Ziel: Kommunizieren Sie Ănderungen, benachrichtigen Sie die richtigen Benutzer und erstellen Sie druckbare PDF-Versionen fĂŒr Prozesse und AktivitĂ€ten.
Neben der Anmeldung sowie dem Suchen und Filtern von Prozessen durch die Benutzer können Sie einen Prozess oder eine bestimmte AktivitĂ€t auch ĂŒber die Funktion âTeilenâ oder eine âPDF-Versionâ freigeben.
Bevor Sie starten #
- Plan: Das Teilen eines Prozesses und das Einladen von Benutzern sind in jedem Plan verfĂŒgbar. Das Erstellen einer PDF-Version erfordert den Advanced Plan.
- Rolle: Jeder mit Zugriff auf einen Prozess kann âTeilenâ verwenden; das HinzufĂŒgen neuer Benutzer oder Editoren kann je nach Ihren Kontoeinstellungen zusĂ€tzliche Berechtigungen erfordern.
- Einrichtung: Keine spezielle Einrichtung erforderlich. Ăffnen Sie einen beliebigen Prozess und klicken Sie auf âTeilenâ, um zu starten.
Prozess teilen #
Gehen Sie zu dem Prozess und klicken Sie im oberen MenĂŒ auf âTeilenâ, um das FreigabemenĂŒ zu öffnen. Hier können Sie Elemente kopieren, um sie in anderen Medien wiederzuverwenden.
Alternativ öffnen Sie den Assistenten âMit Team teilenâ. Damit senden Sie E-Mails an bestehende oder neue Benutzer und können gleichzeitig Personen, die noch nicht Teil des Prozesses sind, Rollen zuweisen.
Mit bestehenden Rollenmitgliedern teilen #
Sie können wÀhlen, ob Sie den Prozess nur mit bestehenden Teammitgliedern oder ausgewÀhlten Personen teilen möchten:
Sie sind fertig, sobald Sie bestehende Teammitglieder oder bestimmte Personen ausgewÀhlt haben, mit denen Sie den Prozess teilen möchten.
Mit neuen Rollenmitgliedern teilen #
Sie können auch neue Benutzer zu Rollen im Prozess hinzufĂŒgen (oder allgemein zu Editoren) und diese in einem einzigen Ablauf benachrichtigen:
Sie können unter bestehenden Benutzern suchen ODER
Sie können E-Mail-Adressen externer Benutzer hinzufĂŒgen und sie zum jeweiligen Prozess einladen.
Sie sind fertig, sobald neue oder bestehende Benutzer Rollen zugewiesen sind und zur Benachrichtigung vorgemerkt wurden.
E-Mails versenden #
Der letzte Schritt erstellt eine Standard-E-Mail, die bearbeitet werden kann.
Klicken Sie auf âE-Mails sendenâ, um Benutzer zur Nutzung Ihres Prozesses einzuladen:
Sie sind fertig, sobald die E-Mails versendet sind und eingeladene Benutzer auf den Prozess zugreifen können.
PDF-Builder #
Mit dem Advanced Plan von Gluu können Sie PDF-Versionen von Prozessen erstellen, die offline genutzt werden sollen, z. B. als Backup. Verwenden Sie dazu den PDF-Builder:
- Klicken Sie auf âPDF-Versionâ.
- WÀhlen Sie die Elemente aus, die Sie einbeziehen möchten.
- Ziehen Sie die Abschnitte, um ihre Reihenfolge festzulegen.
- Klicken Sie auf âDruckenâ, um eine fertige PDF-Datei herunterzuladen.
Klicken Sie auf âAdvanced-Einstellungenâ, um AktivitĂ€ten nach Rollen zu gruppieren (z. B. fĂŒr Onboarding-Material) oder um die PDF-Datei in separate Seiten aufzuteilen, sodass jede AktivitĂ€t ihre eigene Seite hat. Sie können auch QR-Codes einfĂŒgen, die Personen zur aktuellen Online-Version weiterleiten:
Der Bericht zeigt die ausgewĂ€hlten Abschnitte und enthĂ€lt Zeit- und Benutzerstempel sowie QR-Codes fĂŒr den schnellen Zugriff.
PDF-Beispiel:
Sie sind fertig, sobald Sie ein PDF mit den Abschnitten, der Reihenfolge und den von Ihnen gewÀhlten Einstellungen heruntergeladen haben.
FAQ: Prozesse teilen und PDFs erstellen #
Das Teilen eines Prozesses und das Einladen von Benutzern sind in jedem Plan verfĂŒgbar. Das Erstellen einer PDF-Version ĂŒber den PDF-Builder erfordert den Advanced Plan.
âTeilenâ öffnet ein MenĂŒ zum Kopieren von Elementen eines Prozesses zur Wiederverwendung in anderen Medien. âMit Team teilenâ ist ein separater Assistent, der bestehenden oder neuen Benutzern E-Mails sendet und Ihnen ermöglicht, sie im selben Ablauf Rollen im Prozess zuzuweisen.
Ja. Im Assistenten âMit Team teilenâ können Sie unter bestehenden Benutzern suchen oder E-Mail-Adressen externer Benutzer hinzufĂŒgen, um sie zum ersten Mal in den jeweiligen Prozess einzuladen.
Sie wĂ€hlen aus, welche Elemente enthalten sein sollen, und ordnen die Abschnittsreihenfolge per Drag-and-Drop. Mit den Advanced-Einstellungen können Sie AktivitĂ€ten nach Rolle gruppieren (nĂŒtzlich fĂŒr Onboarding-Material) oder das PDF so aufteilen, dass jede AktivitĂ€t eine eigene Seite erhĂ€lt. AuĂerdem können Sie QR-Codes einfĂŒgen, die zurĂŒck zur Live-Online-Version verlinken.
Jeder QR-Code in einem gedruckten Prozess oder einer PDF-Version verlinkt zurĂŒck zur entsprechenden Seite der stets aktuellen Online-Version. Das ist nĂŒtzlich, wenn jemand mit einer gedruckten Kopie arbeitet, aber die aktuellen Anweisungen prĂŒfen muss.
Eine PDF-Version ist fĂŒr die Offline-Nutzung gedacht, z. B. als Backup-Kopie oder als gedruckte Referenz, wenn jemand keinen Online-Zugriff hat. Sie enthĂ€lt Zeit- und Benutzerstempel sowie QR-Codes, sodass sie nachvollziehbar bleibt und sich leicht wieder mit dem Live-Prozess verbinden lĂ€sst.
