Mål: Lad eksterne deltagere udføre tildelte opgaver uden at skulle lære hele Gluu-appen.
Krav: Du skal være procesejer eller redaktør for at se Del-knappen.
Før du går i gang #
- Plan: Deling af sager og opgaver med eksterne samarbejdspartnere kræver Advanced-planen.
- Rolle: Du skal være procesejer eller redaktør for at se Del-knappen.
- Opsætning: Ingen særlig opsætning for modtageren—en ekstern samarbejdspartner behøver kun linket (og PIN-koden, for fuld procesadgang), du sender dem, og der kræves ingen Gluu-konto.
Hvad samarbejdspartnere ser #
Eksterne brugere får en forenklet “Gluu Execute”-visning, der kun viser sager med opgaver, der er personligt tildelt dem. De kan se arbejdsinstruktioner, udføre opgaver og vedhæfte filer/billeder.
Dette er samarbejdspartnerens sagsoversigt:
Dette er visningen, når man klikker på en sag:
Måder at dele på #
Du kan enten dele hele processen (for licenserede brugere med en rolle) eller specifikke opgaver (enhver e-mail, ingen konto nødvendig).
Del hele processen #
Dette er kun muligt for licenserede brugere.
Åbn sagen og klik på Del.
Vælg brugeren, og kopiér derefter den genererede URL og PIN-kode.
Send URL’en til brugeren.
Brugeren kan nu få adgang til alle sager, de er en del af.
Du er færdig, når brugeren åbner URL’en med sin PIN og kan se alle de sager, de er en del af.
Del en specifik opgave #
Dette kan deles med enhver e-mail:
- Åbn opgaven og klik på Del-ikonet.
- Indtast den eksterne persons e-mail.
- Vælg hvad der skal inkluderes (opgave, filer, arbejdsinstruktioner). Klik på Advanced indstillinger for at fjerne elementer, du ikke ønsker at dele.
- Kopiér det genererede link og tilføj en besked til modtageren.
- Den eksterne samarbejdspartner åbner linket og føres direkte til en forenklet Execute-visning – ingen login påkrævet. Hvis de ikke er en Gluu-bruger, gemmes deres handlinger via e-mailadresse (intet navn i rapporter).
Du er færdig, når modtageren åbner linket og kan udføre den delte opgave uden at logge ind.
Videoguide #
Nedenfor finder du en optagelse af et webinar med en omfattende gennemgang af denne anvendelse:
FAQ – Eksterne samarbejdspartnere #
Deling med eksterne samarbejdspartnere kræver Advanced-planen, da det bygger på sager og opgaver, som i sig selv er Advanced-only funktioner.
Du skal være procesejer eller redaktør for at se Del-knappen. Medlemmer og andre brugere har ikke adgang til deling.
Nej. Deling af en specifik opgave fungerer med enhver e-mailadresse og kræver ingen konto eller login—modtageren åbner bare linket. Deling af en fuld proces er dog kun tilgængelig for licenserede brugere.
De får en forenklet ‘Gluu Execute’-visning, der kun viser de sager med opgaver, der er personligt tildelt dem. De kan se arbejdsinstruktioner, udføre opgaver og vedhæfte filer eller billeder—intet andet i kontoen.
Hvis de ikke er en Gluu-bruger, gemmes deres handlinger efter e-mailadresse i stedet for navn, så rapporter vil vise e-mailen frem for en navngiven bruger.
Ja. Når du deler en specifik opgave, vælger du, hvad der skal inkluderes—opgave, filer, arbejdsinstruktioner—og bruger Advanced indstillinger til at fjerne eventuelle elementer, du ikke ønsker, at modtageren skal se.
