Einen Prozess veröffentlichen und pflegen

Ziel: Kontrollieren Sie die Sichtbarkeit, verwalten Sie Eigentümer/Bearbeiter und stellen Sie Versionen wieder her, um Prozesse akkurat und nutzbar zu halten.

Eigentümer/Editoren bearbeiten #

Jeder Prozess kann von einer separaten Benutzergruppe verwaltet werden. Standardmäßig ist der Prozess Eigentum des ursprünglichen Erstellers, aber das Eigentum kann problemlos aktualisiert werden:

Öffnen Sie den entsprechenden Prozess oder die entsprechende Aktivität.
Wählen Sie „Verantwortlichkeiten“.
Schalten Sie den Bearbeitungsmodus ein.
Suchen und fügen Sie Benutzer hinzu oder passen Sie vorhandene an.
Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

Prozesssichtbarkeit #

Um die Prozesssichtbarkeit zu ändern, gehen Sie zu ‚Prozesseinstellungen‘.

Welche Benutzergruppen Ihren Prozess sehen können:

Bearbeiter: Standard für neue Prozesse. Nur für Eigentümer und Bearbeiter sichtbar.
Mitglieder: Sichtbar für Benutzer mit einer oder mehreren Prozessrollen.
Öffentlich: Für alle Benutzer sichtbar (siehe Grundlagen zu Berechtigungen und Sichtbarkeit).

Prozesse können sich auch in verschiedenen Zuständen befinden:

Eingefroren: Für Teilnehmer sichtbar; keine Bearbeitungen erlaubt. Verwenden Sie „Einfrieren“, wenn Sie möchten, dass Benutzer lang laufende Fälle in der aktuellen Version abschließen, während Sie eine neue vorbereiten.
Gelöscht: Nur für Benutzer mit „Prozesse verwalten“ sichtbar. Für eine begrenzte Zeit wiederherstellbar.

Automatisches Speichern #

Gluu speichert automatisch, während Sie bearbeiten, und speichert eine temporäre Sicherung. Änderungen werden langfristig gespeichert, wenn Sie den Bearbeitungsmodus verlassen.

Einen Prozess veröffentlichen #

Durch die Veröffentlichung wird Ihr Prozess für Benutzer sichtbar und es wird ein versionierter Snapshot erstellt. Zum Veröffentlichen:

Öffnen Sie den Prozess im Bearbeitungsmodus.
Klicken Sie auf Version erstellen (oben rechts im Editor).
Folgen Sie dem Assistenten: Benennen Sie optional die Version, fügen Sie Genehmiger hinzu und benachrichtigen Sie Kollegen über die Änderung.
Der Prozess geht live, sobald er veröffentlicht wurde (oder sobald alle Genehmigungen vorliegen, falls Genehmigungen erforderlich sind).

Mehr lesen: Versionierung verwalten · Mit Prozessgenehmigungen arbeiten

Änderungsprotokoll #

Öffnen Sie das Änderungsprotokoll in der Symbolleiste, um Sicherungen und frühere Versionen anzuzeigen. Das Änderungsprotokoll zeigt jede Revision, die seit der Erstellung des Prozesses gespeichert wurde – nutzen Sie es, um zu sehen, wer was wann geändert hat, um Versionen zu vergleichen und frühere Inhalte wiederherzustellen.

Aus früheren Speicherungen wiederherstellen #

Erfordert das Versionierung-Add-on.

Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus.
Öffnen Sie das „Änderungsprotokoll“.
Zeigen Sie eine Vorschau der Sicherung/Revision/Version für die Seite an, auf der Sie sich befinden.
Klicken Sie auf „Attribute zum Wiederherstellen auswählen“.
Wählen Sie aus, welche Attribute wiederhergestellt werden sollen (ausgewählt = vorherige; nicht ausgewählt = aktuelle).

Aktivitäten, die nur in einer Version vorhanden sind, werden beibehalten. Sie können sie später im Editor weiterhin löschen.

Eine bestimmte Aktivität wiederherstellen #

Erfordert das Versionierung-Add-on.

Schalten Sie den Bearbeitungsmodus ein (Prozessdiagramm).
Klicken Sie auf das Symbol zum Wiederherstellen der Aktivität.
Wählen Sie die Aktivität aus, die Sie wiederherstellen möchten.
Platzieren Sie sie an der richtigen Position.

FAQ – Einen Prozess veröffentlichen und pflegen #

Was ist der Unterschied zwischen dem Speichern eines Entwurfs und dem Veröffentlichen?

Durch das Ausschalten des Bearbeitungsmodus werden Ihre Änderungen als Entwurf gespeichert – der Prozess ist nur für Eigentümer und Editoren sichtbar. Die Veröffentlichung (über „Version erstellen“) erstellt eine formale Version und macht den Prozess für alle Benutzer mit Zugriff live. Jede veröffentlichte Version wird im Änderungsprotokoll gespeichert und kann angezeigt oder wiederhergestellt werden.

Was bedeutet „Einfrieren“ und wann sollte ich es verwenden?

Ein eingefrorener Prozess ist für seine Teilnehmer sichtbar, kann aber nicht bearbeitet werden. Verwenden Sie „Einfrieren“, wenn Sie möchten, dass Benutzer weiterhin lang laufende Fälle in der aktuellen Version abschließen, während Sie parallel eine neue Version vorbereiten. Sobald die neue Version bereit ist, können Sie den eingefrorenen Prozess freigeben oder ersetzen.

Kann ich eine frühere Version eines Prozesses wiederherstellen?

Ja, aber dies erfordert das Versionierung-Add-on. Öffnen Sie bei aktiviertem Add-on das Änderungsprotokoll im Bearbeitungsmodus und verwenden Sie „Attribute zum Wiederherstellen auswählen“, um zu wählen, welche Teile einer früheren Version wiederhergestellt werden sollen. Ohne das Add-on zeigt das Änderungsprotokoll den Verlauf an, aber die Schaltfläche zum Wiederherstellen ist nicht verfügbar.

Was passiert mit einem gelöschten Prozess – ist er dauerhaft weg?

Nein. Ein gelöschter Prozess wird vor regulären Benutzern verborgen, bleibt aber für Benutzer mit der Berechtigung „Prozesse verwalten“ sichtbar. Er kann für eine begrenzte Zeit wiederhergestellt werden. Wenn Sie ihn innerhalb dieses Zeitraums nicht wiederherstellen, wird er dauerhaft entfernt.

Wer kann den Eigentümer oder die Editoren eines Prozesses ändern?

Der aktuelle Prozesseigentümer und jeder Benutzer mit der Berechtigung „Prozesse verwalten“ kann den Eigentümer und die Editoren eines Prozesses aktualisieren. Gehen Sie zum Prozess, wählen Sie „Verantwortlichkeiten“, schalten Sie den Bearbeitungsmodus ein und nehmen Sie Ihre Änderungen vor.

Kann ich eine Genehmigung verlangen, bevor eine neue Version live geht?

Ja. Öffnen Sie die Prozesseinstellungen und aktivieren Sie „Genehmigung erforderlich“. Sie können dies auf „Auto“ (veröffentlicht automatisch, sobald alle Genehmiger zustimmen) oder „Manuell“ (Sie veröffentlichen nach Abschluss der Genehmigungen, wenn Sie bereit sind) einstellen. Sie können auch kontoweite Genehmiger in den Kontoeinstellungen festlegen. Genehmigungen sind Teil des Versionierung-Add-ons. Lesen Sie mehr unter „Mit Prozessgenehmigungen arbeiten“.