5 måder at øge vidensarbejdernes produktivitet på

Anslået læsetid: 9 Minutter

I artiklen“Knowledge Worker Productivity: The Biggest Challenge” (1999) gør Peter Drucker den forbløffende iagttagelse, at vores viden om videnarbejderes produktivitet i år 2000 kunne sammenlignes med viden om produktionsarbejde omkring år 1900. Det fik mig til at tænke: Har al den nye teknologi i løbet af det sidste årti ændret på dette? Jeg har undersøgt sagen og ikke fundet noget, der tyder på, at produktiviteten har ændret sig meget. Men der er stadig en masse “lavt hængende frugter, der skal høstes”, som dette indlæg vil vise.

Vidensarbejdere er dem, der ‘tænker for at leve’. De er et af de vigtigste aktiver i en organisation, da de driver innovation og udvikling af produkter / tjenester ved at anvende teoretisk og analytisk viden. Der er mange, der er kategoriseret som vidensarbejdere, såsom programmører, designere, forskere, arkitekter, ingeniører, forskere osv.

Vidensarbejdere bruger 61 % af deres tid på e-mail, informationssøgning og internt samarbejde

Som en undersøgelse fra McKinsey antyder. Det fremhæver yderligere et betydeligt produktivitetsforbedringspotentiale. De resterende 39% af en vidensarbejders tid bruges på “rollespecifikt” arbejde. Det kan f.eks. være salgschefer, der laver skabeloner til opkaldslister, salgsdialogværktøjer osv. Selv disse opgaver har et betydeligt forbedringspotentiale – hvis organisationen formår at dele disse værktøjer effektivt på tværs af kontorer.

Hvordan er vidensarbejdere produktive?

Drucker påpeger, at det meste af vores ledelsestænkning er formet af vores behov for at forbedre produktionsproduktiviteten. Han opregner 6 faktorer, der bestemmer vidensarbejdernes produktivitet:

1. Fokus er på at udføre den rigtige opgave.
2. Ansvaret for produktiviteten ligger hos vidensarbejderne selv. De har brug for autonomi til at klare sig selv.
3. Fortsat innovation skal være en del af vidensarbejdernes arbejde, opgave og ansvar.
4. Vidensarbejde kræver løbende læring og undervisning.
5. Kvalitet er mindst lige så vigtig som kvantitet.
6. Vidensarbejdere skal behandles som et aktiv snarere end en omkostning, så de virkelig er motiverede til at arbejde.

Hvordan styrer man vidensarbejdere?

Wall Street Journal fandt ud af, at 40% af en gennemsnitlig arbejdsuge bruges på interaktion i form af møder, telefonsamtaler og e-mails. Dette reducerer en stor del af produktiviteten og kreativiteten, hvilket ikke gør det muligt for vidensarbejdere at nå deres fulde potentiale.

Da vidensarbejdere bruger halvdelen af deres tid på interaktioner, tyder vores forskning og erfaring på, at virksomheder først bør undersøge de produktivitetsbarrierer, der hæmmer disse interaktioner. Nogle af de mest almindelige produktivitetsbarrierer er:

Behovet for løbende innovationer

Selvom vidensarbejdere er ‘tænkere’ og ‘innovatører’ i hjertet, er det ikke den eneste del af deres daglige opgaver. Som allerede nævnt bruger de 61% af deres tid på e-mail, informationssøgning og internt samarbejde. Hvilket kan betragtes som en faktor, der forstyrrer innovation. Og det stinker at besvare e-mails og hoppe fra møde til møde, hvis din hjerne er fyldt med nye ideer!

Funktioner, der understøtter mere tid på innovation, mindre tid på at kommunikere:

• Al intern kommunikation vedrørende dine processer, aktiviteter og opgaver er samlet ét sted, og du er i stand til at sikre, at de rigtige mennesker er inkluderet til de rigtige opgaver
• Med procesforløb som cases kan du præsentere, hvad du arbejder med, og hvor du er i øjeblikket med dine opgaver

Teknologiens velsignelser og forbandelse på en arbejdsplads

Teknologi gør på mange måder vores arbejde hurtigere og mere effektivt. Det fører dog også til mange distraktioner. Ved at have “verden i hånden” følger et stort pres på at holde sig ajour med de seneste nyheder og holde trit med venner og familie. Vi bærer vores telefoner overalt og har ofte flere faner / applikationer åbne. Dette fører ofte til distraktion og manglende produktivitet.

Desuden Druckers pointe om, hvordan vidensarbejdernes produktivitet måles i kvalitet frem for volumen. Vores brug af sociale medier driver os mod volumen snarere end kvalitet. Nogen sagde engang, at Facebook tapper ind på det sidste uudforskede marked: Folks behov for at sammenligne deres liv med andres liv. Dette skaber en kultur, hvor mængden af opdateringer og indlæg værdsætter mere end kvaliteten af hver af dem.

Overbelastet med opgaver, ikke engang at vide, hvor man skal starte

Da vi er overbelastet med indgående opgaver, aktiviteter og processer, er det svært virkelig at fokusere på en enkelt ad gangen. Dette kan læne sig til ‘udbrændthed’ og tab af kreativitet, især hvis organisationen ikke har et veletableret system til at styre alt dette. Således bør fokus være på at udføre den rigtige opgave på det rigtige tidspunkt.

Funktioner, der let ud opgave overvældende:

• Kørsel af procesforløb som sager. Hver opgave er visuelt organiseret og aktiver med prioritet. Dette giver vidensarbejderen et klart overblik over, hvad der skal gøres næste gang, hvilke opgaver der er vigtige at fokusere på, og hvornår de skal leveres.

Presset af for mange muligheder at vælge imellem

Der opstår hele tiden nye muligheder, og vi skal hele tiden følge de nyeste trends. Lad os tage for eksempel reklame. Tilbage i dagene havde denne industri få kanaler at vælge imellem. I dag er det langt mere kompliceret, og det er vanskeligere end nogensinde at nå det rigtige publikum med den rigtige kanal. Før en kampagne foretages, skal alle muligheder evalueres for at afsløre, hvilken der vil være den mest gavnlige. Og hvad sker der, når en proces endelig er etableret, men platformen ændrer sine funktioner?

Måder at holde styr på tingene mere effektivt

• Proceskort giver dig mulighed for at organisere systemer, filer og instruktioner omkring aktiviteter. Så hvis du f.eks. kortlægger din proces omkring Google Ads, og de ændrer/tilføjer deres funktioner, bliver det nemmere og hurtigere for dig at justere din proces.

Manglen på engagement mellem kolleger

Det er et velkendt faktum, at et godt arbejdsmiljø gør dine medarbejdere gladere, hvilket fører til, at de bliver mere produktive. Det er vigtigt at opmuntre dine medarbejdere til at stille spørgsmål og dele nye ideer. Endnu bedre, hvis dette gøres rigtigt i den relevante proces, aktivitet eller opgave!

Funktioner, der understøtter engagement:

• Giv dine medarbejdere et opmuntrende rum til engagement, inkluder hurtige svarmuligheder såsom emojis, og for at gøre det endnu mere tydeligt, implementer etiketter

Selv en lille ændring i dine overordnede processer og arbejdsmiljø kan gøre en forskel i dine vidensarbejderes produktivitet. Hvis du udnytter de ‘lavthængende frugter’, der er nævnt i denne artikel, kan du skabe mere plads til tænkning, innovation og kreativitet. Så I vidensmedarbejdere bruger ikke længere timer på at forklare, hvad de laver, og kæmper for at skabe innovative løsninger mellem møder og e-mails.

Konklusioner

Videnmedarbejderes produktivitet er stadig en kritisk udfordring, selv i vores teknologikyndige tidsalder. For at maksimere potentialet i disse værdifulde aktiver skal organisationer tackle almindelige produktivitetsbarrierer, såsom overdreven interaktion, teknologiske distraktioner, overbelastning af opgaver, overvældende muligheder og manglende engagement. Ved at indføre smarte løsninger og forfine processerne kan virksomheder skabe et miljø, hvor vidensarbejdere virkelig kan trives og fokusere på innovation og kreativitet i stedet for at fortabe sig i støjen på moderne arbejdspladser.

Hyppigt stillede spørgsmål