Benutzerdefinierte Felder erstellen und verwenden

Ziel: Verwenden Sie zusätzliche benutzerdefinierte Felder, um Metadaten hinzuzufügen und zu sammeln und/oder relevante Daten zu spezifizieren, die Sie für Prozesse, Aktivitäten, Rollen und Benutzer erfassen möchten.

Sie können zusätzliche Felder festlegen, um relevantere Daten zu sammeln, entsprechend Ihren Anforderungen.

Vielleicht möchten Sie hinzufügen, welche IT-Systeme mit Ihren Prozessen verwendet werden, vielleicht haben Sie bestimmte HR-Anforderungen, die Sie in Ihren Rollen in Gluu widerspiegeln möchten usw. Zusätzliche Felder ermöglichen es Ihnen, alles zu Prozessen, Aktivitäten, Rollen und Benutzern hinzuzufügen, was Sie möchten, wodurch Sie die Anpassung an die Bedürfnisse Ihrer Organisation vornehmen können.

Video-Einführung #

Bevor Sie starten #

• Plan: Eigene Felder erfordern das Erweiterte Anpassung Add-on, das in den Essential und Advanced Plänen verfügbar ist. Ohne dieses erscheint das Menü für eigene Felder nicht in den Kontoeinstellungen.
• Rolle: Sie müssen ein Account-Manager sein oder über die Berechtigung Konto verwalten verfügen, um Felder zu erstellen oder zu entfernen. Standard-Editoren können dies nicht.
• Setup: Keine spezielle Einrichtung erforderlich – öffnen Sie die Kontoeinstellungen → Eigene Felder, sobald das Add-on aktiviert ist.

Hinweis: Das HR-Modul ermöglicht ebenfalls den Zugriff auf benutzerdefinierte Felder für HR-spezifische Anwendungsfälle. Wenn Ihr Konto über das HR-Modul, aber nicht über die Erweiterte Anpassung verfügt, können Ihre Feldoptionen abweichen.

Hinweis: Wenn das Add-on für die Erweiterte Anpassung deaktiviert ist, bleiben Ihre vorhandenen Felddaten erhalten – sie werden ausgeblendet, aber nicht gelöscht.

Felder einrichten #

Welche Objekte Felder unterstützen #

Felder können zu folgenden Objekten in Gluu hinzugefügt werden:

• Prozess
• Aktivität
• Benutzer
• Rolle
• Kategorie
• Gruppe
• Fallaufgabe

Wichtig: Sobald ein Feld erstellt wurde, ist es an das von Ihnen ausgewählte Objekt und den Typ gebunden. Es kann nicht geändert werden. Wenn Sie ein Feld für ein anderes Objekt oder in einem anderen Typ benötigen, müssen Sie ein neues Feld erstellen. Wählen Sie sorgfältig aus, bevor Sie speichern.

Feldtypen #

Die folgenden Feldtypen sind verfügbar. Jeder Typ schränkt ein, was Benutzer eingeben können, was dazu beiträgt, Ihre Daten konsistent zu halten.

Text #

Freitextfelder ermöglichen es Benutzern, alles einzugeben, was sie möchten. Wir empfehlen, diesen Typ sparsam zu verwenden – Freitext ist schwer konsistent zu halten, wenn viele Benutzer beteiligt sind, und erschwert das Filtern oder Erstellen von Berichten. Erwägen Sie stattdessen die Verwendung eines Listentyps, um die Eingabe auf vordefinierte Werte zu beschränken.

Eine Option auswählen #

Ermöglicht dem Benutzer, einen einzelnen Wert aus einer vordefinierten benutzerdefinierten Liste auszuwählen. Die Liste wird von Ihnen beim Einrichten des Felds definiert – Benutzer können nur aus der Liste auswählen, nicht frei eingeben.

Mehrere Optionen auswählen #

Wie oben, ermöglicht dem Benutzer jedoch, mehrere Werte aus der benutzerdefinierten Liste auszuwählen.

Eine Komponente auswählen #

Ermöglicht dem Benutzer, einen einzelnen Wert aus Ihren Gluu-Komponenten auszuwählen. Sie können die Quelle optional auf einen oder mehrere bestimmte Komponententypen beschränken – wenn Sie keinen Typ angeben, können Benutzer aus allen Komponenten in Ihrem Konto wählen. Mehr erfahren: Gemeinsam genutzte Komponenten.

Mehrere Komponenten auswählen #

Wie oben, ermöglicht dem Benutzer jedoch, mehrere Komponenten auszuwählen. Ein Mehrfachauswahl-Komponentenfeld sieht so aus:

Datum #

Beschränkt die Eingabe auf einen Datumswert. Nützlich für Felder wie Überprüfungsdaten, Ablaufdaten oder Go-Live-Daten.

Ja/Nein #

Ein einfaches boolesches Feld. Nützlich für Compliance-Flags, Genehmigungsindikatoren oder jeden binären Zustand.

Zahl #

Beschränkt die Eingabe auf einen numerischen Wert. Nützlich für Dinge wie Mitarbeiterzahl, Kostenschätzungen oder Versionsnummern.

Attributname (für Exporte und API) #

Wenn Sie ein Feld erstellen, weist Gluu ihm einen Attributnamen zu – eine eindeutige Kennung, die von der den Benutzern angezeigten Feldbezeichnung getrennt ist. Dieser Attributname erscheint in Datenexporten und API-Aufrufen. Er wird zum Zeitpunkt der Erstellung festgelegt und kann danach nicht mehr geändert werden. Stellen Sie daher sicher, dass er den Zweck des Felds klar widerspiegelt, bevor Sie speichern.

Dies ist besonders relevant, wenn Ihr Konto das APIs und Schnittstellen Add-on für Integrationen mit Tools wie Power BI oder Power Automate verwendet.

Geschützte Felder #

Jedes Feld kann zum Zeitpunkt der Erstellung als geschützt markiert werden. Geschützte Felder sind für sensible Daten konzipiert – ihre Werte sind im Ruhezustand verschlüsselt und vor der Ansicht verborgen, bis ein Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung sie aktiv anzeigt.

Ein geschütztes Feld erscheint standardmäßig so:

Durch Klicken auf das Feld wird der Wert angezeigt – wenn Sie die Berechtigung haben, ihn zu sehen:

Der Zugriff auf ein geschütztes Feld wird durch Berechtigungsblöcke gesteuert. Sie können mehrere Berechtigungsblöcke auf ein einzelnes Feld stapeln, wobei jeder Lesezugriff auf verschiedene Rollen oder einzelne Benutzer gewährt. Ein Benutzer kann den Feldwert sehen, wenn er einen beliebigen der Berechtigungsblöcke erfüllt. Standardmäßig können die folgenden Personen geschützte Felder immer sehen:

• Kontoverwalter
• Benutzer, die sowohl über Prozesse verwalten als auch über Labels verwalten Berechtigungen verfügen

Zusätzliche Berechtigungsblöcke können hinzugefügt werden, um den Zugriff auf andere Rollen oder Personen zu erweitern.

Video-Anleitung (ausführlich) #

Felder anzeigen #

Abschnitte erstellen #

Ein Feld zu erstellen reicht allein nicht aus – ein Feld muss auch zu einem Abschnitt hinzugefügt werden, bevor Benutzer es sehen oder ausfüllen können.

Ein Abschnitt ist eine benannte Gruppe von Feldern, die Sie definieren. Abschnitte werden unter Kontoeinstellungen → Benutzerdefinierte Felder → Abschnitte verwaltet. Nur Felder, die mit demselben Objekttyp verknüpft sind, können in einem Abschnitt zusammengefasst werden – Sie können Prozessfelder und Benutzerfelder nicht im selben Abschnitt mischen.

Ein Feld, das existiert, aber keinem Abschnitt zugewiesen ist, wird Benutzern niemals angezeigt. Wenn Sie ein Feld erstellt haben und es nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob es zu einem Abschnitt hinzugefügt wurde.

Wo Felder zu finden sind #

Sobald ein Feld Teil eines Abschnitts ist, können Benutzer Werte je nach Objekttyp an folgenden Stellen anzeigen und ausfüllen.

Prozesse und Aktivitäten – Felder erscheinen im Info-Panel, das durch Klicken auf das Info-Symbol beim Prozess oder der Aktivität geöffnet wird:

Benutzer – Felder erscheinen auf der Benutzerprofilseite. Greifen Sie darauf über die Benutzerliste zu, indem Sie auf den Pfeil neben dem Benutzernamen klicken:

Rollen – Felder erscheinen in der Rollen-Info-Ansicht, die durch Klicken auf die Rolle geöffnet wird:

FAQ – Eigene Felder erstellen und verwenden #