Ziel: Externe Teilnehmer sollen zugewiesene Aufgaben erledigen können, ohne die vollständige Gluu-App zu erlernen.
Voraussetzung: Sie müssen ein Prozessinhaber oder -editor sein, um die Schaltfläche Teilen zu sehen.
Was Mitarbeiter sehen #
Externe Benutzer erhalten eine vereinfachte „Gluu Execute“-Ansicht, die nur Fälle mit Aufgaben anzeigt, die ihnen persönlich zugewiesen sind. Sie können Arbeitsanweisungen einsehen, Aufgaben erledigen und Dateien/Bilder anhängen.
Dies ist die Fallübersicht des Mitarbeiters:
Dies ist die Ansicht beim Klicken auf einen Fall:
Möglichkeiten zum Teilen #
Sie können entweder den gesamten Prozess (für lizenzierte Benutzer mit einer Rolle) oder bestimmte Aufgaben (jede E-Mail, kein Konto erforderlich) teilen.
Den gesamten Prozess teilen #
Dies ist nur für lizenzierte Benutzer möglich.
Öffnen Sie den Fall und klicken Sie auf Teilen.
Wählen Sie den Benutzer aus und kopieren Sie dann die generierte URL und den PIN-Code.
Senden Sie die URL an den Benutzer.
Der Benutzer kann nun auf alle Fälle zugreifen, an denen er beteiligt ist.
Eine bestimmte Aufgabe teilen #
Dies kann mit jeder E-Mail geteilt werden:
- Öffnen Sie die Aufgabe und klicken Sie auf das Symbol Teilen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der externen Person ein.
- Wählen Sie aus, was Sie einbeziehen möchten (Aufgabe, Dateien, Arbeitsanweisungen). Klicken Sie auf Advanced settings, um Elemente zu entfernen, die Sie nicht teilen möchten.
- Kopieren Sie den generierten Link und fügen Sie eine Nachricht für den Empfänger hinzu.
- Der externe Mitarbeiter öffnet den Link und wird direkt zu einer vereinfachten Execute-Ansicht weitergeleitet – keine Anmeldung erforderlich. Wenn er kein Gluu-Benutzer ist, werden seine Aktionen anhand der E-Mail-Adresse gespeichert (kein Name in Berichten).
Videoanleitung #
Unten finden Sie eine Webinar-Aufzeichnung mit einem umfassenden Überblick über diesen Anwendungsfall:
