Hvordan en procesarkitektur holder skuden flydende

At have en procesarkitektur eller et proceshierarki – et visuelt skema over alle de arbejdsprocesser, der foregår i en virksomhed – kan virke som ‘overkill’. Sandheden er imidlertid, at et svimlende antal virksomheder sejler blindt.

Forestil dig et øjeblik et verdenssejlerhold, som Emirates Team New Zealand, vindere af den 35. America’s Cup, der ikke har nogen idé om, hvordan de forskellige dele af yachten er designet eller fremstillet, og ingen anelse om, hvordan træningen og testen vil foregå. De besluttede bare at sætte tingene i gang og stole på, at det hele vil være glat sejlads. Chancerne er, at de ville have dykket meget oftere, ikke?

Det er mærkeligt, at noget så åbenlyst afgørende for et sportsholds succes – eller for den sags skyld for militærets, politiets, brandvæsenets, skadestuens osv. funktion – så ofte bliver mødt med et stort, kollektivt skuldertræk blandt ejerne af små og mellemstore virksomheder. Hvorfor?

“Sejlads kræver styring af alle systemer på båden plus alle kontroller på båden, mens man vurderer vejret og navigationen. Det er at planlægge alt til en fin detaljeringsgrad og foretage de nødvendige justeringer på samme tid, som tingene ændrer sig.”

–Anonym

Stop lige, hvad er en procesarkitektur?

Når du bygger en yacht, hvis du ikke bygger efter en plan, er chancerne for, at du har brug for et par spande, når du kommer ud på havet. Procesarkitektur er en arkitektonisk plan, der viser alle de arbejdsprocesser, der understøtter virksomheden. Det viser, hvordan processer passer sammen for at understøtte virksomhedens mission.

Proceshierarki

En procesarkitektur er en arkitektonisk plan, der viser alle de kritiske forretningsprocesser, der understøtter en virksomheds strategi. Læs mere på Ashridges hjemmeside.

Okay, så hvorfor bruges de ikke af alle virksomheder?

Interessant nok bruges de normalt i it-verdenen til at skabe systemer. Og mange store virksomheder bruger dem i deres it-afdelinger, selvom de normalt er begravet eller skjult. Små og mellemstore virksomheder bruger dem generelt ikke. I nogle tilfælde kan de have et ISO-baseret ledelsessystem – dokumentation, der beskriver, hvordan arbejdet styres – men det er noget, de fleste virksomheder har brug for, uanset om de ønsker et ISO-certifikat eller ej. Så hvorfor savnes de så ofte?

1: For meget tavs viden

Mange ledere er så fordybet i deres arbejde og virksomheden, at de ikke længere tager sig tid til at reflektere over, hvordan tingene faktisk gøres. Alt er blevet ‘naturligt’. De antager (gør en røv ud af dig og mig), at alle på holdet kender gameplanen så godt som de gør. De kan ikke længere se skoven gennem træerne. Og det er netop derfor, de har brug for en procesarkitektur. Det er meget godt at sejle videre i godt vejr uden en plan, men hvis du sigter mod ydeevne eller har brug for at klare en storm, har du brug for alle hænder på dæk og for at vide præcis, hvem der gør hvad og hvordan.

2: “Nej, de er kun for de store spillere.”

Det er alt for ofte, hvad mindre virksomheder siger om proceshierarkier. De siger, at de giver mening for en stor virksomhed med en kompleks organisation, men ikke for en mindre virksomhed, hvor alt, hvad der foregår, er lettere at forstå. Sludder! Det betyder ikke noget, hvilken størrelse båden er, om det er en slup, en ketch, en skonnert eller et krydstogtskib, hvis du er bekymret for ydeevne og udholdende elementerne, så skal alle ombord vide, hvem der gør hvad, hvornår og hvordan. Der er ingen grund til at tro, at det skulle være anderledes for en lille til mellemstor virksomhed. Jo hårdere konkurrencen og markedet eller industrien er, jo vigtigere er de faktisk.

3: Proceshierarkier har ikke været brugervenlige – før nu

Hvis du googler “procesarkitektur”, vises nogle af de kedeligste billeder, man kender. Gamle billeder fra en gammel tid, hvor proceshierarkier ofte blev lavet af én person og ikke kunne deles eller samarbejdes om af resten af teamet. Som et resultat førte proceshierarkier korte og brutale liv, døde som fluer og for evigt glemt. Det var forfærdelige tider. Men nu har det aldrig været nemmere at designe, dele og samarbejde om en procesarkitektur. Det er faktisk det, Gluu handler om.

Sikring af en profitabel rejse

Alle virksomheder sigter mod at forbedre deres præstationer, og alle sigter mod at udholde de uundgåelige op- og nedture. Procesarkitektur er den store billedplan, du altid kan vende tilbage til. For at finde ud af præcis, hvordan en bestemt proces håndteres. Når du har kortlagt alle dine processer, selvfølgelig. Dette undgår dobbeltarbejde, ineffektivitet og holder viden inde i virksomheden, uanset personaleændringer. Uanset hvad der blæser din vej, ved du, hvad der skal gøres.

Hvis du er klar til at springe i vandet, har vi lavet en trin-for-trin guide til oprettelse af et proceshierarki.

Konklusion

Konklusionen er, at proceshierarkiet er essentielt i enhver virksomhed for at opretholde en gnidningsfri drift. Det giver en klar forståelse af organisationens drift, de nødvendige opgaver og de ansvarlige teams eller enkeltpersoner. Uden et velstruktureret proceshierarki kan en virksomhed opleve ineffektivitet, forvirring og potentiel fiasko. Omvendt gør et veldefineret proceshierarki det lettere at opnå effektiv ledelse, effektiv opgavefordeling, forbedret kommunikation og generel succes med at nå forretningsmålene. Desuden kan virksomheder med hjælp fra Gluus løsninger problemfrit udvikle og integrere et proceshierarki i deres organisationsstruktur for at forbedre workflow og produktivitet. Uanset virksomhedens art eller størrelse er et velstruktureret proceshierarki et integreret driftselement.

Hyppigt stillede spørgsmål