Mål: Kommuniker ændringer, underret de rigtige brugere og opret printbare PDF-versioner af processer og aktiviteter.
Ud over at brugere logger ind og søger eller filtrerer processer, kan du dele en proces eller en specifik aktivitet ved at bruge ‘Del’-funktionen eller oprette en ‘PDF-version’.
Del proces #
Gå til processen og klik på ‘Del’ i topmenuen for at åbne delingsmenuen. Her kan du vælge at kopiere elementer til genbrug i andre medier.
Eller du kan åbne ‘Del med team’-guiden, som lader dig sende e-mails til eksisterende eller nye brugere – mens du endda tildeler roller til personer, der endnu ikke er en del af processen.
Del med eksisterende rollemedlemmer #
Du kan vælge, om du vil dele processen med eksisterende teammedlemmer eller kun udvalgte personer:
Del med nye rollemedlemmer #
Du kan også tilføje nye brugere til roller i processen (eller redaktører generelt), mens du underretter dem i et enkelt flow:
Dette lader dig søge blandt eksisterende brugere ELLER
du kan tilføje e-mails for eksterne brugere og invitere dem ind i den specifikke proces.
Send e-mails ud #
Det sidste trin opbygger en standard e-mail, der kan redigeres.
Klik på ‘Send e-mails’ for at invitere brugere til at bruge din proces:
PDF-builder #
Med Gluus ‘Advanced’-plan kan du oprette PDF-versioner af processer, der kræver offline brug, f.eks. som backup. For at oprette en PDF kan du bruge PDF-builderen:
- Klik på “PDF-version”.
- Vælg de elementer, du ønsker at inkludere.
- Træk for at arrangere sektionsrækkefølgen.
- Klik på “Print” for at downloade en færdig PDF.
Klik på ‘Avancerede indstillinger’ for at gruppere aktiviteter efter roller (f.eks. til onboarding-materiale), eller for at opdele PDF’en i separate sider, så hver aktivitet har sin egen side. Du kan også inkludere QR-koder for at gøre det nemt at omdirigere folk til den opdaterede online version:
Rapporten viser valgte sektioner og inkluderer tids-/brugerstempler og QR-koder for hurtig adgang.
PDF-eksempel:
