Arbeiten mit Aufgaben- und Formulardaten

Ziel: Aufgabenprotokoll finden, Daten exportieren (CSV/JSON/PDF), Fallberichte drucken und mit Filtern den Fokus auf das Wesentliche legen.

Aufgabenprotokoll einer Aktivität anzeigen #

Alle Aufgaben werden erfasst: erledigt, verspätet oder nicht erledigt.

1. Öffnen Sie die Aktivität und klicken Sie auf Aufgabenprotokoll.
2. Legen Sie einen Datumsbereich fest.
3. Suchen Sie nach Aufgaben, Personen oder Notizen.
4. Prüfen Sie die Ergebnisse pro Tag (erledigt, verspätet, nicht erledigt). Bei Bedarf können Sie Aufgaben als erledigt markieren.

Tipp: Speichern Sie einen Aufgabenprotokoll-Filter auf Ihrer Übersichtsseite. Anleitungen: Erweiterte Filterung und Übersichtsseite personalisieren.

Aufgaben- und Formulardaten exportieren (CSV/JSON) oder als PDF drucken #

1. Öffnen Sie die Aktivität und klicken Sie auf Aufgabenprotokoll.
2. Legen Sie den Zeitraum und/oder die Filter fest.
3. Klicken Sie auf Herunterladen, um CSV/JSON zu exportieren, oder wählen Sie Drucken, um ein PDF zu erstellen.

Bei Fällen: Öffnen Sie die Seite Fälle des Prozesses, erweitern Sie den Fall und klicken Sie auf das Drucksymbol, um einen PDF-Bericht zu erstellen.

Mit Filtern den Fokus setzen (Kurzanleitung) #

Mit Filtern grenzen Sie Aktivitäten, Aufgaben, Fälle oder Komponenten ein. Typische Filter sind Prozess, Aktivität, Rolle, Label, Status, Verantwortlicher und Datumsbereiche (Gestartet/Abgeschlossen/Fällig). Sie können auch nach Formular filtern, um nur Elemente anzuzeigen, die ein bestimmtes Formular verwenden.

Voreinstellungen und relative Datumsangaben: Verwenden Sie integrierte Voreinstellungen wie „Heute“ oder „Letzter Monat“. Relative Datumsangaben werden automatisch aktualisiert (z. B. bedeutet „Heute“ immer den aktuellen Tag).

Filter speichern und wiederverwenden #

1. Klicken Sie auf das Filtersymbol (oben rechts in der Filterleiste).
2. Wählen Sie Filter speichern, benennen Sie den Filter und teilen Sie ihn optional mit Kollegen.
   Nur Benutzer mit der Berechtigung „Konto verwalten“ können Filter für alle freigeben.
3. Gespeicherte Filter finden Sie über dasselbe Symbol.

Tipp: Zeigen Sie jeden gespeicherten Filter auf Ihrer Übersichtsseite oder in den vordefinierten Übersichtsseiten an.