5 tips til bedre arbejdsinstruktioner

Anslået læsetid: 20 Minutter

Internettet er fyldt med morsomme eksempler på dårligt skrevne arbejdsinstruktioner og videoer af sjove, hvis ikke hårrejsende, arbejdspladsfejl. Når vi ser disse, kan vi ikke lade være med at spekulere på, om de to er relaterede – manglende eller dårligt skrevne arbejdsinstruktioner resulterede i dyre fejl. Sådan sikrer du, at dine arbejdsbeskrivelser er præcise, med vores 5 tip til bedre arbejdsinstruktioner

Før vi begynder vores 5 tip til bedre arbejdsinstruktioner, lad os overveje to tilfælde, hvor arbejdsinstruktioner sandsynligvis kunne have været klarere. Måske har du set andre morsomme eksempler. I så fald ville vi elske det, hvis du delte en i kommentarerne nedenfor.

Rødglødende fare

Fyrene i denne video virker overraskende afslappede, da et rødglødende stålreb snor vildt på deres fabrik. Gode arbejdsinstruktioner kan have undgået dette. Bedre arbejdsinstruktioner ville have forbedret deres sikkerhed.

Du SKAL hoppe

Der sker meget i denne instruktion. Det fremkalder billeder af Bruce Willis i Diehard. Hvilket sandsynligvis ikke hjælper folk med at forblive rolige. Hvis der virkelig var en nødsituation, hvad kunne der så ske? Man hader at tænke.

Hvad er arbejdsinstruktioner?

Arbejdsinstruktioner går under forskellige navne: arbejdsvejledninger, standard driftsprocedurer (SOP’er), jobhjælpemidler eller brugervejledninger. Uanset hvad er deres formål klart at forklare, hvordan et job udføres. De giver trinvise instruktioner om, hvordan man udfører en opgave.

Hvad de ikke er

Forveksl ikke arbejdsinstruktioner med processer eller proceskort. De to sidstnævnte illustrerer det overordnede arbejdsflow i en virksomhed eller afdeling – hvem der gør hvad og hvornår – mens førstnævnte forklarer hvordan.

5 tips til bedre arbejdsinstruktioner

# 1 Faktisk har dem

Det lyder måske indlysende. Men du vil blive overrasket over, hvor mange virksomheder der vinger det, så at sige, uden arbejdsinstruktioner. Det er ikke nok at sætte en ny medarbejder igennem en træningsdag eller -uge og så bare lade det være ved det. Folk kan kun tage så meget information i en fart. Så de har brug for noget at henvise til, når de har brug for det. Ja, det tager tid at forberede disse, men det sikrer, at du bevarer den bedste, sikreste og mest effektive måde at udføre en opgave på. Det er mere end investeringen værd.

#2 Find eksperten

Den gode nyhed er, at du ikke behøver at skrive disse selv. Find den person, der ved, hvordan man udfører opgaven bedst, og bed dem om at skrive trinene ned for at udføre den. Dette undgår gætterier og misforståelser og giver skelettet til arbejdsinstruktionen. Du kan derefter tilføje til det med flere detaljer, billeder eller video.

#3 Gør dem visuelle

Vi lever i visuel kommunikationskultur. Få af os ønsker at vade gennem lange bind om noget, endsige en arbejdsinstruktion om vores mindst foretrukne job. Vær sød ved dine kolleger og gør det visuelt. Tag billeder af forskellige trin til en opgave, eller film nogen, der gør det, og indbyg disse i arbejdsinstruktionen. Visuelle elementer sikrer, at dine arbejdsinstruktioner følges.

#4 Gør dem tilgængelige

Det er fint nok at have en arbejdsbeskrivelse, men ikke så nyttigt, hvis dine kolleger ikke har adgang til dem, når og hvor de har brug for dem. Det er bedst, hvis dine arbejdsinstruktioner kan tilgås online og via mobile enheder. Endnu bedre, hvis arbejdsinstruktionsplatformen giver mulighed for interaktion, kommentarer og giver overblik over, hvor i din virksomheds proceskort opgaven er placeret. Dette er præcis, hvad Gluu tilbyder.

#5 Hold dem enkle

Hvis du finder dig selv at skrive lange sætninger eller bruge forvirrende teknisk mumbo-jumbo i din arbejdsbeskrivelse, er det et tegn på, at du skal træde tilbage. Husk hvad Albert Einstein sagde: “Hvis du ikke kan forklare det simpelthen, forstår du det ikke godt nok”. Hver medarbejder skal kunne forstå dine arbejdsinstruktioner. Undgå ord med flere stavelser, komplekse sætninger med klausuler, jargon, akronymer, for mange tekniske udtryk (uden at forklare dem) og unødvendig blather. Brug den aktive stemme til at hjælpe din læser. Dette er emnet, verbet, substantivets sætningsstruktur. For eksempel Manden (subjektet) nippede (verbum) til sin øl (substantiv), ikke, hans øl drak manden.

Få mere at vide om arbejdsinstruktioner

Det var alle vores 5 tip til bedre arbejdsinstruktioner. Men hvis du vil lære mere om, hvordan du skriver effektive arbejdsinstruktioner, skal du tjekke ud Vores guide til at skrive arbejdsinstruktioner. Det giver en række tip og tip, der hjælper dig med at skrive arbejdsinstruktioner, som dine kolleger bruger, respekterer og drager fordel af.

Konklusioner

At skabe klare og effektive arbejdsinstruktioner er afgørende for at sikre sikkerhed, effektivitet og produktivitet på enhver arbejdsplads. Denne artikel har givet værdifuld indsigt og praktiske tips, der understreger vigtigheden af visuelle elementer, enkelhed og tilgængelighed. Ved at følge disse retningslinjer kan organisationer forbedre deres arbejdsinstruktioner til gavn for både medarbejdere og den overordnede drift.

Hyppigt stillede spørgsmål

Dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort den 23. august 2017 og revideret den 04. februar 2021.