Mål: Brug etiketter i Gluu til at oprette procesoverskridende samlinger, der gør træning, revision og rapportering hurtig og konsistent.
Gluu tilbyder flere måder at organisere og finde dine processer, procedurer og arbejdsinstruktioner på:
- Proceshierarki – organiser efter forretningsfunktion eller område.
- Processamling – gruppér relaterede processer i et diagram.
- Indstil specielle aktivitetstyper – fremhæv en aktivitet som en Kontrol, Risiko, System, Dokument eller Kundekontaktpunkt.
- Brug etiketter – opret specielle samlinger på tværs af processer, aktiviteter og kommentarer (denne artikel).
Labels – ligesom tags – lader dig indsamle information, der spænder over din proceshierarki og aktivitetstyper. Eksempler: GDPR, ISO 9001 eller ISO 27001 labels til at fremhæve alt, der understøtter compliance.
Dette hjælper dig med hurtigt at finde de rigtige oplysninger til træning, revision eller ledelsesrapportering.
TIP! Du kan også bruge brugerdefinerede felter til at indsamle metadata om processer, aktiviteter og brugere.
Før du går i gang #
- Plan: Etiketter kræver Essential-planen eller højere – de er ikke tilgængelige på Core.
- Rolle: Kun kontoejeren eller en administrator kan oprette etiketter for kontoen. Procesejere og redaktører kan mærke processer og aktiviteter; alle brugere kan mærke kommentarer.
- Opsætning: Ingen særlig opsætning – opret dit første sæt etiketter i menuen Etiketter, før du beder redaktører om at anvende dem.
1. Opret etiketter for kontoen #
Opret først et sæt etiketter for din konto. Derefter kan procesejere og redaktører mærke deres processer og aktiviteter. Alle brugere kan mærke kommentarer. Alle kan filtrere efter en etiket eller klikke på en etiket for at se alt, der er forbundet med den.
(Du skal være Kontoejer eller Administrator.)
- Klik på Etiketter i venstre menu.
- Slå Redigeringstilstand til.
- Klik på Ny for at tilføje en etiket.
- Rediger etiketnavne og farver, og klik derefter på Gem.
Efter du klikker på Gem, er etiketterne tilgængelige for alle brugere.
Brugere kan nu tilføje etiketter til processer, arbejdsinstruktioner og kommentarer.
Du er færdig, når dine etiketter er gemt og synlige for alle brugere på kontoen.
2. Tilføj etiketter #
(Du skal have redigeringsrettigheder til processen eller aktiviteten.)
- Gå til den proces eller aktivitet, du vil mærke.
- Slå Redigeringstilstand til.
- Klik på Etiket-knappen for at se tilgængelige etiketter.
- Vælg en eller flere etiketter.
- Filtrer eller klik på etiketten senere for at se relaterede elementer.
Bemærk: Du kan også mærke kommentarer.
Du er færdig, når etiketten vises på processen, aktiviteten eller kommentaren og kan filtreres på.
3. Vis mærket information #
(Tilgængelig for alle brugere med adgang til processen.)
- Klik på en etiket for at åbne et panel med alle elementer, der har denne etiket (processer, aktiviteter og kommentarer).
- Klik på et element for at åbne det.
TIP! Fra siderne Processer og Aktiviteter kan du også filtrere efter etiket for at liste alle markerede elementer.
Du er færdig, når et klik på etiketten viser alle processer, aktiviteter og kommentarer, der har den.
FAQ – Brug etiketter til at organisere #
Etiketter kræver Essential-planen eller højere. De er ikke tilgængelige på Core-planen.
Kun kontoejeren eller en administrator kan oprette det sæt etiketter, der er tilgængelige på tværs af kontoen. Når de er oprettet, kan procesejere og redaktører anvende etiketter på processer og aktiviteter, og enhver bruger kan mærke en kommentar.
Proceshierarki organiserer processer efter forretningsfunktion eller område, og processamlinger grupperer relaterede processer i et diagram – begge er faste, enkeltstående strukturer. Etiketter fungerer på tværs af det hele: Du kan tagge processer, aktiviteter og kommentarer hvor som helst i hierarkiet med den samme etiket og skabe en fleksibel, tværgående samling som f.eks. alt, der understøtter ISO 27001.
Ja. Du kan tilføje etiketter til processer, aktiviteter, arbejdsinstruktioner og kommentarer. Alle med adgang kan derefter klikke på en etiket eller filtrere efter den for at se alt, der er tagget med den, samlet ét sted.
Klik på selve etiketten for at åbne et panel, der viser alle elementer, der har den – processer, aktiviteter og kommentarer samlet. Du kan også filtrere efter etiket på siderne Processer og Aktiviteter for at liste alle markerede elementer.
Etiketter er bedst til at skabe en søgbar, klikbar samling på tværs af din konto – som f.eks. alt, der understøtter GDPR eller ISO 9001. Brugerdefinerede felter er bedre til at indsamle strukturerede metadata om processer, aktiviteter og brugere, såsom værdier du vil filtrere, sortere eller rapportere på enkeltvis.
