Ziel: Entfernen Sie Benutzer sicher und übergeben Sie jegliche Prozessverantwortung/Herausgeberschaft, ohne den Verlauf oder den Zugriff zu verlieren.
Sie benötigen die Berechtigung Benutzer verwalten, um Benutzer zu löschen oder zu bearbeiten. Diese wird in der Regel HR-Managern und Kontoadministratoren zugewiesen. Mehr über Berechtigungsgruppen erfahren.
Bevor Sie beginnen, müssen Sie außerdem die Rechte haben, die Prozesse zu verwalten, die Sie übertragen; andernfalls wird der transfer abgelehnt. Nutzen Sie SSO? Denken Sie daran, den Benutzer auch aus Ihrem Identity Provider zu entfernen — aus der Azure AD group, wenn Sie Microsoft-Login verwenden, oder aus Ihrem Google-Workspace-Verzeichnis, wenn Sie Google-Login verwenden.
Benutzer löschen #
Gelöschte Benutzer können sich nicht anmelden und werden nicht mehr in Auswahllisten/Listen angezeigt. Ihre bisherigen Kommentare, Bearbeitungen und Zuordnungen bleiben erhalten — sie sind Teil des Wissensbestands Ihrer Organisation. Personenbezogene Informationen werden aus dem Profil aus Gründen der DSGVO-compliance entfernt.
Reguläre(n) Benutzer löschen #
1) Gehen Sie zu Benutzer (linkes Menü) → suchen Sie nach dem Benutzer. 2) Schalten Sie den Bearbeitungsmodus ein. 3) Klicken Sie auf Löschen (Papierkorbsymbol):
Ergebnis: Der Benutzer wird gelöscht; sein Name wird weiterhin in historischen Kommentaren/Bearbeitungen angezeigt, aber seine persönlichen Daten werden entfernt.
Inhaber oder Bearbeiter löschen #
Wenn Sie einen Benutzer löschen, der Prozesse besitzt/bearbeitet, werden Sie aufgefordert, zuerst die Eigentümerschaft zu übertragen.
Schritt 1 – Löschvorgang starten #
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol für den Benutzer. Ein Übertragungsdialog wird geöffnet.
Schritt 2 – primären Übernehmer auswählen #
Wählen Sie den primären Benutzer aus, der standardmäßig das Eigentum/die Herausgeberschaft erhalten soll, und fahren Sie dann fort.
Schritt 3 – (Optional) Advanced Einstellungen #
Öffnen Sie Advanced settings, um alle Prozesse zu sehen, die dem Benutzer gehören/von ihm bearbeitet werden. Sie können bei Bedarf den primären Empfänger pro Prozess überschreiben.
Benutzer in großen Mengen löschen #
Schritte
1) Aktivieren Sie in Benutzer den Bearbeitungsmodus und wählen Sie die Benutzer aus, die Sie entfernen möchten.
2) Stellen Sie sicher, dass die Auswahl alle Seiten umfasst (verwenden Sie den Seitenselektor zur Bestätigung).
3) Klicken Sie auf Löschen. Wenn ein ausgewählter Benutzer Prozesse besitzt, werden Sie aufgefordert, zuerst die Eigentümerschaft zu übertragen. Nach den Übertragungen wird das Löschen abgeschlossen.
Auswahl über Seiten hinweg: Stellen Sie sicher, dass alle Zielbenutzer ausgewählt sind (nicht nur die erste Seite):
Benutzer in großen Mengen bearbeiten #
Verwenden Sie die Massenaktualisierung, um mehrere Benutzer in einem Arbeitsgang zu ändern. Die Massenbearbeitung ermöglicht Ihnen das Hinzufügen, Ändern oder Entfernen von:
- Pläne
- Benutzerprofile
- Rollen (hinzufügen/entfernen)
- Vorgesetzte / Manager
- Zugriff
- Benutzerdefinierte Felder
So bearbeiten Sie:
1) Aktivieren Sie in Benutzer den Bearbeitungsmodus und wählen Sie die Benutzer aus.
2) Klicken Sie auf Massen > Aktualisieren und fügen Sie die Spalten hinzu, die Sie ändern möchten.
3) Legen Sie Werte fest und wenden Sie die Aktualisierung an.
Fügen Sie dann die Felder hinzu, die Sie ändern möchten, und legen Sie Werte fest:
