Mål: Brug ekstra brugerdefinerede felter til at tilføje og indsamle metadata og/eller angive relevante data, du vil registrere på Processer, aktiviteter, Roller og Brugere.
Du kan angive ekstra felter for at indsamle mere relevante data efter dine behov.
Måske vil du tilføje, hvilke IT-systemer der bruges i dine Processer; måske har du bestemte HR-krav, som du vil afspejle på dine Roller i Gluu osv. Ekstra felter lader dig tilføje alt til Processer, aktiviteter, Roller og Brugere, som du ønsker, så du kan tilpasse efter din organisations behov.
Videointroduktion #
Forudsætninger #
Før du kan oprette eller administrere brugerdefinerede felter, skal du sikre dig, at følgende er på plads:
- Tilladelse: Du skal være kontoadministrator eller have tilladelse til at administrere kontotilladelser. Standardredaktører kan ikke oprette eller fjerne felter.
- Kræver add-on: Din konto skal have Virksomhedstilpasning-add-on aktiveret. Dette add-on er tilgængeligt på Essential- og Advanced-planer. Uden det vises menuen for brugerdefinerede felter ikke i kontoindstillingerne.
Bemærk: HR Modul-add-on giver også adgang til brugerdefinerede felter til HR-specifikke use cases. Hvis din konto har HR Modul, men ikke Virksomhedstilpasning, kan dine feltmuligheder være anderledes.
Bemærk: Hvis Virksomhedstilpasning-add-on er deaktiveret, bevares dine eksisterende feltdata — de er skjult, men ikke slettet.
Opsætning af felter #
Hvilke objekter understøtter felter #
Felter kan tilføjes til følgende objekter i Gluu:
- Proces
- Aktivitet
- Bruger
- Rolle
- Kategori
- Gruppe
- Sagsopgave
Vigtigt: Når et felt er oprettet, er det låst til det objekt og den type, du valgte. Det kan ikke ændres. Hvis du har brug for et felt til et andet objekt eller i en anden type, skal du oprette et nyt felt. Vælg omhyggeligt, før du gemmer.
Felttyper #
Følgende felttyper er tilgængelige. Hver type begrænser, hvad brugere kan indtaste, hvilket hjælper med at holde dine data konsistente.
Tekst #
Fritekstfelter giver brugere mulighed for at skrive, hvad de vil. Vi anbefaler at bruge denne type med måde — fritekst er svær at holde ensartet på tværs af mange brugere og gør data svære at filtrere eller rapportere på. Overvej i stedet en listetype for at begrænse input til foruddefinerede værdier.
Vælg én mulighed #
Lader brugeren vælge én enkelt værdi fra en foruddefineret brugerdefineret liste. Listen definerer du, når du opsætter feltet — brugere kan kun vælge fra listen, ikke skrive frit.
Vælg flere muligheder #
Som ovenfor, men giver brugeren mulighed for at vælge flere værdier fra den brugerdefinerede liste.
Vælg én komponent #
Lader brugeren vælge én enkelt værdi fra dine Gluu-komponenter. Du kan valgfrit begrænse kilden til én eller flere specifikke komponenttyper — hvis du ikke angiver en type, kan brugere vælge blandt alle komponenter på din konto. Læs mere: Delte komponenter.
Vælg flere komponenter #
Som ovenfor, men giver brugeren mulighed for at vælge flere komponenter. Et komponentfelt med multivalg ser sådan ud:
Dato #
Begrænser input til en datoværdi. Nyttigt til felter som gennemgangsdatoer, udløbsdatoer eller go-live-datoer.
Ja/Nej #
Et simpelt boolesk felt. Nyttigt til compliance-markeringer, godkendelsesindikatorer eller enhver binær tilstand.
Tal #
Begrænser input til en numerisk værdi. Nyttigt til f.eks. antal medarbejdere, omkostningsestimater eller versionsnumre.
Attributnavn (til eksport og API) #
Når du opretter et felt, tildeler Gluu det et attributnavn — en unik identifikator adskilt fra feltetiketten, som vises for brugerne. Dette attributnavn er det, der vises i dataeksporter og API-kald. Det fastsættes ved oprettelse og kan ikke ændres efterfølgende, så sørg for, at det tydeligt afspejler feltets formål, før du gemmer.
Dette er især relevant, hvis din konto bruger API og integrationer-add-on til integrationer med værktøjer som Power BI eller Power Automate.
Beskyttede felter #
Ethvert felt kan markeres som beskyttet ved oprettelse. Beskyttede felter er designet til følsomme data — deres værdier er krypteret i hvile og skjult, indtil en bruger med den rette tilladelse aktivt viser dem.
Et beskyttet felt ser som standard sådan ud:
Når du klikker på feltet, vises værdien — hvis du har tilladelse til at se den:
Adgang til et beskyttet felt styres af tilladelsesblokke. Du kan stable flere tilladelsesblokke på et enkelt felt, hvor hver blok giver læseadgang til forskellige roller eller individuelle brugere. En bruger kan se feltværdien, hvis vedkommende opfylder mindst én af tilladelsesblokkene. Som standard kan følgende altid se beskyttede felter:
- Kontoadministratorer
- Brugere, der har både administrer processer– og administrer labels-tilladelser
Der kan tilføjes yderligere tilladelsesblokke for at udvide adgangen til andre roller eller personer.
Videoguide (detaljeret) #
Visning af felter #
Opret sektioner #
Det er ikke nok bare at oprette et felt — et felt skal også tilføjes til en sektion, før brugere kan se eller udfylde det.
En sektion er en navngiven gruppe af felter, som du definerer. Sektioner administreres i Kontoindstillinger → Brugerdefinerede felter → Sektioner. Kun felter, der er knyttet til samme objekttype, kan grupperes i en sektion — du kan ikke blande procesfelter og brugerfelter i samme sektion.
Et felt, der findes, men ikke er tildelt nogen sektion, vil aldrig blive vist for brugere. Hvis du har oprettet et felt, og det ikke vises, så tjek, at det er blevet tilføjet til en sektion.
Hvor finder du felter #
Når et felt er en del af en sektion, kan brugere se og udfylde værdier følgende steder afhængigt af objekttypen.
Processer og aktiviteter — felter vises i infopanelet, som åbnes ved at klikke på infoikonet på processen eller aktiviteten:
Brugere — felter vises på brugerprofil-siden. Åbn den fra brugerlisten ved at klikke på pilen ved siden af brugerens navn:
Roller — felter vises i rolleinfo-visningen, som åbnes ved at klikke på rollen:
Ofte stillede spørgsmål #
Et felt skal tilføjes til en sektion, før det er synligt. Gå til Kontoindstillinger → Brugerdefinerede felter → Sektioner, opret eller åbn en sektion for den relevante objekttype, og tilføj feltet til den. Først derefter vil brugere kunne se det.
Nej. Et felt er permanent låst til den objekttype og felttype, du valgte ved oprettelsen. Hvis du har brug for en anden type eller et andet objekt, skal du oprette et nyt felt med de korrekte indstillinger. Det oprindelige felt kan slettes, hvis det ikke længere er nødvendigt.
Nej. Når et felt er markeret som beskyttet, er den indstilling permanent. Hvis du har brug for en ubeskyttet version af det samme felt, skal du oprette et nyt felt uden den beskyttede indstilling aktiveret.
Som standard: kontoadministratorer og brugere, der har både tilladelserne administrer processer og administrer labels. Yderligere adgang kan gives ved at tilføje tilladelsesblokke til feltet — hver blok kan angive en Rolle eller en individuel Bruger. En Bruger, der opfylder mindst én blok, kan få vist værdien.
Attributnavnet er en unik identifikator, der tildeles et felt ved oprettelse. Det bruges i dataeksporter og API-kald — det er ikke det samme som den etiket, dine brugere ser. Det kan ikke ændres efter oprettelse, så sørg for, at det tydeligt afspejler feltets formål, før du gemmer, især hvis du bruger API og integrationer-add-on.
“Vælg én mulighed” begrænser brugeren til én enkelt værdi fra din brugerdefinerede liste. “Vælg flere muligheder” giver brugeren mulighed for at vælge flere værdier fra den samme liste. Den samme forskel gælder for komponentbaserede felter: “Vælg én komponent” vs. “Vælg flere komponenter”. Vælg ud fra, om feltet skal indeholde én værdi eller flere.
Ja. Sagsopgave er en af de understøttede objekttyper. Når du opretter et felt, skal du vælge Sagsopgave som objekt. Felter, der tilføjes til en sagsopgave-sektion, vises på opgaver i igangværende sager.
