--- title: Falldateien mit SharePoint 365 synchronisieren description: "Speichern Sie alle Falldateien (Vorlagen, Berichte, Formulare, Fotos) aus Gluu in Ihrer SharePoint-Struktur, automatisch und konsistent." url: "https://gluu.biz/de/documentation/administration-und-integrationen/fall-dateien-sharepoint365-synchronisieren/" updated: "2026-10-02" category: Administration und Integrationen tags: - "API & Konnektoren" - Compliance - Dateien - Projekte --- # Falldateien mit SharePoint 365 synchronisieren *Ziel: Alle Falldateien (Vorlagen, Berichte, Formulare, Fotos) automatisch und konsistent aus Gluu in Ihrer SharePoint-Struktur speichern.* Was Sie lernen werden: - Wählen Sie die zu verwendende SharePoint-Site und den Ordner aus. - Definieren Sie die Ordner-/Dateibenennung auf Kontoebene oder Fallvorlagen-Ebene. - Starten Sie Fälle und synchronisieren Sie Dateien automatisch. - Halten Sie SharePoint und Gluu jederzeit synchron. ## Bevor Sie starten - **Plan:** Die SharePoint-Synchronisierung von Falldateien erfordert das Add-on „APIs und Schnittstellen“. - **Rolle:** Sie benötigen die Berechtigung **Konto verwalten**, um den kontoweiten SharePoint-Standard festzulegen. Prozessverantwortliche und Editoren können vorlagenspezifische Überschreibungen konfigurieren. - **Einrichtung:** Ihre Azure AD-Mandanten-ID muss bereits in Gluu konfiguriert sein, siehe [SSO-Konfigurationsanleitung](https://gluu.biz/de/documentation/administration-und-integrationen/single-sign-on-sso-konfigurationsleitfaden/). ## Zwei Einrichtungsebenen - **Kontoweite Standardeinstellung**: Standard für alle Fallabläufe. - **Vorlagenstandard**: Überschreibung pro Fallvorlage, wenn unterschiedliche Sites, Ordner oder Benennungen erforderlich sind. ### Legen Sie den SharePoint-Standard Ihres Kontos fest 1. Klicken Sie auf Ihren Firmennamen (oben rechts) > **Konto verwalten**. 2. Fügen Sie unter Allgemeine Einstellungen Ihre **Azure AD-Mandanten-ID** hinzu. ![Allgemeines Einstellungsfeld mit dem Feld für die Azure AD-Mandanten-ID](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/image-145.png?wsr) **Schritt 3:** Verbindung prüfen: ![Verbindungsstatus zeigt erfolgreich verbundenen Azure AD-Mandanten an](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/image-146.png?wsr) **Schritt 4:** Gehen Sie zu **Apps & Integrationen** und aktivieren Sie **Microsoft SharePoint**. ![Apps und Integrationen Panel mit aktiviertem Microsoft SharePoint-Schalter](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/image-147.png?wsr) **Schritt 5:** Ordner und Benennung konfigurieren: - **Stammordner**: SharePoint-Site/Ordner, in dem Gluu Fallordner erstellt. - **Fallordnerbenennung**: Standard ist *Fallname* (z. B. „Peter Smith 243567324“). - **Aktivitätsordnerbenennung**: Standard ist *Aktivitätsname*. - **Dateibenennung**: Standardwerte: Formulare = „Aufgabenname - Formularname“; Uploads/Fotos = Aufgabennummer + Sequenz. ![Einstellungen für Ordner- und Dateibenennung für Stammordner, Fallordner, Aktivitätsordner und Dateibenennung](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/image-148.png?wsr) Prüfen Sie die Vorschau der Ordnerstruktur und klicken Sie dann auf **Speichern**. [![Vorschau der SharePoint-Ordnerstruktur vor dem Speichern](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/130_image.png)](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/130_image.png) Sie sind fertig, sobald die Vorschau die erwartete Ordnerstruktur anzeigt und Sie diese gespeichert haben. ### Prozessspezifische Standards festlegen 1. Öffnen Sie den Prozess > **Fälle** > **Fallvorlagen**. 2. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus und wählen Sie eine Fallvorlage aus. 3. Aktivieren Sie unter **Synchronisieren** die Option **Synchronisierung mit SharePoint/OneDrive zulassen**. 4. Optional: Fügen Sie zusätzliche Ordner innerhalb des Fallordners hinzu. ![Fallvorlage Synchronisierungseinstellungen mit aktivierter Option „Synchronisierung mit SharePoint/OneDrive zulassen“](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/image-149.png?wsr) Gehen Sie anschließend für jede Aktivität im Fall so vor: - Passen Sie den Namen des Aktivitätsordners an, wählen Sie die zu exportierenden Dateien aus und fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Ordner hinzu. ![Ordnername auf Aktivitätsebene und Dateiexportauswahl](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/image-150.png?wsr) Alle neuen Fälle aus dieser Vorlage spiegeln Ihre SharePoint-Struktur wider. Sie sind fertig, sobald die Fallvorschau der Vorlage die von Ihnen konfigurierten SharePoint-Ordner und -Dateien anzeigt. ## Laufende Fälle Wenn ein Benutzer einen [Fall startet](https://gluu.biz/de/documentation/ausfuhren-von-aufgaben-mit-tasks-und-cases/faelle-verwalten-erweitert/), werden Dateien automatisch in SharePoint gespeichert. Sollte SharePoint vorübergehend nicht verfügbar sein, klicken Sie auf das SharePoint-Symbol im Fall, um jetzt zu synchronisieren und den Fallordner zu öffnen. ![SharePoint-Symbol bei einem Fall, das zum sofortigen Synchronisieren und Öffnen des Fallordners verwendet wird](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/image-151-1140x513.png?wsr) ![In SharePoint geöffneter Fallordner mit synchronisierten Dateien](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/image-152.png?wsr) Sie sind fertig, sobald der Fallordner in SharePoint mit den synchronisierten Dateien geöffnet wird. ## FAQ: Synchronisierung von Falldateien mit SharePoint **Welchen Plan oder welches Add-on benötige ich, um Falldateien mit SharePoint zu synchronisieren?** Die SharePoint-Synchronisierung von Falldateien erfordert das Add-on „APIs und Schnittstellen“. Es ist im Core-, Essential- oder Advanced-Plan nicht automatisch enthalten. **Was ist der Unterschied zwischen der kontoweiten und der vorlagenspezifischen SharePoint-Einrichtung?** Der kontoweite Standard ist die Standard-SharePoint-Site, Ordnerstruktur und Benennung, die alle Fallabläufe verwenden. Ein vorlagenspezifischer Standard überschreibt diese Standardeinstellung für eine bestimmte Fallvorlage, wenn diese eine andere Site, einen anderen Ordner oder ein anderes Benennungsmuster benötigt. **Wer kann die SharePoint-Synchronisierung für das gesamte Konto konfigurieren?** Sie benötigen die Berechtigung „Konto verwalten“, um den kontoweiten SharePoint-Standard festzulegen, einschließlich der Azure AD-Mandanten-ID und des Stammordners. Prozessverantwortliche und Editoren können vorlagenspezifische Überschreibungen für ihre eigenen Fallvorlagen konfigurieren. **Was passiert, wenn SharePoint vorübergehend nicht verfügbar ist, wenn ein Fall startet?** Dateien werden automatisch in SharePoint gespeichert, sobald es wieder erreichbar ist. Wenn SharePoint vorübergehend nicht verfügbar ist, klicken Sie auf das SharePoint-Symbol im Fall, um sofort zu synchronisieren und den Fallordner zu öffnen. **Kann ich steuern, wie Fall- und Aktivitätsordner in SharePoint benannt werden?** Ja. Sie können den Stammordner, die Benennung des Fallordners (Standard: Fallname), die Benennung des Aktivitätsordners (Standard: Aktivitätsname) und die Dateibenennung festlegen (Formulare standardmäßig „Aufgabenname - Formularname“; Uploads und Fotos standardmäßig Aufgabennummer plus Sequenz).