Hvorfor ERP-implementeringer fejler (og hvorfor brugen af Gluu kan mindske denne risiko)

Undersøgelser viser, at de fleste ERP-implementeringer slår fejl. Et konsulentfirma har analyseret mere end 1.000 projekter og fundet ud af hvorfor. I denne artikel vil jeg opsummere og reflektere over hver enkelt årsag og undersøge, om en mere forretningsprocescentreret tilgang med Gluu kan mindske risikoen for fejl.

Jeg faldt over en video af Eric Kimberling, en specialiseret rådgiver i ERP-implementeringer, hvor han og hans team har analyseret årsagerne til, at ERP ikke fungerer. Jeg har reflekteret over de fire vigtigste nedenfor (hvor du også finder videoen, hvor Eric opsummerer disse fiaskoer). Det ser ud til, at alle årsager kan undgås med ordentlig planlægning, forberedelse og en forretningsprocescentreret tilgang.

Leder du efter noget andet? Udforsk disse relaterede artikler:

• Kapacitet til at muliggøre ERP-implementering
• ERP-projektleder

Årsag nr. 1: Urealistiske forventninger

Den første grund er, at ledelsen simpelthen for ofte har urealistiske forventninger. De starter med at undervurdere, hvor svært det er at nå frem til forretningsværdien.

Senere i projektet, når ledelsen endelig indser, at indsatsen vil tage længere tid end planlagt, bliver vigtige leverancer skåret væk og reduceret, f.eks. immaterielt arbejde som test og forandringsledelse. Selvom det kan resultere i, at den officielle go-live-deadline overholdes, skubber det blot problemerne ind i implementeringsfasen, hvor omkostninger og konsekvenser helt kan opveje de oprindelige besparelser. Som at pisse i bukserne for at holde varmen, for at sige det lige ud.

Eric Kimberlings råd til at undgå dette? Tilføj masser af slæk og buffer i både bemanding og budgetter.

Hvorfor brugen af Gluu kan mindske denne risiko:

En af grundene til, at forventningerne er urealistiske, er, at ledelsen ofte ikke ved, hvordan deres virksomheds forretningsprocesser fungerer (hvis de overhovedet er dokumenteret og følges). Kombiner det med en overfladisk forståelse af, hvad det nye ERP-system skal kunne, og du har opskriften på en katastrofe.

For at afbøde denne risiko skal ERP-projektlederen være i stand til klart at vise, hvordan forretningsprocessen i virksomheden er i dag. Et proceskort, der afspejler, hvordan medarbejderne udfører deres arbejde, er nødvendigt for dette.

Når denne forståelse af forretningsprocessen er på plads, skal du tydeligt vise, hvilke specifikke aktiviteter der vil blive understøttet af hvilke dele af ERP-systemet. Ideelt set skal du kunne gå ind i standardprocedurerne for hver aktivitet i en proces og vise præcis, hvornår og hvordan ERP-systemet vil blive brugt.

Gluu forvandler hver forretningsproces til et samarbejdscenter, hvor forretningsinteressenter og it-medarbejdere kan mødes for at diskutere netop dette. Den lader dig også…

• Vis projektets omfang ved at angive, hvilke forretningsprocesser der vil blive understøttet i hver fase.
• Administrer hver proces iterativt, efterhånden som arbejdet skrider frem, så eventuelle ændringer i omfanget bliver formelt aftalt og resulterer i budget- og planlægningsjusteringer.

Årsag nr. 2: Ikke nok tid og kræfter brugt på forhånd

Begejstringen for det nye system er den næste hovedårsag til, at ERP-implementeringen mislykkes. ERP-softwarens sælgere gennemgår træning for at begejstre ledelsen for alle de nye muligheder.

Eric Kimberling mener, at udvælgelsen af software skaber begejstring og resulterer i, at mange virksomheder springer for hurtigt ud i implementeringen. Dette forstærkes yderligere af abonnementsbaserede licensmodeller, hvor leverandørerne først bliver betalt, når brugerne kommer ombord, kan jeg tilføje.

Hans råd:

Som en del af dette er ledelsen nødt til at definere klare mål. Er du på udkig efter en bedre medarbejderoplevelse? Mere effektiv drift? Hvad er målsætningerne?

Hvorfor brugen af Gluu kan mindske denne risiko:

Når virksomheden definerer og bliver enige om sine forretningsprocesser, og hvordan det nye ERP-system skal understøtte dem, bliver denne risiko også imødegået.

Gluu lader ERP-projektledere…

• Opret et proceskatalog, og tag de processer, der er i scope.
• Tildel de rigtige procesejere til at kortlægge hver enkelt forretningsproces.
• Gør hver proces til et knudepunkt for tilpasning mellem forretningsbrugere og ERP-implementeringsteamet.

Når du først har logget en proces, vil den være et blueprint for f.eks. kontraktbilag og senere for testcases.

Årsag nr. 3: Manglende vision og tilpasning fra ledelsens side

Undersøgelsen viser, at lederne ofte ikke har en klar vision for ERP-implementeringen. Det kan skyldes den almindelige årsag, at…

“Vi er nødt til at migrere, da vores gamle system ikke længere understøttes“

Med en klar forståelse af, hvordan succes ser ud, får projektet medvind, der understøtter implementeringsprojektet.

Hvorfor brugen af Gluu kan mindske denne risiko:

Med et klart proceskatalog, der viser processer og governance, er alt, hvad du behøver, at tildele KPI’er til hver proces.

Eksempel:

I dag tager onboarding af en ny kunde 15 arbejdstimer og 3 uger i gennemsnit. Med vores nye ERP-system sigter vi mod at reducere dette til 5 arbejdstimer og kun 3 dages kalendertid.

Gluu lader dig endda køre processer som cases for at estimere Value Added Time og Elapsed time, så du kan skabe en baseline, som du senere kan teste op imod.

Årsag nr. 4: Dårlig organisatorisk forandringsledelse

Denne er en klassiker, som jeg ikke var overrasket over at finde i forskningen: Forandringsledelse. Eric Kimberling nævner det også som den vigtigste årsag til fiasko.

Det handler om, at virksomhederne underinvesterer i den menneskelige side af forandringen: At få buy-in, involvering, kommunikation og træning.

En undersøgelse foretaget af IBM med 1.500 praktikere inden for forandringsledelse afslører følgende succesfaktorer for forandring:

Hvorfor brugen af Gluu kan mindske denne risiko:

Ved at placere forretningsinteressenter og deres processer i centrum for din implementeringsindsats muliggør du en række af de succesfaktorer for forandring, som både Eric Kimberling og IBM-undersøgelsen peger på:

“Inddragelse af interessenter tidligt”

Gluu placerer forretningens interessenter visuelt som ejere og redaktører af deres egne forretningsprocesser.

“Kommunikerer kontinuerligt, åbent og ærligt”

Det giver også ejere og redaktører mulighed for at inddrage flere interessenter og kommunikere på ét sted på tværs af tid og rum. Højere informationstransparens skaber også åbenhed og tillid i teamet. Alle kan bruge kommentarfunktionen til at give udtryk for bekymringer om emner, der skal tages op.

“At give mulighed for feedback”

Hvis du er nødt til at bruge fysiske workshops, kan du kun involvere et begrænset antal interessenter og brugere. Ved at flytte kommunikationen over på nettet kan du inddrage udvalgte slutbrugere tidligt. Det vil sige repræsentanter for de medarbejdere, der i sidste ende vil være afgørende for det nye ERP-system. Ved at få feedback tidligt kan du løse problemer, før de vokser sig store – og invitere slutbrugerne ind som “medskabere” og gøre dem til en del af dit projekt.

“Aktivering af forandringsagenter”

Hvis du inddrager de rigtige interessenter som procesejere, redaktører eller testere tidligt, har du folk, der kan – og højst sandsynligt vil – fungere som forandringsagenter, når du går live. Hvorfor? Fordi de føler sig involveret i projektet, da de har modtaget information og haft indflydelse.

Konklusioner

Sammenfattende er der forskellige udfordringer, der forhindrer ERP-succes. Gluu leverer en løsning, der tilbyder et klart proceskatalog, tilpasser interessenter og letter gennemsigtig kommunikation. Platformens funktioner, som proceskortlægning og samarbejdshubs, løser vigtige implementeringsudfordringer, hvilket gør Gluu til et strategisk valg for succes.

Hyppigt stillede spørgsmål