5 trin til at få løbende procesforbedringer til at ske

Estimated reading time: 3 Minutter

Forestil dig, hvis din virksomhed kørte som et urværk. Det ville være noget. Forestil dig nu, at det også lærte og ændrede sig baseret på disse læringer. Det lyder urealistisk. Dette er imidlertid, hvad ‘kontinuerlig procesforbedring’ handler om. Det er evnen til ikke kun at være procesdrevet, men at forbedre hverdagen. Med denne artikel vil jeg gerne tilbyde ti trin for at komme tættere på denne nirvana.

Den procesdrevne virksomhed

Lad os stoppe et øjeblik for at tænke over, hvordan en virksomhed, der praktiserer kontinuerlig procesforbedring, ser ud. Kort sagt fokuserer det på flowet (af produktet, ordren, klagen osv.) snarere end det organisatoriske hierarki og funktioner. For at forstå dette, lad os kort sammenligne den gennemsnitlige virksomhed med den procesdrevne:

Gennemsnitlige virksomheder	Procesdrevne virksomheder
Har ingen synlige processer.	Har meget synlige, tilgængelige og visuelle processer.
Er fokuseret på hierarkier (afdelinger og funktioner).	Er fokuseret på flows (og processerne bag dem).
Træf beslutninger centralt.	Uddelegere beslutningstagning til procesejere.
Udvikle, hvordan de arbejder via projekter.	Udvikl, hvordan de fungerer, gennem trinvise forbedringer af processer og SOP’er.
Stol på ledelsen konsulenter til ændringer.	Gør det muligt for deres egne medarbejdere at skifte arbejde.
Belønner medarbejdere for resultater.	Belønner medarbejdere for leverede forbedringer.
Skjul problemer.	Bringer problemer frem i lyset og inviterer til diskussion.

For at få løbende procesforbedringer til at ske (selvom det kun er for nogle kerneprocesser), skal du starte fra et solidt fundament af forretningsprocesser, der afspejler, hvordan din virksomhed virkelig fungerer. Dette er svært nok, da de fleste forretningsproceseksperter erkender, at “bløde og hårde” perspektiver skal mødes, før BPM skaber værdi:

“De færdigheder og den viden, vi har brug for inden for procesekspertise, har virkelig flyttet sig. Det bevæger sig mere til de “bløde” færdigheder, hvor forventning og dømmekraft understøttes af førsteklasses forretningssans og nærhed til din kunde, dette især med hensyn til en bevidsthed om markedsbevægelserne og de stadigt nye teknologiske omvæltninger, en del af årsagen er, at du ikke kan adskille processen fra de mennesker, der udfører processen. Så selvom det kan være relativt nemt at foretage ændringer i en proces, er det meget sværere at sikre, at folk rent faktisk overholder den nye proces, når ændringerne er foretaget.”

John Macdonald fra det store speditionsfirma TNT.

Selvom du måske ikke ønsker at blive fuldt ‘procesdrevet’, er her trinene til at komme til en bedre balance mellem, hvad der betyder noget for ledere (hierarkiet), og hvad der betyder noget for kunderne (flowet). Så uden videre:

De fem trin til løbende procesforbedring

Disse trin er ikke fuldt sekventielle, og nogle kan ske parallelt:

#1 – Skift dit syn på, hvem forretningsprocesser er lavet til

“Processer laves som specifikation for IT”. Det er ikke helt rigtigt. Mens ERP-implementeringer starter mange procesinitiativer, er forretningsprocessen fundamentet. En god forretningsproces viser tydeligt ‘hvem gør hvad’ og i hvilken rækkefølge. Nu betyder det noget for alle. Det virkelige publikum er derfor de mennesker, der udfører arbejdet. Processer er vejledninger til arbejde, der bruges på arbejdspladsen. Først da vil almindelige medarbejdere bekymre sig.

#2 – Etabler stærk processtyring

For at komme til processer, der afspejler arbejde, som det gøres i dag, skal du decentralisere ejerskabet. Det betyder, at ejerskab og mandat skal flyttes til de mennesker, der har viden. Det betyder, at procesejerrollen skal introduceres. 

Du kan dog kun decentralisere og uddelegere til procesejere med en klar forståelse af dit proceshierarki, som er arkitekturen i dine processer, og hvordan de forbinder til din forretningsmodel.

#3 – Standardiser, hvordan du præsenterer dine processer på tværs af virksomheden

Med det rette mindset og en klar processtyringsmodel, der viser, hvem der ejer hvilke processer, og hvordan de hænger sammen, er du klar til at definere din ‘process blueprint’. Dette er standardmåden at præsentere dine processer for alle i din kollega. Mens avancerede notationssprog som BPMN 2.0 er nyttige til ERP-projekter, risikerer de at fremmedgøre almindelige brugere. Til dette har du brug for enklere formularer.

#4 – Forbind dine forretningsprocesser med dine arbejdsinstruktioner eller SOP’er

#5 – Gør forretningsprocesser nemme at finde og dele – i arbejdssituationen