SOP - arbejdsbeskrivelser

Opretter I arbejdsinstruktioner? Lær fra eksperterne

Anslået læsetid: 20 Minutter

Vi spurgte flere brancheeksperter om deres tanker om, hvad der præcist giver gode arbejdsinstruktioner? Især ét emne viste sig at være særligt vigtigt for alle, der deltog i diskussionen. Hvem bør skrive arbejdsinstruktioner?

At vælge, hvem der skriver dine arbejdsinstruktioner, vil have stor indflydelse på, hvor godt de modtages og gentages. Men over hele linjen var alle vores eksperter enige om, at der virkelig kun er én rolle i stand til effektivt at skrive dine arbejdsinstruktioner. Den person, der udfører arbejdet. Nedenfor finder du flere gavnlige perspektiver på, hvorfor det er, at operatører gør et bedre stykke arbejde med at skabe arbejdsinstruktioner end ledelse, hvordan du vælger, hvilken af dine operatører der er bedst egnet til at oprette arbejdsinstruktioner og værdifuld indsigt og tip til at gøre dette selv.

“Oprettelse af arbejdsinstruktioner er en opgave for arbejderne”

“De eneste, der kan skrive arbejdsbeskrivelser, er dem, der udfører arbejdet. Ledere har normalt ingen idé om, hvad der foregår. QA’s opgave er at lette skrivningen og derefter revidere for at sikre, at arbejdsinstruktionerne (når de er skrevet, aftalt og godkendt) følges.

– Peter Krafft

“Arbejdere skal have støtte fra QA, når de producerer arbejdsvejledninger”

Jeg faciliterer og rådgiver typisk under forberedelsen af arbejdsinstruktioner for at sikre, at arbejdsinstruktioner indeholder nøjagtige, letforståelige trin, der inkluderer så mange billeder som nødvendigt for at formidle hensigten; informere brugeren om eventuelle sikkerhedsproblemer og fremlægge tilstrækkelig objektiv kvalitetsdokumentation for, at kundekritiske egenskaber overvåges og registreres.

Min facilitering af forberedelse af arbejdsinstruktion giver mig mulighed for at give min virksomhed en afkortet tidslinje, hvilket effektivt eliminerer skrive-anmeldelse-kommentar-omskrivning, gengennemgang, gentage processen. Det handler om hastighed og minimal forstyrrelse, hvilket giver sig udslag i en bedre bundlinje.”

Craig Wesson

“Forskellige scenarier kræver involvering med forskellige roller”

“Arbejdsbeskrivelser skal involvere procesoperatører, håndværkere og / eller fagfolk. Afhængigt af situationen kan forskellige niveauer af facilitering hjælpe med udviklingen af instruktionerne. I min virksomhed har ingeniørafdelingen en tendens til at skrive deres egne instruktioner. På fabriksgulvet har kvalitets-, produktionsingeniør- og produktspecialister en tendens til at skrive arbejdsinstruktionerne, når de arbejder med det personale, der udfører operationerne.

Grå Warner

“Arbejdsinstruktioner bør udarbejdes og vedligeholdes af eksperterne i denne proces”

“Ejerskab af dokumentation, der ligger i hænderne på dem, der er proceseksperterne, vil skabe mere personlig buy-in for at holde dit system opdateret. Jeg havde for nylig denne diskussion med en kollega, og spørgsmålet blev stillet: “Hvem skal eje dette dokument, teknik eller kvalitet?” Mit svar var dette: “Hvem er proceseksperten, og hvem vil du gennemgå dokumentet med jævne mellemrum for at opretholde valuta?”

– Todd Hanlin

Eksempler på funktioner i arbejdsinstruktioner

Oprette arbejdsinstruktioner og SOP’er

Føj tekst, billeder, video, links og filer til enhver aktivitet i enhver proces. Dette giver dig mulighed for at vise, hvorfor og hvordan arbejdet udføres.

Gør instruktioner til genanvendelige komponenter

Markér en indholdsmarkering for at gøre den til en komponent, der kan genbruges af andre.

“Effektive arbejdsvejledninger bygges af det team, der er involveret i det pågældende job”

“En effektiv arbejdsinstruktion kan kun skabes af det team, der er involveret i jobbet. Deres erfaringer med succes og fiaskoer bidrager til effektiv og praktisk arbejdsinstruktion.”

– Rishard Fallil

“Operatører bør skrive arbejdsvejledninger med anmeldelser fra interessenter”

“Det, jeg tidligere har gjort, er at samle alle dem, der rent faktisk vil bruge instruktionen. Start med et grundlæggende flowchart, gå gennem processen på et meget højt niveau med input fra operatørerne. Hvis du opretter tekst, kan rutediagramaktiviteterne være dine sektioner. Angiv detaljerne under hvert afsnit. Når du tror, du har det, skal du samle ledelsen (de ansvarlige, hvis den person, der bruger instruktionen, fejler) og gennemgå den med dem. Der kan være nogle vigtige oplysninger, som ikke alle måske er opmærksomme på. Jeg har fundet ud af, at 2-3 iterationer med “operatørerne” og yderligere 1-2 med interessenterne, skal du være klar til godkendelse.”

– Mark Christy

“Oprettelse af arbejdsinstruktioner giver dig ansvar for din proces”

“Der er forskellige grader af involvering – jeg har talt med mange virksomheder, hvor det er det samme som at lade folk skrive under på, at de har læst vejledningen. Dette fører ofte til, at uddannede mennesker ønsker at udfordre det, der er skrevet, og “bevise det forkert”. Fordelen ved at lette og lade folk skrive deres egne arbejdsinstruktioner selv er, at det bliver et spørgsmål om integritet, om de følges eller ej. “Hvis jeg ikke gør, hvad jeg sagde, så har jeg et integritetsproblem” – dette er svært at klare – selv for lejlighedsvis ballademager.”

– Søren Pommer

“Lav et udkast til et første udkast med en individuel arbejder, og se derefter, hvordan resten reagerer på denne dokumentation”

Det, jeg har fundet effektivt, er at arbejde sammen med én person og skrive et første udkast til arbejdsinstruktionsdokument baseret på denne persons syn på, hvordan det skal gøres. Når jeg har deres aftale om, at det, der er skrevet, er korrekt, så gå hen og besøg andre mennesker, der udfører det samme arbejde på de andre skifteholdshold, og bed om deres kommentarer til det, der er skrevet. Det er meget sjældent at støde på en situation, hvor alle er enige i det første udkast.

Når en person nævner et punkt, hvor der er uenighed, beder jeg om grundene til, at de er uenige. Hvis deres grunde synes relevante, så går jeg og tjekker detaljerne om, hvad de sagde. Baseret på dette input foretages der ændringer i udkastet til dokumentet, og jeg går tilbage til den første person, jeg arbejdede med, for at få deres syn på ændringerne. Det er sjældent, at de helt ville kassere modstridende synspunkter uden tanke. Nogle gange svarede de: »Jamen, det har jeg aldrig vidst. Jeg tror jeg har gjort det forkert hele tiden. Jeg vil ændre mig til at gøre tingene på denne måde i fremtiden.” Til sidst ville alle disse forskellige mennesker, der aldrig havde mødtes, gøre tingene på samme måde, og i mange tilfælde nød kunden godt af forbedringerne, og der blev begået færre fejl under fremstillingsprocessen.

“Målet er, at dine operatører skal have ejerskab over disse processer”

“Det, der virkelig glædede mig en dag, var, da en Super Quality Guru fra langt oppe i virksomheden kom for at gennemgå vores systemer osv., Og han spurgte operatørerne om de arbejdsinstruktionsmanualer, de havde på hylden “hvem ejer disse? Og hvor kom de fra?” Operatørerne svarede: “De er vores, og vi skrev dem.”

Den indledende tilgang og virksomhedskulturen vil have stor indflydelse på succesen med denne type projekter. Hvis det indføres, ikke så meget som et dekret, men mere af en “vi har brug for din hjælp til at gøre dette, og det er grunden til, at vi er nødt til at gøre det”, gør en stor forskel. Når det kommer til det stadie, hvor QA blot faciliterer, hvad de gerne vil, så har man virkelig opnået noget.”

– John Mercer

Er du overbevist om, at arbejdsvejledninger eller instruktioner bør kurateres af deres operatører? Se vores guide til arbejdsinstruktioner, det hjælper dig med at planlægge, implementere og gentage dine arbejdsinstruktioner effektivt.

Alle svar er blevet redigeret med henblik på denne artikel. Denne artikel blev første gang udgivet 15. oktober 2015 og opdateret 14. juli 2023

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke specifikke værktøjer eller software kan bruges til at skabe effektive arbejdsinstruktioner?

En kombination af forskellige værktøjer og software kan bruges til at skabe effektive arbejdsinstruktioner. Det omfatter ofte diagramværktøjer som Microsoft Visio til at skabe detaljerede flowdiagrammer og software til dokumentoprettelse som Microsoft Word eller Google Docs til at konstruere den tekstlige del af instruktionerne. En mere avanceret tilgang kan omfatte brug af specialiseret software til design af instruktioner som StepShot, som ikke kun giver dig mulighed for at lave omfattende vejledninger, men også automatisere processen. Selv videoproduktionsværktøjer som Screencast kan også bruges til at lave videobaserede instruktioner til mere komplekse opgaver.

Hvor ofte skal arbejdsinstruktioner opdateres eller revideres for at være relevante?

Hvor ofte arbejdsinstruktioner skal opdateres eller revideres, afhænger generelt af flere faktorer, herunder arbejdets art, branchestandarder og eventuelle ændringer i selve arbejdsprocessen. Men som bedste praksis bør en virksomhed typisk revidere arbejdsinstruktioner mindst en gang om året. Ændringer i teknologi, procesforbedringer eller introduktion af nye maskiner eller software kan gøre det nødvendigt at gennemgå arbejdsinstruktioner endnu hyppigere. Det er afgørende, at disse instruktioner forbliver aktuelle og relevante for at sikre, at medarbejderne kan udføre deres arbejde effektivt og sikkert.

Kan forfatteren give eksempler fra det virkelige liv på effektive og ineffektive arbejdsinstruktioner?

Det er klart, at effektive arbejdsinstruktioner er klare, lette at forstå og indeholder de nødvendige detaljer, som f.eks. trin-for-trin-guider til betjening af et softwareprogram med skærmbilleder. Omvendt er ineffektive instruktioner typisk tvetydige, alt for tekniske og mangler vigtige detaljer. For eksempel kan samling af komplekse maskiner uden diagrammer eller klare instruktioner føre til fejl og uheld. Overgangen fra ineffektive til effektive instruktioner øger effektiviteten, produktiviteten og sikkerheden på arbejdspladsen.

Søren Pommer

Recent Posts

Ordreproducerende? En praktisk tilgang til at reducere jeres leveringstid

På dette webinar demonstrerer rådgiverne fra Refine Consulting en konkret vej til 'Sales & Operations…

2 uger ago

PEPKOR vælger Gluu som BPM-partner til at transformere deres Retail Execution Platform

I et forsøg på at revolutionere sine detailprocesser har PEPKOR, et førende konglomerat, annonceret sit…

2 måneder ago

Style test pls delete

IndholdsfortegnelseMålsætningTestBetingelserResultater Målsætning Test, om stilarterne også mangler på nye sider Test Udgiv disse sider, og…

2 måneder ago

Gluu samarbejder med UKA Group om at strømline arbejdet med grøn energiomstilling

I et forsøg på at fremskynde den globale overgang til en energiforsyning uden emissioner har…

3 måneder ago

Gluu til HR, AI og andre højdepunkter

I dette webinar vil vi diskutere og give dig en introduktion til de vigtigste produkthøjdepunkter…

4 måneder ago

Hvorfor ERP-implementeringer fejler (og hvorfor brugen af Gluu kan mindske denne risiko)

Undersøgelser viser, at de fleste ERP-implementeringer slår fejl. Et konsulentfirma har analyseret mere end 1.000…

4 måneder ago