Argumenter for løbende forbedringer

Mange forandringspraktikere på LinkedIn synes at være enige om, at løbende forbedringer i de fleste tilfælde er en overlegen strategi for at sikre en bæredygtig omstilling. Dette indlæg vil undersøge sagen for løbende forbedringer.

Mit sidste blogindlæg “A Big Push or Continuous Improvement?” udforskede de antagelser, som de fleste store push-transformationsbestræbelser hviler på. Kort sagt er disse antagelser sjældent på plads. Efter at have sendt bloggen startede jeg diskussioner om dette emne i forskellige forandringsgrupper på LinkedIn. Disse diskussioner afslørede en række gode indsigter. F.eks. om faldgruberne ved en Big Push-indsats og risiciene ved både dette og løbende forbedringer:

“Jo større brag, jo højere ekko. For enhver handling er der en lige så stor og modsatrettet reaktion. Løbende forbedringer giver mulighed for mere adaptive reaktioner. Men brændende platforme slukkes bedst hurtigt.”
Gerhard Friedrich i en LinkedIn-diskussion.

“Pludselige ændringer kan skabe masseforvirring og angst, mens løbende forbedringer kan resultere i “lammende analyse”, hvilket også resulterer i masseforvirring og angst.”
Juanita Rodriguez

Konsensus fra diskussionerne er, at løbende forbedringer er den eneste tilgang, der bringer ægte, bæredygtig transformation. Men når det kommer til den indledende ændring , gøres dette bedre hurtigt i en tilgang, der ligner et stort, synligt skub – især for store, ambitiøse forandringsprogrammer. Så meget mindre Big Push og meget mere “Steady Pull” end hvad der normalt ses.

Inspireret af alle de indsigtsfulde kommentarer vil jeg nu argumentere for løbende forbedringer ved hjælp af ADKAR fra det forrige indlæg (groft oversat fra ProScis ADKAR-model):

Bevidsthed: Alle skal være opmærksomme på formålet og være i stand til at relatere det til deres egne job

Hvis en topleder klart annoncerer en stor indvirkning, ændres der i hele virksomheden (f.eks. en ny strategi og organisationsstruktur), end den generelle bevidsthed øges. Udsendelse af meddelelser fra ledende medarbejdere synes imidlertid kun at være nyttig til at øge det oprindelige bevidsthedsniveau. De kan ikke sikre bevidsthed på et individuelt rolleniveau, f.eks. ved at besvare spørgsmålet “hvad skal jeg gøre anderledes i morgen?” Dette kræver meget mere målrettede og kontekstuelle meddelelser i løbet af overgangen. En sådan oplysningskommunikation bør baseres på tiltrækning snarere end push, hvis resultatet af løbende forbedringer skal være effektivt.

Ønske: Folk skal ønske forandringen

Nogen sagde engang: “Den eneste, der kan lide en forandring, er en baby med en våd ble.” Hvis dette er sandt, kan vi være nødt til at nedtone selve ændringen. En måde er at fokusere på overgangen og den personlige udvikling, der potentielt ligger forude for den enkelte.

I sin bog “Managing Transitions” understreger William Bridges pointen med at etablere et fælles grundlag, før man går i gang med forandring. Hvis et centralt team har kortlagt forretningsprocesser med deres egne opfattelser af den aktuelle tilstand, mens folk i frontlinjen har forskellige opfattelser, vil det være meget svært at lukke kløften mellem den nuværende tilstand og en tilsigtet fremtidig tilstand. Hvis vi i stedet fokuserer på at etablere en fælles forståelse af den nuværende tilstand, før vi starter på en overgang, vil det give folk fælles referencepunkter for deres udviklingsrejser. Med en fælles forståelse ville folk have et fælles sprog at bruge, når de deler tanker og overvinder vanskeligheder. Hvis det går godt, vil de endda nå frem til en fælles forståelse af behovet for forandring. Dette vil øge deres ønske om forandring.

For at etablere dette fælles grundlag bliver holdet nødt til at træde et skridt tilbage. Dette virker kontraintuitivt, hvis organisationen er en brændende platform. Bedre opladning forude.

Viden: Folk skal vide, hvordan de skal opføre sig anderledes

Kan du svare på spørgsmålet “Hvad skal jeg gøre anderledes?” for hver eneste person i organisationen? Næppe. Måske skulle du ikke engang prøve. Ekspertkonsulenter, der kortlægger forretningsprocesser i fem niveauer og skriver arbejdsinstruktioner, har tendens til at mislykkes, hvis arbejdet ikke er meget forudsigeligt og gentagende. Det meste arbejde er ikke.

Hvorfor ikke i stedet stoppe dokumentationen på et ret højt niveau og lade erfarne medarbejdere definere deres egne måder at arbejde på? Eksperter har tendens til at skabe komplekse løsninger til at hjælpe enkle problemer. De mennesker, der udfører arbejdet hver dag, kan basere deres løsninger på stiltiende viden opnået gennem erfaring. De kommer ofte med enklere løsninger. Dette engagement ville også øge deres følelse af ejerskab.

Evne: Folk skal være i stand til at oversætte dine nye instruktioner til deres daglige arbejde

Hvis vi antager, at folk er opmærksomme på forandringen og ønsker overgangen på et individuelt niveau, hvorfor er det så lettere at hæve vidensniveauet gennem løbende forbedringer? Jeg tror, at svaret ligger i en forståelse af, hvordan en effektiv videnoverførsel sker. De fleste Big Push-overgange inkluderer intensive træningsperioder. Et stort antal mennesker trænes i at bruge nye systemer under et formaliseret kursus. De understøttes derefter af leadbrugere. Selvom denne tilgang kan være fornuftig for at få overgangen i gang, har ledere en tendens til at undervurdere udfordringen med at tilpasse det nye system og forretningsprocessen til individuel daglig forretningspraksis. Vi ved alle, hvor svært det er at ændre vores personlige, daglige rutiner. Brug af et nyt system hver dag er ikke anderledes.

Her kan en gradvis, en proces ad gangen tilgang fungere bedre til at øge folks evner.

Forstærkning: Du skal styrke ny adfærd for at sikre en bæredygtig omstilling

Hvis indsatsen har været fokuseret på at overføre et par processer i stedet for alt på én gang, er det mere sandsynligt, at du ser tidlige resultater og succeshistorier. Disse kan tydeligt demonstrere fordelene ved overgangen. Tænk på en person, der ønsker at ændre sin livsstil. Han kan drage fordel af at fokusere på motion først og derefter bruge de første små succeser til at brænde sin overgang. Hvis han forsøger at gå fra “overvægtig og drikker for meget” til “iron man-deltager” i en enkelt indsats, vil han højst sandsynligt mislykkes.

Alt for mange ledere og konsulenter bruger mange måneder på at analysere, kortlægge processer, skabe værktøjer og skrive arbejdsinstruktioner. De forventer derefter en urealistisk stejl indlæringskurve, når materialer udsendes til organisationen. I stedet vil en mere enkel tilgang til løbende forbedringer give mulighed for meget mindre læringscyklusser gennem inddragelse af mennesker. Involvering skaber en følelse af ejerskab, der gør forstærkning meget lettere.

Løbende forbedringer kræver den rigtige tilgang

Så der synes at være stærke argumenter for en tilgang med fokus på løbende forbedringer. Det ser ud til at matche menneskelig adfærd bedre. Det har dog stadig sine egne risici. Jeg kan komme i tanke om følgende:

• Kontinuerlige forbedringer risikerer at falde under radaren. Det er simpelthen sværere at opretholde ledelsessponsorater, når fokus er på at støtte individuelle overgange på lavere niveauer.
• Det kræver en kultur, der kan holde fokus og fremdrift. Organisationer har ofte et stærkt skel mellem en “projekttilstand” og en “driftstilstand”. Overgange lever i de projektbaserede dele af organisationen. Dette gør det vanskeligt at vende ændringer, der introduceres gennem et projekt, til en reel kontinuerlig forbedringsindsats, der er indlejret i resten af organisationen.
• Det kræver disciplin at holde en kontinuerlig forbedringscyklus i gang. Folk går nogle gange ind i “analyselammelse”, og så går overgangen langsommere eller stopper.

Måske kræver det for meget af de fleste organisationer at bruge løbende forbedringer effektivt (med korte opmærksomhedsspændvidder)? Den organisatoriske kapacitet skal bestemt være ret høj. Vittigheden her er den nye energi, der vil blive frigivet fra at involvere og engagere mennesker. Mange virksomheder synes at have mindre kapacitet end summen af medarbejdernes individuelle evner. Dette repræsenterer et kæmpe potentiale, der kan forløses med den rigtige tilgang til at involvere mennesker i omstillingen.

Klar til at starte i din virksomhed?

Vores Process Success Guide indeholder en komplet trin-for-trin guide til oprettelse af din egen procesforbedringsplan.

Hyppigt stillede spørgsmål