Die Grundlagen des Gluu Assistenten (KI)

Ziel: Beschleunigen Sie die Prozessarbeit mit integrierter KI ohne Prompts – erstellen oder überarbeiten Sie Arbeitsanweisungen, schlagen Sie Aufgaben vor, bereichern Sie Rollen, übersetzen Sie Inhalte und steuern Sie den Zugriff im Adminbereich.

Der Gluu Assistant ist Ihr Copilot für Prozesse. Es verwendet bewährte, integrierte Prompts, die Best Practices mit Ihren Kontodaten verbinden – sodass Sie keine Prompts schreiben müssen. Die neueste Generation fügt Advanced-Funktionen und Admin-Steuerelemente hinzu, während Sie die Kontrolle über Inhalte und Versionierung behalten.

Planverfügbarkeit: Der Gluu Assistant ist in allen Plänen verfügbar. Einzelne Funktionen variieren: Prompts für Arbeitsanweisungen erfordern den Essential-Plan oder höher; die Aufgabengenerierung und Befähigungsvorschläge erfordern den Advanced-Plan oder das entsprechende Add-on (siehe die einzelnen Abschnitte unten).

So starten Sie ihn #

1. Klicken Sie auf den Gluu Assistant in der unteren rechten Ecke auf einer beliebigen Seite.
2. Überprüfen Sie die Vorschläge für diese Seite (kontextbezogen).
3. Wählen Sie einen Vorschlag aus und folgen Sie den Schritten auf dem Bildschirm.

Was er kann #

Der Assistant enthält integrierte Prompts, mit denen Sie die folgenden Aufgaben mit einfachen Klicks erledigen können:

• Fügen Sie fehlende Kategorien und Gruppen in Ihrer Prozesshierarchie hinzu.
• Erstellen oder bereichern Sie Rollen (Zweck, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen).
• Arbeitsanweisungen (Warum/Wie) gemäß Ihrer Vorlage entwerfen und umschreiben. Erfordert Essential-Plan oder höher.
• Aktionsfähige Aufgaben basierend auf dem Anweisungsinhalt vorschlagen. Erfordert Advanced-Plan.
• Anweisungen übersetzen, unter Berücksichtigung Ihrer Kontosprache. Erfordert das Lokalisierung-Add-on.

Erstellen Sie eine neue Arbeitsanweisung #

Erfordert den Essential-Plan oder höher.

1. Öffnen Sie die entsprechende Aktivitätsseite.
2. Klicken Sie auf den Gluu Assistant.
3. Wählen Sie „Anweisungstext vorschlagen“.
4. Überprüfen Sie das vorgeschlagene Warum/Wie und den Kontext.
5. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die Anweisung einzufügen.
6. Bearbeiten Sie die Details nach Bedarf (Sie behalten die Kontrolle).

Lesen Sie mehr: Eine Arbeitsanweisung erstellen

Überarbeiten Sie eine bestehende Arbeitsanweisung #

Erfordert den Essential-Plan oder höher.

1. Öffnen Sie die Aktivität mit einer bestehenden Anweisung.
2. Klicken Sie auf den Gluu Assistant.
3. Wählen Sie „Anweisungstext umschreiben“.
4. Überprüfen Sie, wie Ihre Notizen, Medien und Links zusammengeführt wurden.
5. Klicken Sie auf „Übernehmen“, um die Anweisung zu ersetzen oder zu aktualisieren.

Aufgaben aus einer Anweisung generieren #

Erfordert den Advanced-Plan.

1. Öffnen Sie die Aktivitätsanweisung.
2. Klicken Sie auf den Gluu Assistant.
3. Wählen Sie „Aufgaben vorschlagen“.
4. Überprüfen Sie die Aufgabenvorschläge, die aus der Anweisung abgeleitet wurden.
5. Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie hinzufügen möchten.
6. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die Aufgaben für die Fallausführung zu erstellen.

Anweisungen übersetzen (unter Berücksichtigung der Kontosprache) #

Erfordert das Lokalisierung-Add-on. Kontaktieren Sie den Gluu-Support, um es für Ihr Konto zu aktivieren.

1. Öffnen Sie die Aktivitätsanweisung.
2. Klicken Sie auf den Gluu Assistant.
3. Wählen Sie „Übersetzen“ und eine Sprache aus.
4. Überprüfen Sie die Übersetzung.
5. Speichern Sie, damit Benutzer mit dieser Sprache sie automatisch sehen.

Versionierung und Genehmigungen gelten weiterhin. Lesen Sie mehr: Prozesse und Arbeitsanweisungen übersetzen

Eine Rolle hinzufügen oder anreichern #

1. Öffnen Sie Rollen und wählen oder erstellen Sie eine Rolle.
2. Klicken Sie auf den Gluu Assistant.
3. Wählen Sie „Rollenzweck beschreiben“.
4. Überprüfen und fügen Sie den vorgeschlagenen Zweck hinzu.
5. Wählen Sie „Verantwortlichkeiten vorschlagen“.
6. Überprüfen und fügen Sie Verantwortlichkeiten hinzu.
7. Wählen Sie „Befähigungen vorschlagen“. Erfordert das HR-Modul-Add-on.
8. Wählen Sie relevante Kompetenzen aus Ihrer Kontoliste aus.
9. Legen Sie bei Bedarf Kompetenzstufen fest.
10. Speichern Sie die Rolle.

Den Gluu Assistant verwalten (Admins) #

Admins können konfigurieren, wie sich die KI verhält und wer welche Prompts verwenden kann. Sie benötigen die Berechtigung Konto verwalten, um auf das KI-Admin-Panel zuzugreifen.

1. Gehen Sie zu „Konto verwalten“.
2. Klicken Sie auf „KI-Assistant“, um das KI-Kontrollpanel zu öffnen.
3. Schalten Sie einzelne Prompts ein/aus, um sie anzuzeigen oder auszublenden.
4. Klicken Sie auf das Zahnrad, um Prompts für bestimmte Berechtigungsgruppen zu aktivieren.
5. Überprüfen Sie die Prompt-Beschreibungen und den Link zu den Unternehmensbedingungen für OpenAI.

Arbeitsanweisungsvorlagen festlegen (Admins) #

1. Klicken Sie auf „Regeln für Aktivitätsanweisungen“.
2. Bearbeiten Sie die Struktur (z. B. Warum ≤100–150 Zeichen, Wie-Schritte) und den Hilfetext.
3. Speichern Sie, um die Vorlage auf zukünftige KI-Ausgaben anzuwenden.
4. Verwenden Sie die Umschreiboption, um bestehende Anweisungen anzugleichen, ohne Inhalte zu verlieren.

Datensicherheit #

Der Gluu Assistant verwendet das LLM von OpenAI unter Enterprise Privacy, was bedeutet, dass Ihre Daten nicht zum Trainieren von Modellen verwendet werden. Vermeiden Sie es, hochsensible persönliche Daten zu Anweisungen hinzuzufügen. Die Versionierung, Genehmigungen und Eigentumsrechte Ihres Unternehmens gelten für alle KI-gestützten Inhalte.

Videoeinführung #

Tipps:

• Nutzen Sie den Assistant als Checkliste, um Ideen zu entwickeln und schneller loszulegen.
• Standardisieren Sie mit Anweisungsvorlagen für Konsistenz in Ihrem gesamten Konto.
• Ordnen Sie Aufgaben aus Anweisungen zu, um eine messbare Ausführung zu gewährleisten.
• Verwalten Sie Prompts nach Berechtigungsgruppe, um die Kontrolle darüber zu behalten, wer welche Funktionen nutzen kann.

FAQ – Gluu Assistant #