Sådan deler du systematisk procesviden

Videndeling og knowhow er en del af enhver organisation. Men hvordan systematiserer en organisation det, så det kan bruges af alle hele tiden? Vi har talt med Rasmus Steen Malmstrøm, CEO hos Gluu-konsulentpartneren Refine Consulting, for at høre om deres erfaringer med at bruge Gluu med kunder.

Refine Consulting hjælper organisationer med forretningsudvikling, f.eks. med at systematisere videndeling “Vi hjælper organisationen med at bruge sin knowhow og best-practice, så de i endnu højere grad kan sikre en god performance“, som Rasmus udtrykker det.

I denne artikel kan du læse mere om den proces, som Refine Consulting gennemgår med kunderne for at opnå dette.

Forankring af viden og processer – her gør Gluu en forskel

Rasmus beskriver, hvordan de arbejder med udvikling af procedurer, kortlægning af processer, implementering og forankring for at gøre kundernes viden og knowhow eksplicit og brugbar for organisationen. Her er den metode, som kunden bruger til at indlejre den “nye” viden og gøre den tilgængelig, afgørende.

“Og det er her, Gluu kommer ind i billedet,” siger Rasmus og fortæller mig, hvordan Gluu er det kritiske værktøj, når det gælder om at systematisere organisationens brug af videndeling. Ikke kun når det gælder om at gøre knowhow og best-practice synlig for alle, men også for at få adgang til, vedligeholde og ændre den løbende, når den omsættes til praksis, og når der opstår ny læring.

“… Hvordan man integrerer den viden og gør den tilgængelig er afgørende.”

Opret et klart billede med et værktøj, der skaber et klart, fælles sprog

“Hvad jeg især synes, at Gluu bidrog til (udviklingsprocessen, red. ), er at skabe et klarere billede af den konkrete gennemførelse, og hvordan den skal ske.”

Rasmus taler derefter om vigtigheden af at organisere virksomheden omkring dens bedste praksis og knowhow i begyndelsen af udviklingsprocessen. Selv om man måske har en god idé om, hvor man skal hen, tilføjer Rasmus, så giver Gluu mulighed for at eksemplificere og illustrere, hvor man vil arbejde med sin knowhow i fremtiden.

“Det er det, der er så fedt ved Gluu og at have besluttet sig for et værktøj på forhånd, fordi det simpelthen hjælper med at skabe et klarere sprog om: Hvor er vi på vej hen? Hvilke konkrete resultater søger du? Det har helt sikkert haft stor betydning og hjulpet vores kunder med at få et klarere billede af, hvad de kan forvente af vores projekt.“

Gør målene tydeligere

Rasmus giver mig et eksempel fra et kick-off-arrangement med en mellemstor organisation. Her skulle målet være klart, og at få det visualiseret på forhånd resulterede i en meget mere detaljeret og specifik tankegang om, hvordan det kunne realiseres.

“… og at have Gluu som værktøj er helt klart et afgørende element, når det skal lykkes med implementeringen i dag.”

Det hjalp os med at fokusere på kommunikationen, på klarere roller og på, hvordan vi kunne arbejde med den fremtidige digitalisering af organisationen.

“… Og det var helt sikkert på grund af Gluu.”

Faserne i et typisk kundeengagement

Rasmus beskriver deres typiske kundeengagement, hvor de hjælper organisationer gennem tre faser:

1) Afklaring/kortlægning af den aktuelle tilstand

2) Udvikling af den fremtidige stat

3) Gennemførelse

Afklaring/kortlægning af den aktuelle tilstand

Hvor er virksomheden i dag? Hvilket udgangspunkt har vi? Her taler vi med nøglemedarbejdere. Gennem møder og workshops afklarer vi, hvordan arbejdet foregår i dag. Dette er de værktøjer, vi bruger. Det er de systemer, vi baserer vores forretning på osv.

På den måde hjælper vi organisationen med at opnå en større forståelse af sig selv. Det danner grundlag for det, vi arbejder med i udviklingsfasen. Det gør vi for at prioritere, hvor det er mest muligt at lave forbedringer.

Udvikling af den fremtidige stat

I denne fase beslutter vi, hvad vi skal fokusere på. Herfra udvikler vi systemer, værktøjer og metoder, der fungerer i praksis. Gennem disse aktiviteter kommer vi også tættere på at tale om, hvad vi kan gøre for at forankre dette i deres daglige arbejde i implementeringsfasen.

“Gluu som værktøj giver os mulighed for at eksemplificere og illustrere præcis, på hvilken måde du vil arbejde med din knowhow i fremtiden.”

Implementering

I denne fase bidrager vi til selve træningen. Det kan både være træning i brugen af nye værktøjer, men det kan også være i forhold til forståelsen af de nye principper, de forretningsprocesser der kræves, specialiseret læring i konkrete metoder, eller hvad der ellers er behov for. Dette kan alt sammen være en del af implementeringsprocessen.

I denne fase bruges Gluu som platform til at opnå ovenstående.

Vi fokuserer ikke kun på at udnytte de nye systemer og værktøjer, men mere på at udvikle kulturen for den nye måde at arbejde på. Lad os kalde det en forbedringskultur. Her diskuterer vi, hvordan du kan stoppe op og reflektere i hverdagssituationer og spørge – er det godt nok, eller skal vi forbedre det?

“Vis – fortæl ikke”

Tak til Refine Consulting og Rasmus Steen Malmstrøm for at give os et indblik i, hvordan de bruger Gluu i de forskellige faser af deres arbejde.

Konklusion

Som konklusion viser partnerinterview-casestudiet betydningen af den videndelingsstrategi, som Gluu anvender til at fremme succesfulde forretningspartnerskaber. Managing Partner Mark Samuel fremhæver de fordele, som Gluus software giver ved at forenkle processer, forbedre samarbejdet og øge den overordnede effektivitet i deres virksomhed. Det er tydeligt, at Gluus innovative tilgang til forretning ikke kun hjælper med at opdyrke samarbejdspartnerskaber, men også fremmer gensidig vækst og udvikling i et konkurrencepræget markedslandskab. Det understreger vigtigheden af videndeling i nutidens digitale tidsalder som et værdifuldt værktøj til at skabe forretningsmæssig succes.

Hyppigt stillede spørgsmål