MÄl: Brug ekstra brugerdefinerede felter til at tilfÞje og indsamle metadata og/eller angive relevante data, du vil registrere pÄ Processer, aktiviteter, Roller og Brugere.
Du kan angive ekstra felter for at indsamle mere relevante data efter dine behov.
MÄske vil du tilfÞje, hvilke IT-systemer der bruges i dine Processer; mÄske har du bestemte HR-krav, som du vil afspejle pÄ dine Roller i Gluu osv. Ekstra felter lader dig tilfÞje alt til Processer, aktiviteter, Roller og Brugere, som du Þnsker, sÄ du kan tilpasse efter din organisations behov.
Videointroduktion #
FÞr du gÄr i gang #
- Plan: Brugerdefinerede felter krĂŠver Virksomhedstilpasning-add-on, som er tilgĂŠngelig i Essential- og Advanced-planerne. Uden den vises menuen for brugerdefinerede felter ikke i kontoindstillingerne.
- Rolle: Du skal vĂŠre kontoadministrator eller have tilladelsen Administrer konto for at oprette eller fjerne felter. StandardredaktĂžrer kan ikke.
- OpsĂŠtning: Ingen sĂŠrlig opsĂŠtning â Ă„bn Kontoindstillinger â Brugerdefinerede felter, nĂ„r add-onâet er aktiveret.
BemÊrk: HR Modul-add-on giver ogsÄ adgang til brugerdefinerede felter til HR-specifikke use cases. Hvis din konto har HR Modul, men ikke Virksomhedstilpasning, kan dine feltmuligheder vÊre anderledes.
BemĂŠrk: Hvis Virksomhedstilpasning-add-on er deaktiveret, bevares dine eksisterende feltdata â de er skjult, men ikke slettet.
OpsĂŠtning af felter #
Hvilke objekter understĂžtter felter #
Felter kan tilfĂžjes til fĂžlgende objekter i Gluu:
- Proces
- Aktivitet
- Bruger
- Rolle
- Kategori
- Gruppe
- Sagsopgave
Vigtigt: NÄr et felt er oprettet, er det lÄst til det objekt og den type, du valgte. Det kan ikke Êndres. Hvis du har brug for et felt til et andet objekt eller i en anden type, skal du oprette et nyt felt. VÊlg derfor med omhu, fÞr du gemmer.
Felttyper #
FĂžlgende felttyper er tilgĂŠngelige. Hver type begrĂŠnser, hvad brugere kan indtaste, hvilket hjĂŠlper med at holde dine data konsistente.
Tekst #
Fritekstfelter giver brugere mulighed for at skrive, hvad de vil. Vi anbefaler at bruge denne type med mĂ„de â fritekst er svĂŠr at holde ensartet pĂ„ tvĂŠrs af mange brugere og gĂžr data svĂŠre at filtrere eller rapportere pĂ„. Overvej i stedet en listetype for at begrĂŠnse input til foruddefinerede vĂŠrdier.
VĂŠlg Ă©n mulighed #
Lader brugeren vĂŠlge Ă©n enkelt vĂŠrdi fra en foruddefineret brugerdefineret liste. Listen definerer du, nĂ„r du opsĂŠtter feltet â brugere kan kun vĂŠlge fra listen, ikke skrive frit.
VĂŠlg flere muligheder #
Som ovenfor, men giver brugeren mulighed for at vĂŠlge flere vĂŠrdier fra den brugerdefinerede liste.
VĂŠlg Ă©n komponent #
Lader brugeren vĂŠlge Ă©n enkelt vĂŠrdi fra dine Gluu-komponenter. Du kan valgfrit begrĂŠnse kilden til Ă©n eller flere specifikke komponenttyper â hvis du ikke angiver en type, kan brugere vĂŠlge blandt alle komponenter pĂ„ din konto. LĂŠs mere: Delte komponenter.
VĂŠlg flere komponenter #
Som ovenfor, men giver brugeren mulighed for at vÊlge flere komponenter. Et komponentfelt med multivalg ser sÄdan ud:
Dato #
BegrĂŠnser input til en datovĂŠrdi. Nyttigt til felter som gennemgangsdatoer, udlĂžbsdatoer eller go-live-datoer.
Ja/Nej #
Et simpelt boolesk felt. Nyttigt til compliance-markeringer, godkendelsesindikatorer eller enhver binĂŠr tilstand.
Tal #
BegrĂŠnser input til en numerisk vĂŠrdi. Nyttigt til f.eks. antal medarbejdere, omkostningsestimater eller versionsnumre.
Attributnavn (til eksport og API) #
NĂ„r du opretter et felt, tildeler Gluu det et attributnavn â en unik identifikator adskilt fra feltetiketten, som vises for brugerne. Dette attributnavn er det, der vises i dataeksporter og API-kald. Det fastsĂŠttes ved oprettelse og kan ikke ĂŠndres efterfĂžlgende, sĂ„ sĂžrg for, at det tydeligt afspejler feltets formĂ„l, fĂžr du gemmer.
Dette er isĂŠr relevant, hvis din konto bruger API og integrationer-add-on til integrationer med vĂŠrktĂžjer som Power BI eller Power Automate.
Beskyttede felter #
Ethvert felt kan markeres som beskyttet ved oprettelse. Beskyttede felter er designet til fĂžlsomme data â deres vĂŠrdier er krypteret i hvile og skjult, indtil en bruger med den rette tilladelse aktivt viser dem.
Et beskyttet felt ser som standard sÄdan ud:
NĂ„r du klikker pĂ„ feltet, vises vĂŠrdien â hvis du har tilladelse til at se den:
Adgang til et beskyttet felt styres af tilladelsesblokke. Du kan stable flere tilladelsesblokke pÄ et enkelt felt, hvor hver blok giver lÊseadgang til forskellige roller eller individuelle brugere. En bruger kan se feltvÊrdien, hvis vedkommende opfylder mindst én af tilladelsesblokkene. Som standard kan fÞlgende altid se beskyttede felter:
- Kontoadministratorer
- Brugere, der har bĂ„de administrer processer– og administrer labels-tilladelser
Der kan tilfĂžjes yderligere tilladelsesblokke for at udvide adgangen til andre roller eller personer.
Videoguide (detaljeret) #
Visning af felter #
Opret sektioner #
Det er ikke nok bare at oprette et felt â et felt skal ogsĂ„ tilfĂžjes til en sektion, fĂžr brugere kan se eller udfylde det.
En sektion er en navngiven gruppe af felter, som du definerer. Sektioner administreres i Kontoindstillinger â Brugerdefinerede felter â Sektioner. Kun felter, der er knyttet til samme objekttype, kan grupperes i en sektion â du kan ikke blande procesfelter og brugerfelter i samme sektion.
Et felt, der findes, men ikke er tildelt nogen sektion, vil aldrig blive vist for brugere. Hvis du har oprettet et felt, og det ikke vises, sÄ tjek, at det er blevet tilfÞjet til en sektion.
Hvor finder du felter #
NĂ„r et felt er en del af en sektion, kan brugere se og udfylde vĂŠrdier fĂžlgende steder afhĂŠngigt af objekttypen.
Processer og aktiviteter â felter vises i infopanelet, som Ă„bnes ved at klikke pĂ„ infoikonet pĂ„ processen eller aktiviteten:
Brugere â felter vises pĂ„ brugerprofil-siden. Ă bn den fra brugerlisten ved at klikke pĂ„ pilen ved siden af brugerens navn:
Roller â felter vises i rolleinfo-visningen, som Ă„bnes ved at klikke pĂ„ rollen:
FAQ â Oprettelse og brug af brugerdefinerede felter #
Et felt skal tilfĂžjes til en sektion, fĂžr det er synligt. GĂ„ til Kontoindstillinger â Brugerdefinerede felter â Sektioner, opret eller Ă„bn en sektion for den relevante objekttype, og tilfĂžj feltet til den. FĂžrst derefter vil brugere kunne se det.
Nej. Et felt er permanent lÄst til den objekttype og felttype, du valgte ved oprettelsen. Hvis du har brug for en anden type eller et andet objekt, skal du oprette et nyt felt med de korrekte indstillinger. Det oprindelige felt kan slettes, hvis det ikke lÊngere er nÞdvendigt.
Nej. NĂ„r et felt er markeret som beskyttet, er den indstilling permanent. Hvis du har brug for en ubeskyttet version af det samme felt, skal du oprette et nyt felt uden den beskyttede indstilling aktiveret.
Som standard: kontoadministratorer og brugere, der har bĂ„de tilladelserne administrer processer og administrer labels. Yderligere adgang kan gives ved at tilfĂžje tilladelsesblokke til feltet â hver blok kan angive en Rolle eller en individuel Bruger. En Bruger, der opfylder mindst Ă©n blok, kan fĂ„ vist vĂŠrdien.
Attributnavnet er en unik identifikator, der tildeles et felt ved oprettelse. Det bruges i dataeksporter og API-kald â det er ikke det samme som den etiket, dine brugere ser. Det kan ikke ĂŠndres efter oprettelse, sĂ„ sĂžrg for, at det tydeligt afspejler feltets formĂ„l, fĂžr du gemmer, isĂŠr hvis du bruger API og integrationer-add-on.
âVĂŠlg Ă©n mulighedâ begrĂŠnser brugeren til Ă©n enkelt vĂŠrdi fra din brugerdefinerede liste. âVĂŠlg flere mulighederâ giver brugeren mulighed for at vĂŠlge flere vĂŠrdier fra den samme liste. Den samme forskel gĂŠlder for komponentbaserede felter: âVĂŠlg Ă©n komponentâ vs. âVĂŠlg flere komponenterâ. VĂŠlg ud fra, om feltet skal indeholde Ă©n vĂŠrdi eller flere.
Ja. Sagsopgave er en af de understÞttede objekttyper. NÄr du opretter et felt, skal du vÊlge Sagsopgave som objekt. Felter, der tilfÞjes til en sagsopgave-sektion, vises pÄ opgaver i igangvÊrende sager.
