Ziel: Definieren Sie wiederverwendbare Rollen, weisen Sie sie Benutzern und Prozessen zu und sorgen Sie für klare Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen.
Neu bei Prozessrollen? Dann empfehlen wir die kostenlose Gluu-Academy-Videolektion „Organisatorische Rollen im Prozessdesign verwenden“.
Um Prozessrollen zu erstellen und zu bearbeiten, benötigen Sie die Berechtigung Rollen verwalten. Prozessrollen können hinzugefügt werden über: 1) den Prozess-Erstellungsassistenten, 2) die Schaltfläche Neu im oberen Menü, 3) das Menü Rollen in der linken Navigation oder 4) automatisierte Azure AD-Erstellung.
Was ist eine Prozessrolle? #
Rollen sind „Hüte“, die durch Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten definiert sind – nicht durch Jobtitel. Eine einzelne Person kann mehrere Rollen innehaben (z. B. „Account Manager“ und „Customer Success Manager“). Verstehen Sie sie als funktionale Rollen im Gegensatz zu organisatorischen Rollen.
Rollen werden definiert durch:
- Name
- Zweck
- Verantwortlichkeiten
- Erforderliche Fähigkeiten
- Erforderliche Kompetenzen (erfordert das HR-Modul-Add-on)
- Die Prozesse, die die Rolle beinhalten
Je besser Sie konsistente Rollen beschreiben und verwalten, desto einfacher wird process mapping – wenn die Rolle einen geschulten und kompetenten Mitarbeiter voraussetzt, müssen Sie nicht jedes Detail in work instructions beschreiben.
Neue Rolle erstellen #
Klicken Sie im oberen Menü auf Neu und wählen Sie Rolle, oder gehen Sie zum Menü Rollen in der linken Navigation (sofern Sie die Berechtigung zum Verwalten von Rollen haben):
- Benennen Sie die Rolle und fügen Sie eine klare Beschreibung hinzu.
- Verknüpfen Sie die Rolle mit bestimmten Benutzern und/oder Kompetenzen (der Gluu-Assistent kann bei beiden Vorschläge machen). Hinweis: Kompetenzen erfordern das HR-Modul-Add-on.
- Speichern Sie, um sie der gemeinsamen Rollenbibliothek hinzuzufügen.
Verwenden Sie die Seite Rollen, um Verbindungen zwischen Rollen, Kompetenzen, Prozessen und Personen zu überprüfen. Exportieren Sie Daten zur Analyse oder für andere Apps:
Eine Rolle außer Betrieb nehmen #
Wenn eine Rolle nicht mehr benötigt wird, setzen Sie sie außer Betrieb, anstatt sie zu löschen. Das Außer-Betrieb-Setzen verhindert, dass die Rolle in neuen Prozessen verwendet wird, während sie für bestehende Prozesse erhalten bleibt, bis Sie bereit sind, sie zu ersetzen.
- Gehen Sie zur Seite Rollen und öffnen Sie die Rolle, die Sie außer Betrieb setzen möchten.
- Klicken Sie auf die Option Außer Betrieb setzen (in den Rolleneinstellungen angezeigt).
- Bestätigen Sie. Die Rolle wird als außer Betrieb markiert und erscheint nicht mehr in der Rollenauswahl für neue Prozesse.
Mehr erfahren: Mit Kompetenzen arbeiten · RACI zur Klärung von Verantwortlichkeiten nutzen
FAQ – Prozessrollen #
Sie benötigen die Berechtigungsgruppe „Rollen verwalten“. Diese wird in der Regel HR-Modul und Process-Excellence-Teams zugewiesen. Sie ist getrennt von „Prozesse verwalten“ – Sie können das eine ohne das andere haben. Bitten Sie Ihren Account-Administrator, sie unter Kontoeinstellungen Berechtigungsgruppen zuzuweisen.
Eine Prozessrolle beschreibt den funktionalen Hut, den eine Person trägt, wenn sie bestimmte Aktivitäten ausführt – die erforderlichen Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten, nicht den Titel im Organigramm. Eine Person kann mehrere Rollen innehaben (z. B. Account Manager und Customer Success Manager). Wenn Rollen funktional statt titelbasiert gehalten werden, sind Prozesskarten über Teams und Organisationsänderungen hinweg wiederverwendbar.
Ja, aber Kompetenzen erfordern das HR-Modul-Add-on. Ohne dieses wird das Kompetenzfeld auf der Rollenseite nicht angezeigt. Mit aktiviertem Add-on können Sie jeder Rolle erforderliche Kompetenzen und Zertifikatsstufen zuweisen und diese dann mit den tatsächlichen Kompetenzen der dieser Rolle zugewiesenen Benutzer vergleichen.
Das Außer-Betrieb-Setzen einer Rolle markiert sie als inaktiv, sodass sie nicht mehr in der Rollenauswahl für neue Prozesse erscheint – sie bleibt jedoch an bestehende Prozesse und Benutzer gebunden, bis Sie sie manuell ersetzen. Das Löschen einer Rolle entfernt sie vollständig. Setzen Sie sie zuerst außer Betrieb, wenn Sie einen kontrollierten Übergang wünschen; löschen Sie sie nur, wenn die Rolle nirgendwo mehr referenziert wird.
Ja. Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Rolle auf das Gluu-Assistent-Symbol, um KI-generierte Vorschläge für Rollenzweck, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen zu erhalten. Die Vorschläge basieren auf dem Rollennamen und Ihrem Kontokontext. Sie prüfen und akzeptieren jeden Vorschlag – nichts wird automatisch übernommen.
Öffnen Sie die Seite „Rollen“ und wählen Sie die Rolle aus. In der Detailansicht der Rolle sehen Sie die Prozesse, denen sie zugewiesen ist, sowie die Benutzer, die diese Rolle innehaben. Nutzen Sie die RACI-Matrix in einzelnen Prozessen, um Rollenverantwortlichkeiten über Aktivitäten hinweg im Detail zu sehen.
