Digital transformation + Business Process Management = højere succesrate

70 % af alle digitale transformationer mislykkes. I denne artikel vil jeg undersøge, hvorfor det forholder sig sådan, og komme med praktiske bud på, hvordan business process management (BPM) kan bruges til at mindske risikoen for, at din virksomheds kommende transformation mislykkes.

Nogle vil nu tænke: “Men vi vil lave proceskortlægning, før vi starter vores digitale transformation, så vi har styr på det.” Højst sandsynligt ikke. Alt for ofte betyder det et par work shops for at kortlægge de ideelle fremtidige processer på et whiteboard og derefter tegne dem igen i Visio og gemme dem et sted, hvor kun få vil se dem. Det er ikke, hvad digital transformation med business process management betyder. Så læs videre og bliv inspireret til at bruge BPM mere effektivt.

1. Top 5 grunde til, at digitale transformationer mislykkes

Fejlprocenten for digitale transformationer er alarmerende høj, og flere undersøgelser anslår, at omkring 70 % af disse initiativer ikke opnår de tilsigtede resultater:

1. Nøglerne til en vellykket digital transformation | McKinsey

2. 2,3 billioner dollars spildt globalt i fejlslagne digitale transformationsprogrammer – dyre og komplekse forretningsstrategier er ‘ikke nødvendige’ – Taylor & Francis Newsroom

3. 3 faser af en vellykket digital transformation

Baseret på nylige undersøgelser er her de fem vigtigste grunde til, at digitale transformationer mislykkes:

1.1 Mangel på klar strategi og vision

Mange organisationer indleder en digital transformation uden en veldefineret strategi eller klare mål. Forkert afstemte mål, utilstrækkelig planlægning og uklare implementeringsveje fører ofte til projekter, der ikke leverer de forventede resultater. Det er afgørende at sikre overensstemmelse mellem lederskab og bredere organisatoriske mål.

1.2 Modstand mod kulturel forandring

Medarbejdere og ledelse kan modsætte sig ændringer i etablerede arbejdsgange og teknologier, især i organisationer med indgroede processer. Denne kulturelle modstand kan hindre indførelsen af nye systemer og praksisser, som er nødvendige for transformationen.

1.3 Utilstrækkelig forandringsledelse

En ineffektiv eller fraværende strategi for forandringsledelse kan skabe forvirring og uengagement på tværs af teams. Effektiv forandringsledelse kræver klar kommunikation, træning og inddragelse af alle interessenter for at fremme accept af nye teknologier og arbejdsgange.

1.4 Mangel på kvalificeret talent

Digitale initiativers succes afhænger ofte af teknisk ekspertise, f.eks. dataanalyse, cybersikkerhed og softwareudvikling. Mange organisationer kæmper med mangel på talent, hvilket gør dem ude af stand til effektivt at implementere og administrere digitale værktøjer.

1.5 Dårlig datakvalitet og -integration

Digitale transformationer er afhængige af en robust datainfrastruktur, men mange organisationer står over for udfordringer med ufuldstændige data eller data af lav kvalitet samt vanskeligheder med at integrere nye systemer med ældre systemer. Disse problemer underminerer det fundament, der er nødvendigt for effektive digitale initiativer.

For at løse disse udfordringer skal man fokusere på strategisk planlægning, fremme en kultur med tilpasningsevne, sikre, at der er kvalificerede ressourcer til rådighed, og investere i grundlæggende systemer som datainfrastruktur og forandringsledelse.

2. Referencer og links

1. RAND Corporations indsigt i, hvordan man undgår faldgruber i forbindelse med AI-transformation: RAND-rapport

2. OECD’s analyse af udfordringer ved digital transformation: OECD Digital Transformation

3. Verdensbankens undersøgelse af globale digitale fremskridt og barrierer: Verdensbankens rapport.

3. Hvordan Business Process Management reducerer risikoen ved digital transformation

For at opsummere er Business Process Management (BPM) en systematisk tilgang til at forbedre en organisations processer med henblik på effektivitet, tilpasningsevne og overensstemmelse med forretningsmålene. Det indebærer at designe, analysere, optimere og automatisere arbejdsgange for at forbedre performance, reducere omkostninger og sikre compliance. Så hvorfor kombineres vellykket digital transformation ofte med styring af forretningsprocesser?

Det korte svar er, at BPM bygger bro over kløften mellem forretningsdrift og teknologi. Det giver ganske enkelt forretningsfolk et sprog til at kommunikere med it-folk og omvendt. Derudover viser det forholdet mellem organisationens ideelle kunderesultater og de mennesker, systemer og aktiver, der kan gøre det muligt at levere dem konsekvent.

At begynde på en digital transformation uden et fundament for styring af forretningsprocesser er som at bygge et hus uden tegninger. En opskrift på katastrofe.

Lad mig nu foreslå nogle praktiske måder, hvorpå effektiv brug af BPM kan mindske hver af de fem største grunde til, at digitale transformationer mislykkes.

3.1 Bryd din strategi ned i de understøttende forretningsprocesser

Ofte er visionen og strategien for en digital transformation for vag. I en stor organisation skal man sørge for, at den opdeles i vellykkede kunderesultater, og bag disse finder man de forretningsprocesser, der skal gøre det muligt at levere disse resultater.

• Kunderejse

• Kundeoplevelse

• Forretningsprocesser

• Systemer og data

3.2 Udpeg procesejere som forandringsagenter til at drive transformationen

“Folk kan godt lide forandring, de kan bare ikke lide at blive forandret.”

Peter Senge

Tanken om, at topledelsen hyrer et konsulentfirma til at drive en digital transformation, vil føre til modstand. Så hvordan får du medarbejderne til at drive din forandring? BPM har et svar. Svaret er at uddelegere procesejerskab og involvere nøglemedarbejdere aktivt som forandringsagenter. Hvordan kan det fungere?

Hvis du beslutter dig for at bryde din strategi ned til niveauet for påvirkede forretningsprocesser, kan du pludselig udpege flere ejere af forskellige dele af din digitale transformation.

Du skal give procesejerne et klart mandat til at forbedre – eller omlægge – dine end-to-end-processer. Dette bør omfatte de aktiviteter, systemer, bots og AI-agenter, der skal understøtte og transformere dem.

Til gengæld kan procesejerne engagere andre forretningsbrugere til at pilotere, afprøve, teste og give feedback, efterhånden som processerne forbedres. Ved at inddrage forretningsbrugere som medskabere bliver de til tilhængere af din transformation, simpelthen gennem tidlig og hyppig involvering.

3.3 Brug processer til at overføre viden og lukke kompetencegabet

At bygge en håndlavet bil fra start til slut er noget, som meget få mekanikere kan gøre. Men at blive uddannet til at arbejde på en station i et bilsamlebånd er noget, som de fleste mennesker ville kunne. Det er det samme med at bruge ny teknologi til f.eks. at servicere kunder. Man skal bruge processer og arbejdsinstruktioner til at gøre det helt klart, hvad der skal gøres, af hvem og hvordan. Jo bedre du gør det, jo mere effektivt vil du kunne overføre viden fra dem, der ved det, til dem, der ikke ved det.

3.4 Forretningsprocesser øger datakvaliteten

Mange organisationer står over for udfordringer med ufuldstændige data eller data af lav kvalitet samt vanskeligheder med at integrere nye systemer med ældre systemer. Dette er ofte resultatet af mange års inkonsekvent arbejde, hvor folks arbejdsaktiviteter var afkoblet fra dataindtastningsformularer. For eksempel brugte forskellige personer de samme felter forskelligt på grund af mangel på en fælles forretningsproces.

4. Hvordan man gør det praktisk

Så for virkelig at udnytte BPM i din digitale transformation har du brug for et integreret værktøj, der giver dig mulighed for at…

• Opbyg et integreret, hierarkisk procesarkiv, der viser, hvordan procesresultaterne vil opfylde din strategi.

• Gør det muligt for procesejere virkelig at kortlægge, eje og styre hver påvirket end-to-end-proces som et fællesskab, der engagerer både it- og forretningsbrugere.

• Giv forretningsbrugere mulighed for at teste processer og give feedback i et lukket kredsløb, der minimerer antallet af e-mails og møder.

• Integrer roller, proceskort, arbejdsinstruktioner og aktiver for at gøre din proces til en interaktiv guide til arbejdet, som hjælper med at overføre viden.

Hvis du ikke allerede har sådan et værktøj, bør du overveje Gluu, som er det værktøj, vi har skabt.

Her er et eksempel på, hvordan du kan bruge Gluu til at mindske risikoen for fejl i dit ERP-projekt:

5. Konklusion

Digitale transformationer mislykkes ofte på grund af uklare strategier, modstand mod kulturelle forandringer, dårlig forandringsledelse, mangel på talent og utilstrækkelig dataintegration. Ved at kombinere digital transformation med Business Process Management (BPM) kan man reducere disse risici betydeligt. BPM tilpasser forretningsmål til teknologi, fremmer bedre kommunikation, tildeler klart procesejerskab og involverer aktivt personalet som forandringsagenter. Det hjælper også med at standardisere processer for at forbedre datakvaliteten, bygge bro over huller i færdighederne og sikre ensartede resultater. Ved effektivt at udnytte BPM kan organisationer navigere i den digitale transformations kompleksitet med større succes og nå deres tilsigtede mål. Men for at realisere dette i praksis har du brug for et BPM-værktøj, der kan engagere forretningsbrugere effektivt.