Hvor Gluu virker bedst

Der vil altid være en diskussion om værdien af at indføre ny software i en virksomhed. Opfattet værdi, forventet værdi, fremtidig værdi og tidslinjer for den reelle værdi. Vi holder nogle gange foredrag om dette emne, og denne artikel er et destillat af en Q&A og de diskussioner, der fulgte efter et af disse foredrag.

Præmissen er enkel: “Hvis jeg har 100 gentagelser af en proces hver dag – er det så ikke irriterende at bruge Gluu og klikke på “Completed” på hver opgave i samme process?” Svareter selvfølgelig: “Ja – det lyder som spild af tid – det skal du ikke gøre“.

Men hvis det er en kritisk proces, og du faktisk har brug for bevis for hver eneste gang, det sker om dagen, for at tilfredsstille en revisor eller det juridiske team – så bliver svaret et klart: “Måske!”

Når man indfører kritikalitet i ligningen, bliver det lidt sværere at give et enkelt svar, for så er der et felt af muligheder inden for: “Høj eller lav repeterbarhed” og “høj eller lav kritikalitet”. Og der er endda mange gråzoner i det felt. Denne artikel vil diskutere den spillebane.

I den nedre ende af spørgsmålet har vi: “Hvad med opgaver, der forekommer sjældent? “ Det er “ad hocs”, og det giver ikke meget mening at registrere dem i Gluu, da de aldrig vil blive gentaget. I hvert fald hvis du nemt kan bevise, at de er udført korrekt og efter virksomhedens bedste standarder. Men det kræver dygtige medarbejdere snarere end gode processer. Hvis du kan gemme beviserne i en e-mail eller på Sharepoint, er det fint. Hvis ikke, kan du overveje at bruge Gluu til at gemme beviser.

Desuden er opgaver med lav kritikalitet, som udføres mere end én gang, noget, du bør overveje, om du vil dokumentere. Der findes måske en tjeneste til det derude, men fra et forretningsperspektiv bør du overveje, om du kan undgå dem.

Tilbage til det oprindelige spørgsmål: De processer, der gentages 100 gange eller mere om dagen, kan dokumenteres i Gluu, men du bør kraftigt overveje at automatisere den pågældende forretningsproces fuldt ud. ERP-systemer er nok det bedste valg til dette.
Og selv for den konklusion er der et men: Det kan stadig give mening at kortlægge og oprette den højfrekvente proces (vel vidende at folk ikke vil følge den til punkt og prikke hver gang), hvis du har den til trænings- og uddannelsesformål. Nye medarbejdere kan drage fordel af at forstå, hvordan man gør det og derefter starte derfra.

Så der er både en øvre og en nedre grænse.

Hvor er det søde sted at bruge Gluu?

Gluu sweet spot er i området “rimeligt kritisk” og “oftere end én gang” – “men ikke super ofte”. Det kræver en visualisering:

Gluu giver dig mest værdi inden for semi-automatiseringsområdet. Og alle digitale transformationsrejser vil på et tidspunkt være inden for dette område. Nogle bevæger sig i retning af automatisering, andre gør ikke – og det er helt fint. Tæt på fuld automatisering er der endda RPA som en god mulighed, så du behøver ikke at udelade en mulighed, bare fordi du bruger en anden.

Virksomheder udvikler sig, og det bør deres it-landskaber også. Hvis du tager viden fra din kundes halvautomatiske processer som input til et ERP-udbudsprojekt, vil du have en meget stærkere definition af, hvad der er brug for. Vil du vide mere om RPA? Du kan læse Sådan sætter du RPA op i vores artikel.

Fordelene ved semi-automatisering

I dag er det ikke længere en mulighed ikke at automatisere sine processer (til en vis grad). Men organisationer tror ofte, at de kun får fuld værdi med fuld automatisering: lavere lønomkostninger og øget produktion.

Deter en meget almindelig misforståelse.

Vi har set mange organisationer, som kaster sig ud i fuld automatisering af forretningsprocesser med en stor IT-softwareløsning til at understøtte det. Mange glemmer, at når man først har implementeret en it-løsning, er man nu prisgivet de funktioner, som softwaren tilbyder. Hvad nu, hvis dit problem ikke kan løses der? Eller at ændringer udefra påvirker kravene til din leverance – og at den software, der plejede at passe perfekt, nu ikke kan levere?

Implementering af nye IT-systemer (som regel ERP ) er normalt et enormt spring i digitaliseringsrejsen. Men de ændrer spørgsmålet fra: “Hvilket forretningsproblem ønsker du at løse?” til “kan du få dit problem til at passe ind i det, som IT-systemet kan levere?”.

At holde tingene halvautomatiserede giver en masse værdi:

1. holder dine forretningsprocesser fleksible
2. giver plads til løbende forbedringer

Hvis det er her, din organisation er på vej hen eller allerede er, er Gluu en fantastisk løsning for dig.

Afsluttende tanker

Der er bestemt grænser for halvautomatisering. Du skal ikke klikke på “Jeg har fuldført opgaven” 1000 gange om dagen. Det er den øvre grænse. Mellem “halvautomatisk n” og “fuld automatisering” er der potentielle fordele ved at bruge RPA til at bære en del af arbejdsbyrden .

Og brug ikke din tid på at definere en proces eller opgave for et problem, der kun skal løses én gang. Det er den nedre grænse. At vurdere kritikalitet kræver kritisk tænkning. Hvis du har brug for vores erfaring, så tøv ikke med at kontakte os og bestille en demo med Gluu.

Hyppigt stillede spørgsmål