Ziel: Definieren Sie wiederverwendbare Rollen, weisen Sie sie Benutzern und Prozessen zu und sorgen Sie fĂŒr klare Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen.
Neu bei Prozessrollen? Dann empfehlen wir die kostenlose Gluu-Academy-Videolektion âOrganisatorische Rollen im Prozessdesign verwendenâ.
Um Prozessrollen zu erstellen und zu bearbeiten, benötigen Sie die Berechtigung Rollen verwalten. Prozessrollen können hinzugefĂŒgt werden ĂŒber: 1) den Prozess-Erstellungsassistenten, 2) die SchaltflĂ€che Neu im oberen MenĂŒ, 3) das MenĂŒ Rollen in der linken Navigation oder 4) automatisierte Azure AD-Erstellung.
Was ist eine Prozessrolle? #
Rollen sind âHĂŒteâ, die durch FĂ€higkeiten und Verantwortlichkeiten definiert sind â nicht durch Jobtitel. Eine einzelne Person kann mehrere Rollen innehaben (z. B. âAccount Managerâ und âCustomer Success Managerâ). Verstehen Sie sie als funktionale Rollen im Gegensatz zu organisatorischen Rollen.
Rollen werden definiert durch:
- Name
- Zweck
- Verantwortlichkeiten
- Erforderliche FĂ€higkeiten
- Erforderliche Kompetenzen (erfordert das HR-Modul-Add-on)
- Die Prozesse, die die Rolle beinhalten
Je besser Sie konsistente Rollen beschreiben und verwalten, desto einfacher wird die Prozessmodellierung â wenn die Rolle einen geschulten und kompetenten Mitarbeiter voraussetzt, mĂŒssen Sie nicht jedes Detail in Arbeitsanweisungen beschreiben.
Neue Rolle erstellen #
Klicken Sie im oberen MenĂŒ auf Neu und wĂ€hlen Sie Rolle, oder gehen Sie zum MenĂŒ Rollen in der linken Navigation (sofern Sie die Berechtigung zum Verwalten von Rollen haben):
- Benennen Sie die Rolle und fĂŒgen Sie eine klare Beschreibung hinzu.
- VerknĂŒpfen Sie die Rolle mit bestimmten Benutzern und/oder Kompetenzen (der Gluu-Assistent kann bei beiden VorschlĂ€ge machen). Hinweis: Kompetenzen erfordern das HR-Modul-Add-on.
- Speichern Sie, um sie der gemeinsamen Rollenbibliothek hinzuzufĂŒgen.
Verwenden Sie die Seite Rollen, um Verbindungen zwischen Rollen, Kompetenzen, Prozessen und Personen zu ĂŒberprĂŒfen. Exportieren Sie Daten zur Analyse oder fĂŒr andere Apps:
Eine Rolle auĂer Betrieb nehmen #
Wenn eine Rolle nicht mehr benötigt wird, setzen Sie sie auĂer Betrieb, anstatt sie zu löschen. Das AuĂer-Betrieb-Setzen verhindert, dass die Rolle in neuen Prozessen verwendet wird, wĂ€hrend sie fĂŒr bestehende Prozesse erhalten bleibt, bis Sie bereit sind, sie zu ersetzen.
- Gehen Sie zur Seite Rollen und öffnen Sie die Rolle, die Sie auĂer Betrieb setzen möchten.
- Klicken Sie auf die Option AuĂer Betrieb setzen (in den Rolleneinstellungen angezeigt).
- BestĂ€tigen Sie. Die Rolle wird als auĂer Betrieb markiert und erscheint nicht mehr in der Rollenauswahl fĂŒr neue Prozesse.
Mehr erfahren: Mit Kompetenzen arbeiten · RACI zur KlÀrung von Verantwortlichkeiten nutzen
FAQ â Prozessrollen #
Sie benötigen die Berechtigungsgruppe âRollen verwaltenâ. Diese wird in der Regel HR-Modul und Process-Excellence-Teams zugewiesen. Sie ist getrennt von âProzesse verwaltenâ â Sie können das eine ohne das andere haben. Bitten Sie Ihren Account-Administrator, sie unter Kontoeinstellungen Berechtigungsgruppen zuzuweisen.
Eine Prozessrolle beschreibt den funktionalen Hut, den eine Person trĂ€gt, wenn sie bestimmte AktivitĂ€ten ausfĂŒhrt â die erforderlichen FĂ€higkeiten und Verantwortlichkeiten, nicht den Titel im Organigramm. Eine Person kann mehrere Rollen innehaben (z. B. Account Manager und Customer Success Manager). Wenn Rollen funktional statt titelbasiert gehalten werden, sind Prozesskarten ĂŒber Teams und OrganisationsĂ€nderungen hinweg wiederverwendbar.
Ja, aber Kompetenzen erfordern das HR-Modul-Add-on. Ohne dieses wird das Kompetenzfeld auf der Rollenseite nicht angezeigt. Mit aktiviertem Add-on können Sie jeder Rolle erforderliche Kompetenzen und Zertifikatsstufen zuweisen und diese dann mit den tatsÀchlichen Kompetenzen der dieser Rolle zugewiesenen Benutzer vergleichen.
Das AuĂer-Betrieb-Setzen einer Rolle markiert sie als inaktiv, sodass sie nicht mehr in der Rollenauswahl fĂŒr neue Prozesse erscheint â sie bleibt jedoch an bestehende Prozesse und Benutzer gebunden, bis Sie sie manuell ersetzen. Das Löschen einer Rolle entfernt sie vollstĂ€ndig. Setzen Sie sie zuerst auĂer Betrieb, wenn Sie einen kontrollierten Ăbergang wĂŒnschen; löschen Sie sie nur, wenn die Rolle nirgendwo mehr referenziert wird.
Ja. Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Rolle auf das Gluu-Assistent-Symbol, um KI-generierte VorschlĂ€ge fĂŒr Rollenzweck, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen zu erhalten. Die VorschlĂ€ge basieren auf dem Rollennamen und Ihrem Kontokontext. Sie prĂŒfen und akzeptieren jeden Vorschlag â nichts wird automatisch ĂŒbernommen.
Ăffnen Sie die Seite âRollenâ und wĂ€hlen Sie die Rolle aus. In der Detailansicht der Rolle sehen Sie die Prozesse, denen sie zugewiesen ist, sowie die Benutzer, die diese Rolle innehaben. Nutzen Sie die RACI-Matrix in einzelnen Prozessen, um Rollenverantwortlichkeiten ĂŒber AktivitĂ€ten hinweg im Detail zu sehen.
