Mål: Lad eksterne deltagere udføre tildelte opgaver uden at skulle lære hele Gluu-appen.
Krav: I skal være procesejer eller redaktør for at se Del-knappen.
Før I går i gang #
- Plan: Deling af sager og opgaver med eksterne samarbejdspartnere kræver Advanced-planen.
- Rolle: I skal være procesejer eller redaktør for at se Del-knappen.
- Opsætning: Ingen særlig opsætning for modtageren. En ekstern samarbejdspartner har kun brug for det link (og den PIN-kode, hvis der gives adgang til hele processen), I sender, og der kræves ingen Gluu-konto.
Hvad samarbejdspartnere ser #
Eksterne brugere får en forenklet “Gluu Execute”-visning, der kun viser sager med opgaver, der er personligt tildelt dem. De kan se arbejdsinstruktioner, udføre opgaver og vedhæfte filer/billeder.
Dette er samarbejdspartnerens sagsoversigt:
Dette er visningen, når I klikker på en sag:
Måder at dele på #
I kan enten dele hele processen (for licenserede brugere med en rolle) eller specifikke opgaver (en vilkårlig e-mailadresse, ingen konto nødvendig).
Del hele processen #
Dette er kun muligt for licenserede brugere.
Åbn sagen og klik på Del.
Vælg brugeren, og kopiér derefter den genererede URL og PIN-kode.
Send URL’en til brugeren.
Brugeren kan nu få adgang til alle sager, de er en del af.
I er færdige, når brugeren åbner URL’en med sin PIN og kan se alle de sager, de er en del af.
Del en specifik opgave #
Dette kan deles med en vilkårlig e-mailadresse:
- Åbn opgaven og klik på Del-ikonet.
- Indtast den eksterne persons e-mail.
- Vælg, hvad der skal inkluderes (opgave, filer, arbejdsinstruktioner). Klik på Advanced indstillinger for at fjerne elementer, I ikke ønsker at dele.
- Kopiér det genererede link, og tilføj en besked til modtageren.
- Den eksterne samarbejdspartner åbner linket og føres direkte til en forenklet Execute-visning uden login. Hvis de ikke er en Gluu-bruger, gemmes deres handlinger med e-mailadressen (intet navn i rapporter).
I er færdige, når modtageren åbner linket og kan udføre den delte opgave uden at logge ind.
Videoguide #
Nedenfor finder I en optagelse af et webinar med en omfattende gennemgang af dette anvendelsesscenarie:
FAQ: Eksterne samarbejdspartnere #
Deling med eksterne samarbejdspartnere kræver Advanced-planen, da det bygger på sager og opgaver, som i sig selv kun er tilgængelige i Advanced-planen.
I skal være procesejer eller redaktør for at se Del-knappen. Medlemmer og andre brugere har ikke adgang til deling.
Nej. Deling af en specifik opgave fungerer med enhver e-mailadresse og kræver ingen konto eller login. Modtageren åbner bare linket. Deling af en fuld proces er dog kun tilgængelig for licenserede brugere.
De får en forenklet ‘Gluu Execute’-visning, der kun viser de sager med opgaver, der er personligt tildelt dem. De kan se arbejdsinstruktioner, udføre opgaver og vedhæfte filer eller billeder, men intet andet i kontoen.
Hvis de ikke er en Gluu-bruger, gemmes deres handlinger med e-mailadresse i stedet for navn, så rapporter viser e-mailadressen i stedet for en navngiven bruger.
Ja. Når I deler en specifik opgave, vælger I, hvad der skal inkluderes (opgave, filer, arbejdsinstruktioner), og bruger Advanced indstillinger til at fjerne eventuelle elementer, I ikke ønsker, at modtageren skal se.
