. Einmal geklont, sind die beiden Versionen unabhängig – das empfangende Konto kann seine Kopie frei bearbeiten und entwickeln. Spiegeln hält einen Prozess mit dem übergeordneten Konto verbunden. Alle auf dem übergeordneten Konto veröffentlichten Änderungen werden automatisch auf den untergeordneten Konten widergespiegelt, und die gespiegelte Version bleibt auf dem untergeordneten Konto schreibgeschützt.

Welcher Plan oder welche Funktionen sind für das Spiegeln erforderlich?

Das Spiegeln erfordert, dass die Eltern-Kind-Funktion auf beiden Konten aktiviert ist. Dies ist im Advanced Plan enthalten. Kontaktieren Sie den Kundenerfolg, um zu bestätigen, ob es auf Ihren Konten aktiv ist. Das Klonen zwischen Konten erfordert keinen spezifischen Plan, aber die Berechtigung „Kopieren von Konto“ auf dem Quellkonto.

Kann ich einen gespiegelten Prozess auf dem untergeordneten Konto bearbeiten?

Nein. Gespiegelte Entitäten sind auf untergeordneten Konten schreibgeschützt. Die Schaltfläche „Version veröffentlichen“ ist nicht verfügbar, und jeder Bearbeitungsversuch zeigt eine Meldung an, die erklärt, dass die Entität vom übergeordneten Konto verwaltet wird. Um Änderungen vorzunehmen, bearbeiten Sie den Prozess auf dem übergeordneten Konto und veröffentlichen Sie ihn – die aktualisierte Version wird automatisch auf den untergeordneten Konten angezeigt.

Was passiert mit Kommentaren und Feed-Einträgen bei gespiegelten Prozessen?

Kommentare und Aktivitäts-Feed-Einträge sind immer lokal, auch bei gespiegelten Prozessen. Benutzer auf dem untergeordneten Konto können Kommentare und Vorschläge zu einem gespiegelten Prozess abgeben, und diese Einträge bleiben nur auf dem untergeordneten Konto – sie werden nicht mit dem übergeordneten Konto synchronisiert.

Welche Berechtigungen benötige ich, um Prozesse zwischen Konten zu klonen oder zu spiegeln?

Sowohl für das Klonen als auch für das Spiegeln benötigen Sie die Berechtigung „Kopieren von Konto“ auf dem Quell- oder übergeordneten Konto. Für das Klonen benötigen Sie zusätzlich die Berechtigung „Neuen Prozess erstellen“ auf dem Zielkonto. Beide Berechtigungen werden unter Kontoeinstellungen > Berechtigungsgruppen von Ihrem Kontoadministrator zugewiesen.

Was passiert auf untergeordneten Konten, wenn ich einen gespiegelten Prozess auf dem übergeordneten Konto lösche?

Gluu warnt Sie, dass der Prozess auf einem oder mehreren untergeordneten Konten gespiegelt ist. Wenn Sie die Löschung bestätigen, wird der Prozess auch von allen verbundenen untergeordneten Konten entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden, überprüfen Sie daher, welche Konten betroffen sind, bevor Sie bestätigen.