Mål: Se hvor opgaver vises, udfyld dem (med formularer og filer), og følg sagens fremgang – på web eller mobil.
Denne artikel er skrevet til almindelige brugere, der skal udføre opgaver og udfylde formularer i Gluu.
Før du går i gang #
- Abonnement: Det er muligt for alle brugere på alle abonnementer at fuldføre opgaver og udfylde formularer. Procesgennemgangsopgaver kræver tilføjelsen Versionsstyring.
- Rolle: Der kræves ingen særlig tilladelse for at se eller fuldføre dine egne opgaver. Procesgennemgangsopgaver kan kun oprettes af Procesejere og Redaktører.
- Opsætning: Ingen særlig opsætning – opgaver vises automatisk, når de planlægges eller udløses af sagslogik.
Hvor man finder opgaver #
Opgaver vises for brugere med den rette rolle på det rette tidspunkt. Sagsbaserede opgaver kan også tildeles specifikke brugere.
Du kan finde dine opgaver følgende steder:
I arbejdsoversigter #
Live planlagte opgaver er også fremhævet på Min oversigt:
I venstre menu #
Opgaver > Mine opgaver og Opgaver > Min rolles opgaver i venstre menu:
I mobilappen #
Via Gluus Android/iOS-apps, der lader brugere fokusere på opgaver og arbejdsinstruktioner.
Se kun relevante aktiviteter, instruktioner, opgaver, og udfyld formularer direkte på mobilen. Læs Grundlæggende om mobilapp for mere information.
I sagoversigter #
På sagen Sagoversigt vil du se alle sager, der er synlige for dig. På Min oversigt vil du se aktive sager, du er en del af (fordi opgaver kræver din rolle). Klik på en sag for at se:
- Sagsoversigt (udfoldet): aktiviteter og opgaver.
- Kalender: brugt tid. Afsluttede opgaver (grøn) = aktivering til afslutning; Åbne opgaver (orange) = tid siden aktivering.
- Feed: alle kommentarer under sagen.
- Avatar: Hold musen over en avatar for at se opgaver tildelt den specifikke bruger.
Arbejd med opgaver #
Når en opgave starter (på det planlagte tidspunkt eller når sagens logik udløser den), vises den på listen over opgaver.
For at vælge eller fuldføre opgaven:
- Klik på opgaven.
- Vælg afspilknappen for at sætte opgaven til I gang eller klik på Indsend for at fuldføre.
- Vælg Ikke relevant hvis nødvendigt ved at klikke på pilen ved siden af Indsend.
Hvis du vælger afspilknappen, vil opgaven automatisk blive tildelt dig og vises for andre som i gang.
Når opgaven er fuldført, vil et klik på opgaven vise dig detaljerne om, hvem der afsluttede opgaven, og hvornår. Du er færdig, når opgaven ikke længere vises på din liste over åbne opgaver.
Genstart en afsluttet opgave #
- Åbn den afsluttede opgave.
- Klik på genstart.
- Opdater informationen.
- Afslut opgaven igen.
Du er færdig, når opgaven viser de opdaterede oplysninger og de nye fuldførelsesdetaljer.
Vedhæft eller fjern fotos/filer #
- Åbn opgaven > Filer og billeder.
- Klik på Vedhæft filer eller Vælg eller slip fotos (mobil: vælg fra bibliotek eller tag foto).
- For at fjerne, klik på skraldespandsikonet på filen/fotoet eller åbn Vedhæft filer og fravælg.
- Du kan tilføje/fjerne filer selv efter afslutning.
Du er færdig, når filen eller billedet vises på opgavens liste over Filer og billeder.
Fotos, der tilføjes under udførelsen, vises i sagsrapporter. Få mere at vide: Administrer tilbagevendende og sagsbaserede opgaver.
Tilføj procesgennemgangsopgaver #
Procesgennemgangsopgaver kræver tilføjelsen Versionsstyring. Kun procesejere og redaktører kan oprette dem.
Du kan planlægge tilbagevendende gennemgangsopgaver direkte på en proces — uden at forlade Gluu. Det er nyttigt til at planlægge og følge op på, hvornår en proces skal gennemgås, opdateres eller godkendes.
Procesgennemgangsopgaver fungerer på samme måde som opgaver på aktiviteter: de understøtter formularer, filer, betingelser og en planlægger.
Sådan tilføjer du en procesgennemgangsopgave #
- Åbn processen i Gluu.
- Gå til fanen Opgaver i venstre menu.
- Klik på + Tilføj procesgennemgangsopgave i topbjælken.
- Konfigurer opgaven — navn, formular, betingelser og planlægger — som du ville gøre på en opgave på aktivitetsniveau.
- Gem opgaven.
Du er færdig, når opgaven vises på processens liste over opgaveskabeloner.
Opgaven vises i listen over opgaveskabeloner sammen med eventuelle eksisterende opgaver for processen. Brug kolonnen Planlægger til at opsætte tilbagevendende gennemgangsintervaller.
Procesejere og redaktører kan administrere alle procesgennemgangsopgaver. Fuldførelse følger samme flow som enhver anden opgave i Gluu.
FAQ – Brug af opgaver og formularer #
Dine opgaver vises fire steder: fremhævet på Min oversigt, under Opgaver > Mine opgaver og Opgaver > Min rolles opgaver i venstre menu, i Gluu-mobilappen og inde i hver sags Sagsoversigt.
Nej. Det er muligt for alle brugere på alle abonnementer at fuldføre opgaver og udfylde formularer, og der kræves ingen særlig tilladelse – du skal blot have den rolle, som en opgave kræver. Tilføjelse af procesgennemgangsopgaver kræver tilføjelsen Versionsstyring og er begrænset til Procesejere og Redaktører.
Opgaven tildeles automatisk til dig og sættes til I gang, og andre brugere ser den som I gang, indtil du indsender den. Hvis en opgave ikke er relevant, kan du bruge pilen ved siden af Indsend til i stedet at markere den som Ikke relevant.
Ja. Åbn opgavens sektion Filer og billeder, og vælg Vælg eller slip billeder på desktop, eller vælg fra dit fotobibliotek eller tag et nyt billede på mobil. Filer og billeder kan tilføjes eller fjernes, selv efter at opgaven er fuldført.
Ja. Åbn den fuldførte opgave, klik på Genstart, opdater oplysningerne, og fuldfør den igen. Opgaven gemmer en registrering af, hvem der fuldførte den, og hvornår, for hver fuldførelse.
En procesgennemgangsopgave er en tilbagevendende opgave, der planlægges direkte på en proces – i stedet for på en aktivitet – for at planlægge og følge op på, hvornår processen skal gennemgås, opdateres eller godkendes. Den understøtter formularer, filer, betingelser og en planlægger og kan kun oprettes af Procesejere og Redaktører på processer med tilføjelsen Versionsstyring.
