Dynamics 365 Checkliste für die Implementierung

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Der Beginn einer Dynamics 365-Implementierung erfordert einen strategischen Wechsel hin zu Agilität und beschleunigter Wertschöpfung. Traditionelle langfristige, wasserfallartige Projekte sind in der schnelllebigen Umgebung der Cloud Services nicht mehr geeignet. Stattdessen sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, Funktionsbereiche der Anwendung, die einen unmittelbaren geschäftlichen Nutzen bringen, schnell zu nutzen und dann von dort aus zu erweitern und zu verbessern. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Empfehlungen aus dem Implementierungsleitfaden “Success by Design” von Microsoft zusammen, der dem FastTrack-Programm zugrunde liegt.

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Es lohnt sich, dies zu beachten:
Jedes Unternehmen steht vor einzigartigen Herausforderungen und Möglichkeiten. Diese Checkliste bietet jedoch die Anleitung und die Ressourcen, die Sie für eine erfolgreiche Dynamics 365-Implementierung benötigen, unabhängig davon, in welchem Stadium der digitalen Transformation Sie sich befinden. Der Leitfaden hilft Ihnen, Daten für verwertbare Erkenntnisse und optimale Geschäftsergebnisse zu nutzen.

1. Phase: Strategie

In der Anfangsphase geht es in erster Linie darum, eine klare Richtung vorzugeben und die Anforderungen für eine erfolgreiche Implementierung von Dynamics 365 genau zu verstehen. Nutzen Sie die folgenden Punkte, um ein umfassendes Verständnis für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu erlangen und diese Bedürfnisse in eine klar definierte Strategie umzusetzen.

Eine Cloud-Mentalität annehmen

Wenn Sie eine Dynamics 365-Implementierung in Angriff nehmen, sollten Sie sich fragen , warum Sie dies tun: Handelt es sich nur um ein System-Upgrade oder um eine Gelegenheit zur digitalen Transformation, um Ihr Geschäftsmodell voranzubringen und die Konkurrenz auszustechen? Es ist von entscheidender Bedeutung, den Wert zu ermitteln, den Sie mit Ihren Geschäftsanwendungen erzielen wollen – werden Sie mit der Technologie und Ihrer Implementierungsvision Ihr Ziel erreichen? Eine Cloud-first-Mentalität und das Verständnis für die Macht der Daten sind entscheidend für die digitale Transformation.

Operation

Ein erfolgreicher Betrieb in der Cloud steigert den Geschäftswert und erfordert die richtigen Fähigkeiten und Change-Management-Prozesse. Der Aufbau eines Center of Excellence (CoE) ist entscheidend für die Verwaltung der Plattform, die Pflege benutzerdefinierter Komponenten und die Implementierung neuer Funktionen. Das CoE-Starter-Toolkit von Microsoft hilft bei der Verwaltung, Steuerung, Pflege und Förderung von Innovationen und gewährleistet gleichzeitig ein konsistentes Management des Anwendungslebenszyklus und organisatorische Standards.

Stream ändern

Die Entwicklung eines Plans für die digitale Transformation beginnt traditionell mit dem Geschäftsmodell und konzentriert sich dann auf die entscheidenden Prozesse und Anwendungen. Die Akzeptanz des ständigen Wandels und die entsprechende Planung sind entscheidend für den Erfolg. Agile Methoden helfen dabei, Anpassungen während des Designs und der Implementierung vorzunehmen, um Flexibilität und Reaktionsfähigkeit zu gewährleisten. Ein nutzerzentriertes Design, das kontinuierliches Feedback einbezieht, ist für die Erreichung der Transformationsziele und die Anpassung an die sich verändernden Erwartungen der Nutzer unerlässlich.

Fahrplan für die Transformation

“Ein MVP ist nicht das kleinste Produkt, das man sich vorstellen kann, aber es ist der schnellste Weg, um mit minimalem Aufwand durch die Feedbackschleife von Build Measure Learn zu kommen.”

Eric Ries

Die Entwicklung einer effektiven MVP-Strategie (Minimal Viable Product) beschleunigt die Wertrealisierung. Um die Auswirkungen auf das Geschäft und die Zeit bis zur Wertschöpfung zu maximieren, definieren Sie Ihren Transformationsfahrplan mit strukturierten Phasen. Integrieren Sie Erweiterungsmodelle in diese Phasen und übernehmen Sie die neuesten Funktionen, um eine kontinuierliche Geschäftsinnovation zu gewährleisten.

2. Phase: Initiieren Sie

In dieser zweiten Phase des Implementierungsprozesses verlagert sich der Schwerpunkt auf die Bedeutung der Prozessabbildung, der Projektsteuerung und der Festlegung der richtigen Ziele.

Business Processes Focus: eine Gelegenheit zur Optimierung

Der Ansatz der Abbildung von Geschäftsprozessen gewährleistet Konsistenz und verbessert die Kommunikation bei der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 und fördert die kontinuierliche Verbesserung.

Dies beinhaltet:

• Zentrieren Sie die Projektdefinition auf die Geschäftsprozessansicht.
• Nutzen Sie Geschäftsprozesse in jeder Projektphase, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
• Definieren Sie die wichtigsten Geschäftsprozesse und die dazugehörigen Personen klar und deutlich.
• Integrieren Sie die Analyse von Geschäftsmodellen, Prozessentwicklung und Standardisierung.
• Sichern Sie Ihre Zukunftsfähigkeit mit konfigurierbarem Prozess-Mapping.

Projektziele, Organisation & Ansatz

Setzen Sie sich klare, realistische, umsetzbare und messbare Ziele. Stellen Sie sicher, dass diese Ziele mit der Unterstützung der Interessengruppen und dem Verständnis des Teams übereinstimmen. Vergewissern Sie sich, dass die gewählte Implementierungsmethodik mit den Projektbeschränkungen übereinstimmt.

Führung und Kontrolle

Governance ist entscheidend für den Erfolg von Systemimplementierungsprojekten wie Dynamics 365-Anwendungen, insbesondere aufgrund ihrer komplexen Auswirkungen auf Geschäftsprozesse und Mitarbeiter. Eine effektive Governance stellt sicher, dass die Geschäftsanforderungen, Methoden und Governance-Modelle aufeinander abgestimmt sind, um die Projektergebnisse zu unterstützen und voranzutreiben.

3. Phase: Implementierung

Wir sind nun in eine entscheidende Phase eingetreten: die eigentliche Implementierung. Indem Sie Ihre Daten und Sicherheitsmaßnahmen sorgfältig verwalten, sich an Ihre ALM-Strategie halten und Ihre Lösungen rigoros testen, positionieren Sie Ihr Unternehmen für eine erfolgreiche Dynamics 365-Implementierung.

Datenverwaltung

Die Verwendung der richtigen Daten auf die richtige Weise ermöglicht es einem Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Endbenutzer der Anwendung unabhängig von ihren Rollen und Bedürfnissen auf relevante und notwendige Informationen zugreifen können.

Stellen Sie sicher, dass Sie gute Datenpraktiken anwenden:

• Data Governance und Architektur (Festlegung von Grundsätzen und bewährten Verfahren).
• Datenmodellierung (Common Data Model Standard).
• Datenspeicherung (Schätzung und Prognose des Bedarfs)
• Datenmigration (erstellen Sie einen Plan)
• Datenqualität (Implementierung von Validierungen und Kontrolle)

Strategie für das Application Lifecycle Management (ALM)

Mit einer ALM-Strategie stellen Sie sicher, dass Ihre Dynamics 365-Implementierung zum Erfolg führt und Ihr Unternehmen wachsen kann.

Datenschutz, Compliance und Sicherheit.

Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Pflichten als Nutzer, die Pflichten des Anbieters (Microsoft) und die gemeinsamen Pflichten genau kennen.

Analysieren, Erweitern und Integrieren:

• Stimmen Sie Ihre Analyse- und Berichtsstrategie mit dem allgemeinen Implementierungsplan ab
• Stellen Sie sicher, dass alle Erweiterungen einen echten Mehrwert bieten und validieren Sie deren Leistung und Skalierbarkeit.
• Stimmen Sie das Integrationsdesign auf die Gesamtarchitektur Ihrer Dynamics 365-Implementierung ab.

Planung und Prüfung

Um kostspielige Herausforderungen und Verzögerungen zu vermeiden, wird eine geeignete Teststrategie festgelegt. Die Erfolgskriterien für die Teststrategie bestehen darin, sicherzustellen, dass die Lösungen die Anforderungen des Unternehmens erfüllen und einen erfolgreichen Betrieb ermöglichen.

4. Phase: Vorbereiten

Ausbildungsstrategie

Um eine optimale Vorbereitung zu gewährleisten, ist es unerlässlich, eine Schulungsstrategie zu definieren. Das Hauptziel Ihrer Schulungsstrategie ist es, sicherzustellen, dass alle Benutzer eine angemessene Schulung erhalten, um ihre Arbeitsaufgaben innerhalb der neuen Anwendung zu erledigen.

Eine gute Schulungsstrategie berücksichtigt die folgenden Aspekte:

• Machen Sie das Training auf eine nicht überwältigende Weise effektiv
• Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer das “Warum” hinter der Nutzung der Anwendungen verstehen (unterstützt die Geschäftsziele)
• Setzen Sie die Schulung nach dem Go-Live fort, um die gewünschte Benutzerakzeptanz zu gewährleisten.

Bereitschaft zum Go-Live

Wir nähern uns dem Endziel: dem Go-Live. Sind Sie bereit für den Go-Live? Werfen Sie einen Blick auf diese Checkliste (kombiniert mit allem, was in den vorherigen Phasen erwähnt wurde. Alles deutet letztendlich auf die Bereitschaft zum Go-Live hin)

• Führen Sie frühzeitig und häufig Qualitätskontrollen Ihrer Lösung durch.
• Abstimmung und Freigabe des Lösungsumfangs mit den Beteiligten (entspricht Ihre Lösung den Anforderungen Ihres Unternehmens?)
• Vervollständigen Sie alle Testzyklen (Systemintegration, Leistung, UAT) und zeichnen Sie sie ab.
• Stimmen Sie gegebenenfalls ISVs und Drittanbieterdienste mit den Zeitplänen und dem Umfang der Einführung ab.
• Bereiten Sie die Produktionsumgebung vor und machen Sie die IT-Abteilung mit der Überwachung und Fehlersuche vertraut.
• Erstellen Sie einen detaillierten Umstellungsplan mit Abhängigkeiten, Rollen und Überprüfungsschritten. Testen Sie die Migrationsskripte und -prozesse für die Umstellung und geben Sie sie frei.

5. Phase: Betreiben Sie

Glückwunsch! Ihre Lösung wurde nun implementiert und die Benutzer haben die entsprechende Schulung erhalten. Und was nun?

Obwohl Dynamics 365 eine SaaS-Lösung ist und somit von Microsoft gewartet wird, liegen bestimmte Verantwortlichkeiten auf den Schultern des Benutzers:

• Überwachen Sie den Zustand des Dienstes (ermöglichen Sie Ihrem Team, Probleme zu beheben)
• Vertrautmachen mit Updates (Microsoft bietet einen frühzeitigen Zugang, der es Benutzern ermöglicht, neue Funktionen und Änderungen vorab zu testen)
• Ihre Rolle als Systemadministrator: Viele Aufgaben können automatisiert werden. Bestimmte Aufgaben, wie z.B. die Verwaltung des korrekten Benutzerzugriffs, erfordern jedoch in der Regel einen manuellen Eingriff.
• Nutzen Sie alle (neuen) Funktionen in vollem Umfang: Kontinuierliche Weiterbildung ist der Schlüssel, um neue und bessere Wege zu finden, Ihr Geschäftsziel zu erreichen.

Gleichzeitig gehen Sie jetzt vom Projektmodus in den Supportmodus über, was bedeutet, dass Sie Ihre Supportstrategie festlegen müssen.

Berücksichtigen Sie sorgfältig die folgenden Aspekte:

• Erstellen Sie eine Referenzarchitektur und tägliche Supportverfahren.
• Erstellen Sie eine Support-Charta mit detaillierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
• Planen Sie regelmäßige Wartung und Updates.
• Definieren Sie die Betriebszeitenund Serviceanforderungen.
• Bestimmen Sie die erforderlichen Hilfsmittel.

Die meisten Support-Organisationen verwenden interne Helpdesk-Software zur Verwaltung von IT-Serviceanfragen, darunter auch Dynamics 365. Hier ist es wichtig, neue interne und externe Lösungsinstanzen zu berücksichtigen.

Schlussfolgerungen

In der schnelllebigen Welt der Cloud Services ist ein agiler Ansatz für die Implementierung von Dynamics 365 unerlässlich. Indem Sie sich auf die frühzeitige Bereitstellung von Werten und die kontinuierliche Anpassung konzentrieren, können Unternehmen die Benutzerakzeptanz beschleunigen und das volle Potenzial ihrer Bemühungen um die digitale Transformation ausschöpfen. Diese strategische Checkliste, die von Microsofts “Success by Design” inspiriert ist, bietet einen umfassenden Rahmen, der Sie auf Ihrem Weg begleitet. Sie führt Sie durch den gesamten Prozess, beginnend mit der richtigen Einstellung bis hin zu einer optimierten Support-Strategie nach dem Go-Live. Indem Sie sich Agilität zu eigen machen, für eine starke Governance sorgen und der kontinuierlichen Verbesserung Vorrang einräumen, wird Ihr Unternehmen gut aufgestellt sein, um Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und sich einen Wettbewerbsvorteil in der digitalen Landschaft zu sichern.

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