Ziel: Verwenden Sie die Gluu-Dateiverwaltung, um Dateien auf AktivitÀts-, Prozess- und Kontoebene zu finden, Duplikate zu identifizieren und schnell zu filtern.
PlanverfĂŒgbarkeit: Die Dateiverwaltung ist im Essential-Plan und höher verfĂŒgbar. Sie ist im Core-Plan nicht verfĂŒgbar.
Verwendungszweck #
Die Gluu-Dateiverwaltung ist einfach und grundlegend konzipiert. FĂŒr eine erweiterte Dateiverwaltung empfehlen wir Tools wie SharePoint, die in Gluu integriert sind. Dieser Artikel behandelt das Anzeigen von Dateien und das Verwalten von Duplikaten. Wenn Sie neue Dateien hinzufĂŒgen mĂŒssen, lesen Sie Eine Arbeitsanweisung erstellen.
Dateilistenansichten #
Wenn eine Datei in eine Arbeitsanweisung hochgeladen wird, erscheint sie in den Dateilisten des Kontos. Dies gewĂ€hrleistet einen einzigen Ăberblick:
- Ăffnen Sie in der Hauptnavigation, auĂerhalb einer bestimmten Prozessseite, das MenĂŒ auf der linken Seite.
- Klicken Sie auf Dateien, um Dateien anzuzeigen, die in einem Prozess oder einer AktivitÀt verwendet werden, und um die Speicherorte der einzelnen Dateien anzuzeigen.
HINWEIS! Wenn ein Prozess eingefroren ist, sind seine Dateien nur in diesem Prozess und seinen AktivitÀten sichtbar. Sie werden in der Kontodateiliste und der Suche ausgeblendet, um die Verwendung veralteter Dateien zu verhindern.
Mehr erfahren: Einen Prozess veröffentlichen und pflegen
Filtern und Duplikate finden #
Dateien mit unterschiedlichen Namen, aber gleichem Inhalt werden als eine Datei erkannt und mit mehreren Namen und Speicherorten angezeigt.
- Ăffnen Sie eine beliebige Dateien-Liste (AktivitĂ€t, Prozess oder Konto).
- Verwenden Sie Filter, um die Liste einzugrenzen â Sie können nach Prozess, AktivitĂ€t oder Dateiname filtern.
- WĂ€hlen Sie Hat Duplikate, um nur Dateien anzuzeigen, die an mehr als einem Speicherort vorhanden sind.
- Klicken Sie auf eine Datei mit Duplikaten, um die Schublade zu öffnen.
- ĂberprĂŒfen Sie die Dateiverwendung, um den/die aktuellen Speicherort(e) der Datei anzuzeigen.
- ĂberprĂŒfen Sie die Liste der doppelten Dateien und klicken Sie auf ein beliebiges Element, um weitere Details anzuzeigen.
TIPP! Der Gluu Asset Explorer bietet einen visuellen Ăberblick ĂŒber Dateien und wo sie verwendet werden. Erfordert den Advanced-Plan.
FAQ â Dateiverwaltung #
Nein. Die Dateiverwaltung ist im Essential-Plan und höher verfĂŒgbar. Sie ist im Core-Plan nicht verfĂŒgbar.
Dateien werden direkt innerhalb einer Arbeitsanweisung hochgeladen, nicht ĂŒber die Dateiansicht. Ăffnen Sie die entsprechende AktivitĂ€tsseite, wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus und verwenden Sie das Dateisymbol in der Symbolleiste der Arbeitsanweisung, um eine Datei hochzuladen. Nach dem Upload erscheint sie automatisch in der Dateienliste auf Kontoebene. Die vollstĂ€ndigen Schritte finden Sie unter âArbeitsanweisung erstellenâ.
Dateien, die zu einem eingefrorenen Prozess gehören, werden in der Dateiliste auf Kontoebene und in den Suchergebnissen ausgeblendet. Dies ist beabsichtigt â es verhindert, dass Benutzer versehentlich Dateien aus einer veralteten oder archivierten Version eines Prozesses verwenden. Die Dateien sind weiterhin direkt im eingefrorenen Prozess und seinen AktivitĂ€ten sichtbar.
Gluu identifiziert Duplikate anhand des Dateiinhalts, nicht anhand des Namens. Zwei Dateien mit unterschiedlichen Namen, aber identischem Inhalt werden als dieselbe Datei behandelt. Die Dateiliste zeigt beide Namen und alle Speicherorte, an denen jede Version verwendet wird, sodass Sie diese bei Bedarf ĂŒberprĂŒfen und konsolidieren können.
Die Dateiansicht ist eine schreibgeschĂŒtzte Ăbersicht â sie zeigt, wo Dateien verwendet werden, ermöglicht jedoch nicht das direkte Löschen. Um eine Datei zu entfernen, öffnen Sie die Arbeitsanweisung, in der sie angehĂ€ngt ist, wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus und löschen Sie sie dort.
