Sobald Sie die Standard-Berechtigungsgruppen beherrschen und Profile verwendet haben, um die gewünschte Gluu-Ansicht für bestimmte Benutzergruppen einzurichten, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Sie eine detailliertere Zugriffskontrolle auf Prozesse für bestimmte Benutzergruppen benötigen.

Vielleicht möchten Sie den Zugriff für einzelne Abteilungen oder geografische Standorte beschränken, damit diese nur die für sie relevanten Prozesse sehen und die Komplexität geringer bleibt. Vielleicht möchten Sie Mitgliedern Ihres Process-Excellence-Teams Rechte zum Erstellen und Bearbeiten von Prozessen für eine bestimmte Kategorie geben, aber nicht für das gesamte Konto. Oder Sie möchten den Zugriff für externe Berater beschränken, damit diese nur bestimmte Prozesse in Ihrer Prozesshierarchie sehen und bearbeiten können.

Hier sind benutzerdefinierte Berechtigungsgruppen hilfreich.

Kategorie- und gruppenbasierte Berechtigungen #

Wenn Sie die Berechtigungen für Prozesse innerhalb einer Kategorie oder Gruppe steuern möchten, ist eine benutzerdefinierte Berechtigungsgruppe der richtige Weg.

Ein typisches Szenario: Eine Teilmenge Ihrer Benutzer soll nur einige Ihrer Prozesse sehen. Mit Berechtigungsgruppen können Sie ihren Zugriff und/oder ihre Bearbeitungsrechte auf bestimmte Bereiche beschränken.

Sie sollten diese Gruppen so gestalten, dass die Benutzer nur Mitglied einer einzigen Berechtigungsgruppe sein müssen.

Beschränken Sie den Zugriff auf eine oder mehrere bestimmte Kategorien oder Gruppen #

Gehen Sie zunächst zu Rollen und klicken Sie auf Berechtigungsgruppen.

Fügen Sie anschließend eine neue Berechtigungsgruppe hinzu:

Geben Sie einen Namen ein
Geben Sie eine Beschreibung ein
Fügen Sie eine oder mehrere Kategorien oder Gruppen hinzu, die die Benutzer sehen sollen
Fügen Sie eine Ablehnung für alles andere hinzu („Nicht angegeben“)

TIPP! „Nicht angegeben“ steht für alles, was nicht bereits in einem der Schritte der Berechtigungsgruppe erwähnt wird.

Beschränkte Prozessmanager #

Sie können auch Bearbeitungsrechte für bestimmte Bereiche Ihres Kontos zuweisen, indem Sie Berechtigungsgruppen verwenden, anstatt sie wie bei den globalen Berechtigungsgruppen für das gesamte Konto zu vergeben.

Nehmen wir an, Sie haben externe Berater, die für eine begrenzte Zeit für Sie arbeiten und sich auf bestimmte Prozesse konzentrieren, oder Sie haben eine Process-Excellence-Abteilung, in der Teammitglieder unterschiedliche Verantwortungsbereiche haben. In solchen Fällen kann das sehr hilfreich sein. Sie müssen die Betreffenden nicht für einzelne Prozesse als Prozessverantwortliche/Editoren benennen, damit sie diese bearbeiten können, und Sie müssen ihnen nicht die Möglichkeit geben, neue Prozesse in allen Kategorien und Gruppen zu erstellen: Mit Berechtigungsgruppen lässt sich das auf einige wenige beschränken.

Komplexer Zugriff in Abhängigkeit von vielen Faktoren #

Manchmal reicht jedoch die einfache Struktur, bei der Benutzer nur Mitglieder einer Berechtigungsgruppe sind, nicht aus. Um diesem Bedarf gerecht zu werden, können Sie mehrere Berechtigungsgruppen haben, die jeweils eine bestimmte Teilmenge von Prozessen freischalten, und wenn der Benutzer Mitglied mehrerer Berechtigungsgruppen ist, werden die kombinierten Berechtigungen angewendet.

Nachfolgend finden Sie ein einfaches Beispiel. Dieses Szenario ist recht komplex und gilt nur, wenn Benutzer Zugriffs- und Bearbeitungsbedürfnisse haben, die sich mit den oben genannten Berechtigungsgruppen überschneiden (Benutzer müssen in mehreren Gruppen sein, um ihren Bedarf abzudecken). Möglicherweise benötigen Sie daher unsere Hilfe bei der Einrichtung. Wenden Sie sich in diesem Fall gerne an uns.

So richten Sie komplexen Zugriff ein #

Beginnen Sie immer damit, eine Berechtigungsgruppe für alle Benutzer hinzuzufügen, die standardmäßig den Zugriff auf alles verweigert.
Fügen Sie mehrere Berechtigungsgruppen hinzu, die Zugriff auf die verschiedenen Teile gewähren, und weisen Sie die Benutzer, die Zugriff haben sollen, nur dieser bestimmten Gruppe oder Kategorie zu.