Ziel: Verwenden Sie zusätzliche benutzerdefinierte Felder, um Metadaten hinzuzufßgen und zu sammeln und/oder relevante Daten zu spezifizieren, die Sie fßr Prozesse, Aktivitäten, Rollen und Benutzer erfassen mÜchten.
Sie kÜnnen zusätzliche Felder festlegen, um relevantere Daten zu sammeln, entsprechend Ihren Anforderungen.
Vielleicht mÜchten Sie hinzufßgen, welche IT-Systeme mit Ihren Prozessen verwendet werden, vielleicht haben Sie bestimmte HR-Anforderungen, die Sie in Ihren Rollen in Gluu widerspiegeln mÜchten usw. Zusätzliche Felder ermÜglichen es Ihnen, alles zu Prozessen, Aktivitäten, Rollen und Benutzern hinzuzufßgen, was Sie mÜchten, wodurch Sie die Anpassung an die Bedßrfnisse Ihrer Organisation vornehmen kÜnnen.
Video-EinfĂźhrung #
Voraussetzungen #
Bevor Sie benutzerdefinierte Felder erstellen oder verwalten kĂśnnen, stellen Sie sicher, dass Folgendes vorhanden ist:
- Berechtigung: Sie mĂźssen Kontoverwalter sein oder Ăźber Berechtigungen zur Kontoverwaltung verfĂźgen. Standard-Editoren kĂśnnen keine Felder erstellen oder entfernen.
- Add-on erforderlich: Fßr Ihr Konto muss das Erweiterte Anpassung Add-on aktiviert sein. Dieses Add-on ist in den Plänen Essential und Advanced verfßgbar. Ohne dieses Add-on wird das Menß fßr benutzerdefinierte Felder nicht in den Kontoeinstellungen angezeigt.
Hinweis: Das HR-Modul ermÜglicht ebenfalls den Zugriff auf benutzerdefinierte Felder fßr HR-spezifische Anwendungsfälle. Wenn Ihr Konto ßber das HR-Modul, aber nicht ßber die Erweiterte Anpassung verfßgt, kÜnnen Ihre Feldoptionen abweichen.
Hinweis: Wenn das Add-on fĂźr die Erweiterte Anpassung deaktiviert ist, bleiben Ihre vorhandenen Felddaten erhalten â sie werden ausgeblendet, aber nicht gelĂśscht.
Felder einrichten #
Welche Objekte Felder unterstĂźtzen #
Felder kĂśnnen zu folgenden Objekten in Gluu hinzugefĂźgt werden:
- Prozess
- Aktivität
- Benutzer
- Rolle
- Kategorie
- Gruppe
- Fallaufgabe
Wichtig: Sobald ein Feld erstellt wurde, ist es an das von Ihnen ausgewählte Objekt und den Typ gebunden. Es kann nicht geändert werden. Wenn Sie ein Feld fßr ein anderes Objekt oder in einem anderen Typ benÜtigen, mßssen Sie ein neues Feld erstellen. Wählen Sie vor dem Speichern sorgfältig aus.
Feldtypen #
Die folgenden Feldtypen sind verfßgbar. Jeder Typ schränkt ein, was Benutzer eingeben kÜnnen, was dazu beiträgt, Ihre Daten konsistent zu halten.
Text #
Freitextfelder ermĂśglichen es Benutzern, alles einzugeben, was sie mĂśchten. Wir empfehlen, diesen Typ sparsam zu verwenden â Freitext ist schwer konsistent zu halten, wenn viele Benutzer beteiligt sind, und erschwert das Filtern oder Erstellen von Berichten. Erwägen Sie stattdessen die Verwendung eines Listentyps, um die Eingabe auf vordefinierte Werte zu beschränken.
Eine Option auswählen #
ErmĂśglicht dem Benutzer, einen einzelnen Wert aus einer vordefinierten benutzerdefinierten Liste auszuwählen. Die Liste wird von Ihnen beim Einrichten des Felds definiert â Benutzer kĂśnnen nur aus der Liste auswählen, nicht frei eingeben.
Mehrere Optionen auswählen #
Wie oben, ermÜglicht dem Benutzer jedoch, mehrere Werte aus der benutzerdefinierten Liste auszuwählen.
Eine Komponente auswählen #
ErmĂśglicht dem Benutzer, einen einzelnen Wert aus Ihren Gluu-Komponenten auszuwählen. Sie kĂśnnen die Quelle optional auf einen oder mehrere bestimmte Komponententypen beschränken â wenn Sie keinen Typ angeben, kĂśnnen Benutzer aus allen Komponenten in Ihrem Konto wählen. Mehr erfahren: Gemeinsam genutzte Komponenten.
Mehrere Komponenten auswählen #
Wie oben, ermÜglicht dem Benutzer jedoch, mehrere Komponenten auszuwählen. Ein Mehrfachauswahl-Komponentenfeld sieht so aus:
Datum #
Beschränkt die Eingabe auf einen Datumswert. NĂźtzlich fĂźr Felder wie ĂberprĂźfungsdaten, Ablaufdaten oder Go-Live-Daten.
Ja/Nein #
Ein einfaches boolesches Feld. Nßtzlich fßr Compliance-Flags, Genehmigungsindikatoren oder jeden binären Zustand.
Zahl #
Beschränkt die Eingabe auf einen numerischen Wert. Nßtzlich fßr Dinge wie Mitarbeiterzahl, Kostenschätzungen oder Versionsnummern.
Attributname (fĂźr Exporte und API) #
Wenn Sie ein Feld erstellen, weist Gluu ihm einen Attributnamen zu â eine eindeutige Kennung, die von der den Benutzern angezeigten Feldbezeichnung getrennt ist. Dieser Attributname erscheint in Datenexporten und API-Aufrufen. Er wird zum Zeitpunkt der Erstellung festgelegt und kann danach nicht mehr geändert werden. Stellen Sie daher sicher, dass er den Zweck des Felds klar widerspiegelt, bevor Sie speichern.
Dies ist besonders relevant, wenn Ihr Konto das APIs und Schnittstellen Add-on fĂźr Integrationen mit Tools wie Power BI oder Power Automate verwendet.
GeschĂźtzte Felder #
Jedes Feld kann zum Zeitpunkt der Erstellung als geschĂźtzt markiert werden. GeschĂźtzte Felder sind fĂźr sensible Daten konzipiert â ihre Werte sind im Ruhezustand verschlĂźsselt und vor der Ansicht verborgen, bis ein Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung sie aktiv anzeigt.
Ein geschĂźtztes Feld erscheint standardmäĂig so:
Durch Klicken auf das Feld wird der Wert angezeigt â wenn Sie die Berechtigung haben, ihn zu sehen:
Der Zugriff auf ein geschĂźtztes Feld wird durch BerechtigungsblĂścke gesteuert. Sie kĂśnnen mehrere BerechtigungsblĂścke auf ein einzelnes Feld stapeln, wobei jeder Lesezugriff auf verschiedene Rollen oder einzelne Benutzer gewährt. Ein Benutzer kann den Feldwert sehen, wenn er einen beliebigen der BerechtigungsblĂścke erfĂźllt. StandardmäĂig kĂśnnen die folgenden Personen geschĂźtzte Felder immer sehen:
- Kontoverwalter
- Benutzer, die sowohl Ăźber Prozesse verwalten als auch Ăźber Labels verwalten Berechtigungen verfĂźgen
Zusätzliche BerechtigungsblÜcke kÜnnen hinzugefßgt werden, um den Zugriff auf andere Rollen oder Personen zu erweitern.
Video-Anleitung (ausfĂźhrlich) #
Felder anzeigen #
Abschnitte erstellen #
Ein Feld zu erstellen reicht allein nicht aus â ein Feld muss auch zu einem Abschnitt hinzugefĂźgt werden, bevor Benutzer es sehen oder ausfĂźllen kĂśnnen.
Ein Abschnitt ist eine benannte Gruppe von Feldern, die Sie definieren. Abschnitte werden unter Kontoeinstellungen â Benutzerdefinierte Felder â Abschnitte verwaltet. Nur Felder, die mit demselben Objekttyp verknĂźpft sind, kĂśnnen in einem Abschnitt zusammengefasst werden â Sie kĂśnnen Prozessfelder und Benutzerfelder nicht im selben Abschnitt mischen.
Ein Feld, das existiert, aber keinem Abschnitt zugewiesen ist, wird Benutzern niemals angezeigt. Wenn Sie ein Feld erstellt haben und es nicht angezeigt wird, prĂźfen Sie, ob es zu einem Abschnitt hinzugefĂźgt wurde.
Wo Felder zu finden sind #
Sobald ein Feld Teil eines Abschnitts ist, kĂśnnen Benutzer Werte je nach Objekttyp an folgenden Stellen anzeigen und ausfĂźllen.
Prozesse und Aktivitäten â Felder erscheinen im Info-Panel, das durch Klicken auf das Info-Symbol beim Prozess oder der Aktivität geĂśffnet wird:
Benutzer â Felder erscheinen auf der Benutzerprofilseite. Greifen Sie darauf Ăźber die Benutzerliste zu, indem Sie auf den Pfeil neben dem Benutzernamen klicken:
Rollen â Felder erscheinen in der Rollen-Info-Ansicht, die durch Klicken auf die Rolle geĂśffnet wird:
Häufig gestellte Fragen #
Ein Feld muss zu einem Abschnitt hinzugefĂźgt werden, bevor es sichtbar ist. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen â Benutzerdefinierte Felder â Abschnitte, erstellen oder Ăśffnen Sie einen Abschnitt fĂźr den relevanten Objekttyp und fĂźgen Sie das Feld hinzu. Erst dann werden Benutzer es sehen.
Nein. Ein Feld ist dauerhaft an den Objekttyp und Feldtyp gebunden, den Sie bei der Erstellung ausgewählt haben. Wenn Sie einen anderen Typ oder ein anderes Objekt benÜtigen, erstellen Sie ein neues Feld mit den richtigen Einstellungen. Das ursprßngliche Feld kann gelÜscht werden, wenn es nicht mehr benÜtigt wird.
Nein. Sobald ein Feld als geschĂźtzt markiert ist, ist diese Einstellung dauerhaft. Wenn Sie eine ungeschĂźtzte Version desselben Felds benĂśtigen, erstellen Sie ein neues Feld ohne aktivierte geschĂźtzte Option.
StandardmäĂig: Kontoverwalter und Benutzer, die sowohl Ăźber Prozesse verwalten als auch Ăźber Labels verwalten Berechtigungen verfĂźgen. Zusätzlicher Zugriff kann durch HinzufĂźgen von BerechtigungsblĂścken zum Feld gewährt werden â jeder Block kann eine Rolle oder einen einzelnen Benutzer angeben. Ein Benutzer, der einen beliebigen Block erfĂźllt, kann den Wert anzeigen.
Der Attributname ist eine eindeutige Kennung, die einem Feld zum Zeitpunkt der Erstellung zugewiesen wird. Er wird in Datenexporten und API-Aufrufen verwendet â er ist nicht dasselbe wie die Bezeichnung, die Ihre Benutzer sehen. Er kann nach der Erstellung nicht geändert werden. Stellen Sie daher sicher, dass er den Zweck des Felds klar widerspiegelt, bevor Sie speichern, insbesondere wenn Sie das APIs und Schnittstellen Add-on verwenden.
âEine Option auswählenâ beschränkt den Benutzer auf einen einzelnen Wert aus Ihrer benutzerdefinierten Liste. âMehrere Optionen auswählenâ ermĂśglicht es dem Benutzer, mehrere Werte aus derselben Liste auszuwählen. Dieselbe Unterscheidung gilt fĂźr komponentenbasierten Felder: âEine Komponente auswählenâ vs. âMehrere Komponenten auswählenâ. Wählen Sie basierend darauf, ob das Feld einen oder mehrere Werte enthalten soll.
Ja. Fallaufgabe ist einer der unterstßtzten Objekttypen. Wählen Sie beim Erstellen eines Felds Fallaufgabe als Objekt aus. Felder, die zu einem Fallaufgaben-Abschnitt hinzugefßgt werden, erscheinen bei Aufgaben innerhalb laufender Fälle.
