Når medarbejdere skriver deres egne arbejdsinstruktioner

Hos Medicom Innovation Partner har QA-afdelingen fokus på kollegainddragelse og hjælper deres kolleger med selv at skrive arbejdsinstruktioner, eller arbejdsbeskrivelser. Læs hvordan i dette interview med QA-chefen.

Medicom Innovation Partner A/S producerer medicinsk udstyr. Her er første del af interviewet med QA manager, Søren Lyngsø-Petersen.

Medicom Innovation Partner kort sagt…

Virksomheden udvikler primært injektionsudstyr, og har de seneste 25 år domineret det danske marked. 50 af deres 85 medarbejdere er direkte involveret i udviklingen. Kvalitetssikringsafdelingen i Danmark har 13 ansatte og produktionen kun 14 ansatte. Medicom Innovation Partner er certificeret i henhold til ISO 13485:2012, ISO 13485:2003 CMDCAS (Canadian Medical Devices Regulations) og ISO 14001.

QA-afdelingens rolle er mere end at skabe arbejdsinstruktioner

Søren Lyngsø-Petersen forklarer, at QA-afdelingens primære rolle er at sikre, at alle certificeringskrav overholdes. Dokumentation er især vigtig i udviklingen af Medical Devices, og kravene er omfattende. Derfor har de et omfattende kvalitetssikringssystem, hvor de blandt andet bruger Lotus Notes. Kvalitetssikringssystemet gør det muligt at godkende dokumenter elektronisk og giver de forskellige medarbejdergrupper besked, når der er foretaget ændringer og opdateret systemet.

Søren Lyngsø-Petersen beskriver den unikke holdning til kvalitet i hele virksomheden:

“… Så på den måde er det lidt anderledes, og der er en god ledelsesmæssig holdning til kvalitet. Blandt medarbejderne er holdningen fantastisk.”

QA-afdelingen som serviceafdeling

For at hjælpe med jobhjælp udviklede Medicom Innovation Partner en række skabeloner til brug ved oprettelse af dokumenter. Dette sikrer, at alle relevante detaljer og oplysninger medtages, så alle lovkrav er opfyldt.

Medicobranchen kræver meget dokumentation – hvilket ofte kommer som en overraskelse og en udfordring for nogle medarbejdere. Søren Lyngsø-Petersen forklarer:

“Det er min erfaring, at det for mange er svært at skrive og starte et dokument fra bunden. Der er nogle, der bare mangler ord, og andre har generelt svært ved at udtrykke sig. Derfor har vi lavet skabeloner til alt, hvad man overhovedet kan lave en skabelon til.”

Hvis en kollega ikke har kompetence til at udfylde et dokument, er det QA-afdelingens opgave at hjælpe med dette. Søren Lyngsø-Petersen påpeger dog, at det er vigtigt, at den enkelte kollega i disse situationer kommer med sit eget input, da det var dem, der tænkte tankerne og brugte metoderne. Han sammenligner selv QA-afdelingen med en serviceafdeling:

“Vi skal servicere udviklingsfolkene og produktionen bedst muligt. Vi i QA-afdelingen har forståelse for de krav, vi er oppe imod, og det er os, der er vant til at skrive, så det er det, vi hjælper med at gøre så godt, som vi kan undervejs.”

Udover skabeloner, der gør dokumentationen lettere at udfylde, er deres formål også at standardisere dokumentationsprocessen på tværs af forskellige projekter og projektledere.

Kunsten at skabe arbejdsinstruktioner

På trods af skabeloner og en fantastisk holdning til kvalitet, møder de også udfordringer i arbejdsinstruktioner – især i forhold til udviklingsarbejde. Derfor har de særligt fokus på at inddrage denne gruppe så meget som muligt i processen med at skabe arbejdsinstruktioner. Søren Lyngsø-Petersen fortæller, at han her er sikker på at tale med dem om at sikre kvaliteten af deres arbejde, og han inddrager dem i at skrive de procedurer, de skal følge. Han siger:

“På den måde udvikler de på en eller anden måde en slags engagement i proceduren. Her er min opgave at sikre, at de lever op til myndighedskrav og standardkrav.”

Udover at hjælpe medarbejderne til at se et formål med dokumentationen, forklarer Søren, at fokus på medarbejderinddragelse også skaber et fælles sprog og engagement:

“Dette er mit trick – og har været hele mit liv – at involvere folk og forklare dem, hvorfor de skal gøre det.”

Det ideelle styringssystem er let at bruge

Jeg spurgte Søren Lyngsø-Petersen, hvordan han ser på fremtidens ideelle ledelsessystem. Her svarede han, at det først og fremmest skal være elektronisk og have ledelsens opbakning:

“Hvis man sidder i en virksomhed, hvor ledelsen synes, at kvalitetssikring er noget vrøvl, men de har det, fordi kunderne vil have det, og myndighederne kræver det, så er det aldrig optimalt. Derfor er ledelsens opbakning utrolig vigtig.”

Derudover svarede han også, at en vigtig nøgle til det ideelle og velfungerende ledelsessystem er, at alle kan forstå det, og at det bruger et sprog, der er let at læse.

Om det ideelle og velfungerende ledelsessystem konkluderer Søren Lyngsø-Petersen:

“Hvis det er svært, vil folk ikke bruge det. Derfor er du nødt til at skrive på et sprog, folk kan forstå. Det behøver ikke at være så akademisk.”

Er du overbevist om, at arbejdsvejledninger eller instruktioner bør kurateres af deres operatører? Se vores guide til arbejdsinstruktioner, det hjælper dig med at planlægge, implementere og gentage dine arbejdsinstruktioner effektivt.

---

Dette var første del af vores case med Medicom Innovation Partner A/S. Se del to, hvor vi spurgte Søren Lyngsø-Petersen, hvordan de håndterer afvigelser og forandringsprocesser i praksis.

---

Hyppigt stillede spørgsmål