Verwenden Sie Etiketten zur Organisation

Ziel: Verwenden Sie Etiketten in Gluu, um prozessübergreifende Sammlungen zu erstellen, die Schulungen, Audits und Berichte schnell und konsistent machen.

Gluu bietet verschiedene Möglichkeiten, Ihre Prozesse, Verfahren und Arbeitsanweisungen zu organisieren und zu finden:

• Prozesshierarchie – Organisieren nach Geschäftsfunktion oder -bereich.
• Prozesssammlung – Gruppieren Sie verwandte Prozesse in einem Diagramm.
• Legen Sie spezielle Aktivitätstypen fest – heben Sie eine Aktivität als Kontrolle, Risiko, System, Dokument oder Kundenkontaktpunkt hervor.
• Verwenden Sie Etiketten – erstellen Sie spezielle Sammlungen über Prozesse, Aktivitäten und Kommentare hinweg (dieser Artikel).

Labels – ähnlich wie Tags – ermöglichen es Ihnen, Informationen zu sammeln, die Ihre Prozesshierarchie und Aktivitätstypen umfassen. Beispiele: GDPR-, ISO 9001- oder ISO 27001-Labels, um alles hervorzuheben, was die Compliance unterstützt.

Dies hilft Ihnen, schnell die richtigen Informationen für Schulungen, Audits oder Managementberichte zu finden.

TIPP! Sie können auch benutzerdefinierte Felder verwenden, um Metadaten zu Prozessen, Aktivitäten und Benutzern zu sammeln.

1. Erstellen Sie Etiketten für das Konto #

Erstellen Sie zunächst eine Reihe von Etiketten für Ihr Konto. Dann können Prozessverantwortliche und -editoren ihre Prozesse und Aktivitäten etikettieren. Alle Benutzer können Kommentare etikettieren. Jeder kann nach einem Etikett filtern oder auf ein Etikett klicken, um alles zu sehen, was damit verbunden ist.

(Sie müssen der Kontoinhaber oder Administrator sein.)

1. Klicken Sie im linken Menü auf Etiketten.
2. Schalten Sie den Bearbeitungsmodus ein.
3. Klicken Sie auf Neu, um ein Etikett hinzuzufügen.
4. Bearbeiten Sie Etikettennamen und -farben und klicken Sie dann auf Speichern.

Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, stehen die Etiketten allen Benutzern zur Verfügung.

Benutzer können nun Prozesse, Arbeitsanweisungen und Kommentare mit Etiketten versehen.

2. Fügen Sie Etiketten hinzu #

(Sie benötigen Bearbeitungsrechte für den Prozess oder die Aktivität.)

1. Gehen Sie zu dem Prozess oder der Aktivität, die Sie etikettieren möchten.
2. Schalten Sie den Bearbeitungsmodus ein.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Etikett, um die verfügbaren Etiketten anzuzeigen.
4. Wählen Sie ein oder mehrere Labels aus.
5. Filtern Sie später oder klicken Sie auf das Etikett, um verwandte Elemente anzuzeigen.

Hinweis: Sie können auch Kommentare etikettieren.

3. Zeigen Sie etikettierte Informationen an #

(Verfügbar für alle Benutzer mit Zugriff auf den Prozess.)

1. Klicken Sie auf ein Etikett, um ein Feld mit allen Elementen zu öffnen, die dieses Etikett haben (Prozesse, Aktivitäten und Kommentare).
2. Klicken Sie auf ein beliebiges Element, um es zu öffnen.

TIPP! Auf den Seiten Prozesse und Aktivitäten können Sie auch nach Etikett filtern, um alle markierten Elemente aufzulisten.