Sådan kan I håndtere nye COVID-19-hændelser digitalt på bare en halv dag

Har du en klar og kontrollerbar proces til håndtering af positive COVID-19-tilfælde på din arbejdsplads? Hvis ikke, kan denne artikel hjælpe dig med at få det. Det vil hjælpe dig med at håndtere nye sager mere sikkert og med mindre indvirkning på arbejdet.

Efterhånden som antallet af COVID-19-sager vokser, står flere og flere ledere over for spørgsmålet om, hvordan de skal håndtere nye sager, samtidig med at forstyrrelser minimeres. Det handler om at handle hurtigt. COVID-19-sager håndteres derfor oftest som ad hoc. Hvilket kan føre til dårlig dokumentation om, hvad der virkelig skete. Hvis noget går forkert, og der er ikke tilstrækkelig dokumentation, så Der er intet spor til at bevise, at hver sag blev håndteret korrekt. VidereMere, at være på Den sikre side , som mange ledere vælger at sende Hjem hele afdelinger, hvis nogen fanger virussen. Dette kan være unødigt dyrt, hvis: Kun den smittedes nære kontakter skal sendes hjem og testes. Hvad hvis du kunne køre en vandtæt digital proces hver gang Det ville efterlade et nøjagtigt spor af aktiviteter? Du faktisk kan.

Inden for få timer kan du have din egen digitale proces oppe at køre. Dette kan hjælpe din organisation med at sikre, at…

• Alle kender deres rolle, og hvad de skal gøre – i den rigtige rækkefølge.
• Hver sag behandles i overensstemmelse med din proces.
• Du har en automatisk rapport til analyse af din indsats.

Er du ny inden for incident management? Lær hvorfor alle virksomheder har brug for et Incident Management System ️

Anslået tidsforbrug: 1-2 time

Kortlæg din COVID-19-proces

Først skal du kortlægge dit procesforløb. I det væsentlige er et nyt COVID-19-tilfælde ‘bare’ endnu en hændelse og lignende karakter som en arbejdsplads ulykke eller brud på IT-sikkerheden. Det betyder, at du kan genbruge din nuværende hændelsesstyringsproces.

Kort sagt handler incident management om at minimere den umiddelbare påvirkning og derefter sikre, at det ikke sker igen.

Et eksempel fra Gluu

Nedenfor kan du se en typisk hændelseshåndteringsproces, som vi også kan bruge til COVID-19-hændelser (thansForresten er frit tilgængelig som skabelon, hvis du oprette en Gluu konto.)

Hvis du vil vide mere om hændelsesrapportering, kan du læse vores artikel ‘Sådan konfigurerer du hændelsesrapportering’ .

Anslået tidsforbrug: 2 timer

Føj COVID-19-specifikke instruktioner og opgaver til din proces

Dernæst skal du sikre dig, at COVID-19-specifikke instruktioner er inkluderet:

Dernæst vil du måske tilføje nogle opgaver, der gør dit procesforløb målbart og håndgribeligt for de mennesker, der skal gøre dette . På denne måde kan du fortsætte gennem alle aktiviteterne i din COVID-19-proces , og tilføj de opgaver, der er vigtige :

Anslået tidsforbrug: 1 time

Opret nu et sagsflow for COVID-19-hændelser

Når dit proceskort er færdigt baseret på, hvordan du vil køre it, har du instruktioner til hver aktivitet og opgaver, der måler, om standarden følges, det er tid til at oprette en ‘sagsskabelon’. En sagsskabelon er en variation af din hændelsesproces, der kan fungere specifikt for COVID-19-tilfælde. På denne måde kan sådanne hændelser have deres egne opgaver og logik for, hvornår de starter.

Det gør du ved at placere hver aktivitet i den rigtige rækkefølge, omarrangere opgaver og indstilling af nogle som ‘Kritisk’. Med kritiske opgaver kan du først starte andre opgaver, når disse er udført. Det betyder, at alt sker i den rigtige rækkefølge.

I dette eksempel har jeg oprettet følgende flow:

Anslået tidsforbrug: 1 time

Kør din COVID-19-proces

Nu er du klar til at prøvekøre din proces. I vores eksempel involverer håndteringen af en COVID-19-hændelse tre roller: En almindelig medarbejder (enhver i organisationen, virkelig), en leder og muligvis en specialist (hvis du f.eks. Har en sundheds- og sikkerhedschef).

Du skal føje nogle kolleger til disse roller for at teste det.

Kontroller hvert enkelt tilfælde

Når folk starter nye sager, kan du spore status for hver af sagerne:

Og hvis du har brug for at rapportere om sagen, kan du hurtigt udskrive en rapport med en nøjagtig status for hver sag:

Håndtering af ændringer og nye retningslinjer

Som du Godt ved, at de retningslinjer, som sundhedsmyndighederne giver, ofte ændres. Så hvad gør du, når du skal ændre din proces? Derefter skal du blot gå tilbage for at redigere dit flow, tilføje nye opgaver og instruktioner og informere din organisation. Dette kan gøres i realtid og på få minutter.

Hvorfor ikke Prøv selv? Du skal blot oprette en gratis 14-dages prøveversion og bruge den medfølgende skabelon til hændelsesstyring til at oprette din egen.