Ziel: Verwenden Sie Etiketten in Gluu, um prozessübergreifende Sammlungen zu erstellen, die Schulungen, Audits und Berichte schnell und konsistent machen.
Gluu bietet verschiedene Möglichkeiten, Ihre Prozesse, procedure und work instructions zu organisieren und zu finden:
- Prozesshierarchie – Organisieren nach Geschäftsfunktion oder -bereich.
- Prozesssammlung – Gruppieren Sie verwandte Prozesse in einem Diagramm.
- Legen Sie spezielle Aktivitätstypen fest – heben Sie eine Aktivität als Kontrolle, Risiko, System, Dokument oder Kundenkontaktpunkt hervor.
- Verwenden Sie Etiketten – erstellen Sie spezielle Sammlungen über Prozesse, Aktivitäten und Kommentare hinweg (dieser Artikel).
Etiketten – ähnlich wie Tags – ermöglichen es Ihnen, Informationen zu sammeln, die Ihre Prozesshierarchie und Aktivitätstypen umfassen. Beispiele: GDPR-, ISO 9001- oder ISO 27001-Etiketten, um alles hervorzuheben, was die compliance unterstützt.
Dies hilft Ihnen, schnell die richtigen Informationen für Schulungen, Audits oder Managementberichte zu finden.
TIPP! Sie können auch benutzerdefinierte Felder verwenden, um Metadaten zu Prozessen, Aktivitäten und Benutzern zu sammeln.
Bevor Sie starten #
- Plan: Labels erfordern den Essential Plan oder höher – sie sind nicht auf Core verfügbar.
- Rolle: Nur der Account Owner oder ein Administrator kann Labels für das Konto erstellen. Prozess-Owner und Editoren können Prozesse und Aktivitäten labeln; alle Benutzer können Kommentare labeln.
- Setup: Kein spezielles Setup – erstellen Sie Ihre erste Reihe von Labels über das Labels-Menü, bevor Sie Editoren bitten, diese anzuwenden.
1. Erstellen Sie Etiketten für das Konto #
Erstellen Sie zunächst eine Reihe von Etiketten für Ihr Konto. Dann können Prozessverantwortliche und -editoren ihre Prozesse und Aktivitäten etikettieren. Alle Benutzer können Kommentare etikettieren. Jeder kann nach einem Etikett filtern oder auf ein Etikett klicken, um alles zu sehen, was damit verbunden ist.
(Sie müssen der Kontoinhaber oder Administrator sein.)
- Klicken Sie im linken Menü auf Etiketten.
- Schalten Sie den Bearbeitungsmodus ein.
- Klicken Sie auf Neu, um ein Etikett hinzuzufügen.
- Bearbeiten Sie Etikettennamen und -farben und klicken Sie dann auf Speichern.
Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, stehen die Etiketten allen Benutzern zur Verfügung.
Benutzer können jetzt Etiketten zu Prozessen, work instructions und Kommentaren hinzufügen.
Sie sind fertig, sobald Ihre Labels gespeichert und für alle Benutzer des Kontos sichtbar sind.
2. Fügen Sie Etiketten hinzu #
(Sie benötigen Bearbeitungsrechte für den Prozess oder die Aktivität.)
- Gehen Sie zu dem Prozess oder der Aktivität, die Sie etikettieren möchten.
- Schalten Sie den Bearbeitungsmodus ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Etikett, um die verfügbaren Etiketten anzuzeigen.
- Wählen Sie ein oder mehrere Labels aus.
- Filtern Sie später oder klicken Sie auf das Etikett, um verwandte Elemente anzuzeigen.
Hinweis: Sie können auch Kommentare etikettieren.
Sie sind fertig, sobald das Label auf dem Prozess, der Aktivität oder dem Kommentar erscheint und danach gefiltert werden kann.
3. Zeigen Sie etikettierte Informationen an #
(Verfügbar für alle Benutzer mit Zugriff auf den Prozess.)
- Klicken Sie auf ein Etikett, um ein Feld mit allen Elementen zu öffnen, die dieses Etikett haben (Prozesse, Aktivitäten und Kommentare).
- Klicken Sie auf ein beliebiges Element, um es zu öffnen.
TIPP! Auf den Seiten Prozesse und Aktivitäten können Sie auch nach Etikett filtern, um alle markierten Elemente aufzulisten.
Sie sind fertig, sobald das Klicken auf das Label jeden Prozess, jede Aktivität und jeden Kommentar anzeigt, der es trägt.
FAQ – Verwenden Sie Labels zur Organisation #
Labels erfordern den Essential Plan oder höher. Sie sind nicht im Core Plan verfügbar.
Nur der Account Owner oder ein Administrator kann den Satz von Labels erstellen, die kontoübergreifend verfügbar sind. Einmal erstellt, können Prozess-Owner und Editoren Labels auf Prozesse und Aktivitäten anwenden, und jeder Benutzer kann einen Kommentar labeln.
Die Prozesshierarchie organisiert Prozesse nach Geschäftsfunktion oder -bereich, und Prozesssammlungen gruppieren verwandte Prozesse in einem Diagramm – beides sind feste, einzelne Strukturen. Labels funktionieren über all das hinweg: Sie können Prozesse, Aktivitäten und Kommentare von überall in der Hierarchie mit demselben Label versehen und so eine flexible, übergreifende Sammlung erstellen, wie z. B. alles, was ISO 27001 unterstützt.
Ja. Sie können Labels zu Prozessen, Aktivitäten, work instructions und Kommentaren hinzufügen. Jeder mit Zugriff kann dann auf ein Label klicken oder danach filtern, um alles, was damit getaggt ist, an einem Ort zu sehen.
Klicken Sie auf das Label selbst, um ein Panel zu öffnen, das jedes Element auflistet, das es trägt – Prozesse, Aktivitäten und Kommentare zusammen. Sie können auch auf den Seiten „Prozesse“ und „Aktivitäten“ nach Labels filtern, um alle markierten Elemente aufzulisten.
Labels eignen sich am besten, um eine auffindbare, anklickbare Sammlung über Ihr Konto hinweg zu erstellen – wie alles, was GDPR oder ISO 9001 unterstützt. Benutzerdefinierte Felder eignen sich besser zum Sammeln strukturierter Metadaten zu Prozessen, Aktivitäten und Benutzern, wie z. B. Werte, die Sie einzeln filtern, sortieren oder berichten möchten.
