Sådan kommer du i gang med at håndtere nye pandemiske hændelser digitalt på bare en halv dag

Har du en klar og kontrollerbar proces for håndtering af positive sager på din arbejdsplads? Hvis ikke, kan denne artikel hjælpe dig. Den vil hjælpe dig med at håndtere nye sager mere sikkert og med mindre indflydelse på arbejdet.

Efterhånden som antallet af COVID-19-tilfælde voksede, stod flere og flere ledere over for spørgsmålet om, hvordan de skulle håndtere nye tilfælde under en global pandemi og samtidig minimere forstyrrelser. Det handler om at handle hurtigt. Pandemisager håndteres derfor oftest ad hoc, hvilket kan føre til dårlig dokumentation af, hvad der egentlig skete. Hvis noget går galt, og der ikke er tilstrækkelig dokumentation, er der ikke noget spor, der kan bevise, at hver enkelt sag blev håndteret korrekt. For at være på den sikre side vælger mange ledere desuden at sende hele afdelinger hjem, hvis nogen får virus. Det kan være unødigt dyrt, hvis det kun er den smittede persons nære kontakter, der skal sendes hjem og testes. Hvad nu, hvis du kunne køre en vandtæt digital proces hver gang, som ville efterlade et præcist spor af aktiviteter? Det kan du faktisk!

I løbet af få timer kan du få din egen digitale proces op at køre. Det kan hjælpe din organisation med at sikre, at…

• Alle kender deres rolle, og hvad de skal gøre – i den rigtige rækkefølge.
• Hver sag behandles i overensstemmelse med din proces.
• Du har en automatisk rapport til analyse af din indsats.

Er du ny inden for incident management? Lær hvorfor alle virksomheder har brug for et Incident Management System ️

Anslået tidsforbrug: 1-2 time

Kortlæg din proces

Først skal du kortlægge dit procesflow. I bund og grund er en ny pandemi “bare” endnu en hændelse og af samme karakter som en arbejdsulykke eller et brud på it-sikkerheden. Det betyder, at du kan genbruge din nuværende hændelsesstyringsproces.

Kort sagt handler incident management om at minimere den umiddelbare påvirkning og derefter sikre, at det ikke sker igen.

Et eksempel fra Gluu

Nedenfor kan du se en typisk hændelsesstyringsproces, som vi også kan bruge til pandemiske hændelser (den er i øvrigt frit tilgængelig som skabelon, hvis du opretter en Gluu-konto.)

Hvis du vil vide mere om hændelsesrapportering, kan du læse vores artikel ‘Sådan konfigurerer du hændelsesrapportering’ .

Anslået tidsforbrug: 2 timer

Tilføj pandemispecifikke instruktioner og opgaver til din proces

Dernæst skal du sikre dig, at pandemispecifikke instruktioner er inkluderet:

Dernæst kan du tilføje nogle opgaver, der gør dit procesflow målbart og håndgribeligt for de mennesker, der skal udføre det. På den måde kan du gå igennem alle aktiviteterne i din proces og tilføje de opgaver, der er vigtige:

Anslået tidsforbrug: 1 time

Opret nu et caseflow for en pandemisk hændelse

Når dit proceskort er færdigt ud fra, hvordan du vil køre det, og du har instruktioner for hver aktivitet og opgaver, der vil måle, om standarden følges, er det tid til at oprette en “sagsskabelon”. En sagsskabelon er en variation af din hændelsesproces, som kan fungere specifikt for pandemisager. På denne måde kan sådanne hændelser have deres egne opgaver og logik for, hvornår de starter.

Det gør du ved at placere hver aktivitet i den rigtige rækkefølge, omarrangere opgaver og indstilling af nogle som ‘Kritisk’. Med kritiske opgaver kan du først starte andre opgaver, når disse er udført. Det betyder, at alt sker i den rigtige rækkefølge.

I dette eksempel har vi skabt følgende flow:

Anslået tidsforbrug: 1 time

Kør din proces

Nu er du klar til at afprøve din proces. I vores eksempel involverer håndteringen af en hændelse tre roller: En almindelig medarbejder (egentlig hvem som helst i organisationen), en leder og muligvis en specialist (hvis du f.eks. har en Health & Safety-manager).

Du skal føje nogle kolleger til disse roller for at teste det.

Kontroller hvert enkelt tilfælde

Når folk starter nye sager, kan du følge status for hver enkelt sag:

Og hvis du har brug for at rapportere om sagen, kan du hurtigt udskrive en rapport med en nøjagtig status for hver sag:

Håndtering af ændringer og nye retningslinjer

Som du ved, ændres de retningslinjer, som sundhedsmyndighederne udstikker, ofte. Så hvad gør du, når du skal ændre din proces? Du skal blot gå tilbage for at redigere dit flow, tilføje nye opgaver og instruktioner og informere din organisation. Det kan gøres i realtid og på få minutter.

Hvorfor ikke Prøv selv? Du skal blot oprette en gratis 14-dages prøveversion og bruge den medfølgende skabelon til hændelsesstyring til at oprette din egen.

Konklusion

Artiklen fra Gluu beskriver, hvordan virksomheder kan bruge digitale løsninger til at håndtere nye pandemitilfælde i deres organisationer mere effektivt. Den lægger vægt på at udnytte teknologi til risikovurdering, hurtig reaktion, nøjagtig rapportering og løbende læring for at håndtere en pandemi mere effektivt. Denne artikel giver virksomheder vigtige ressourcer og strategier til at forbedre deres pandemihåndteringsprotokoller med datadrevne og praktiske løsninger.

Hyppigt stillede spørgsmål