Cases

En uddannelsesudbyders QMS

Vi inviterede UCPlus’ kvalitetschef, Kim Strunge, til en snak om, hvordan kvalitetsledelse, ISO9001 og deres kvalitetsstyringsproces fungerer i praksis, når love og regler styrer UCPlus som uddannelsesudbyder.

I casen kan du læse om, hvordan det danske uddannelsescenter UCPlus arbejder med kvalitetsledelse, ISO9001 og deres QMS, når love og regler påvirker dem som organisation. Vi inviterede UCPlus kvalitets- og uddannelseschef, Kim Strunge, til en snak.

UCPlus er certificeret af ISO9001, 14001 og 18001 i arbejdsmiljøledelsessystemer og miljøledelsessystemer. Virksomheden er specialiseret i grund- og efteruddannelse inden for transportbranchen. De har mere end 35 års erfaring inden for uddannelse, uddannelse af chauffører til taxaer og tunge køretøjer som lastbiler og busser. UCPlus tilbyder også sprogkurser i dansk for voksne udlændinge.

Et selvudviklet QMS

Jeg spurgte Kim Strunge, hvordan UCPlus som uddannelsescenter arbejder med kvalitetsledelsesprocesser og ISO 9001 i praksis. Han informerede mig om, at de bruger et selvudviklet styringssystem. Deres ledelsessystem er designet i PowerPoint og Excel. PowerPoint bruges som medarbejdermanual og Excel til systematisk at følge op på afvigelser. Alle medarbejdere har adgang til systemet, og alle roller er synlige. Ledere er medejere af systemet og har ansvaret for at rette op på de afvigelser, der måtte opstå:

“På den måde arbejder vi aktivt med systemet hver eneste dag”.

Da UCPlus bruger deres ledelsessystem aktivt hver dag, afholder de fire ledelsesevalueringsmøder om året (selvom standarden kun kræver et møde om året). Kim Strunge forklarer:

“Det er afvigelsessystemet, der holder os i gang. Kvalitet er ekstremt vigtigt for os i vores branche. Derfor er der aldrig mere end tre måneders mellemrum mellem vores opfølgninger i form af et ledelsesevalueringsmøde.”

Jeg spurgte Kim Strunge, om de har nogle udfordringer med det ledelsessystem, de bruger. På dette spørgsmål svarede han, at systemet fungerer perfekt i forhold til antallet af afvigelser, og hvordan de arbejder med opfølgninger på disse. En anden fordel ved systemet er, at det er let tilgængeligt for alle, forståeligt og enkelt:

“Alle kan forholde sig til det, fordi det er simpelt. Når man laver et ledelsessystem, er det vigtigt ikke at bygge store blokke, men et lille hus med en god vej, man tror på.”

Kvalitetsstyringsprocesser i praksis

Jeg spurgte Kim Strunge, hvordan UCPlus som uddannelsescenter arbejder med deres ledelsessystem. Til dette forklarede han, at løbende forbedringer er en vigtig del af det:

“I vores ledelsessystem er der konstant behov for løbende forbedringer og justeringer. I vores system beskriver vi, hvad vi laver. Når vi gør noget andet end det sædvanlige, skal der laves en ændring i systemet.”

Kim Strunge forklarer også, at disse processer følges op af interne audits. Desuden er løbende forbedringer begrænsede, da regler og love styrer UCPlus stramt. Derfor undersøger de ofte, om nye regler eller love er inkluderet i systemet. Dette gøres ved hjælp af juridiske oplysninger og links:

“Vi er nødt til at gøre dette selv. Og det er en sund proces, fordi vi gennemgår hele systemet hver anden måned.”

Kim Strunge tilføjer, at de har en specifik proces for netop dette. Desuden har de også et årligt seminar, hvor love og regler gennemgås.

Træk dig selv op

Til sidst spurgte jeg Kim Strunge, hvordan han ser fremtiden for ledelsessystemer. Han svarede, at han mener, at et ledelsessystem i dag skal sikre kvalitet, hvilket er særligt vigtigt for UCPlus, da statslige love og regler påvirker dem som organisation. Desuden mener han, at det er nødvendigt for alle organisationer at skabe en struktur, de tror på, som passer til branchen og de forandringer, der kan opstå.

Kim Strunge afslutter:

“Det er essentielt at have en struktur, der passer til den verden, man som organisation skal passe ind i og forholde sig til. En måde at trække dig selv op på er at planlægge opfølgninger.

Vil du lære at involvere dine ledere i kvalitetsstyringsprocesser og -systemer? Læs vores artikel!

UCPlus tilpasning til industrien

For at opsummere ser det ud til, at UCPlus har bygget et ledelsessystem, der er tæt skræddersyet til deres branche og forretningsmodel. Effekten er primært gennem lovgivning, og UCPlus har formået at skabe rutiner og et QMS, der omhyggeligt indsamler og inkorporerer disse krav. Det kunne være interessant at undersøge, om andre virksomheder, der har det offentlige som deres primære kunde, gør det på samme måde. Vi vil undersøge dette nærmere i en anden sag.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan blev tidsspildet i organisationens proces identificeret og målt af Gluu?

Gluu undersøgte organisationens workflow-metoder og sporede den tid, der blev brugt på opgaver, for at identificere og måle spild. De brugte dataindsamlingsværktøjer til at skabe en detaljeret analyse af områder, hvor der blev brugt unødig tid.

Hvilke specifikke skridt har Gluu taget for at gøre referenceprocessen i organisationen lettere at forstå?

For at forenkle organisationens referenceproces integrerede Gluu deres moderne softwareplatform til at håndtere komplekse procedurer. Der blev afholdt træningssessioner, og der blev udarbejdet omfattende vejledninger. Der var også nem onlineadgang til disse vejledninger og proceskort.

Hvordan sikrer brugen af Gluus software opretholdelsen og forbedringen af de skitserede procedurer og deres vellykkede udførelse fremover?

Gluus software sikrer vedvarende og forbedret udførelse af procedurer i fremtiden ved at fremme kontinuerlig læring og forbedring. Det letter opdateringer i realtid, sporer effektiviteten af procedurer og giver indsigt i nødvendige revisioner. Det opmuntrer til teamwork og reducerer tidsspilde, hvilket understøtter et mere effektivt workflow.

Søren Pommer

Recent Posts

Ordreproducerende? En praktisk tilgang til at reducere jeres leveringstid

På dette webinar demonstrerer rådgiverne fra Refine Consulting en konkret vej til 'Sales & Operations…

2 uger ago

PEPKOR vælger Gluu som BPM-partner til at transformere deres Retail Execution Platform

I et forsøg på at revolutionere sine detailprocesser har PEPKOR, et førende konglomerat, annonceret sit…

2 måneder ago

Style test pls delete

IndholdsfortegnelseMålsætningTestBetingelserResultater Målsætning Test, om stilarterne også mangler på nye sider Test Udgiv disse sider, og…

2 måneder ago

Gluu samarbejder med UKA Group om at strømline arbejdet med grøn energiomstilling

I et forsøg på at fremskynde den globale overgang til en energiforsyning uden emissioner har…

3 måneder ago

Gluu til HR, AI og andre højdepunkter

I dette webinar vil vi diskutere og give dig en introduktion til de vigtigste produkthøjdepunkter…

4 måneder ago

Hvorfor ERP-implementeringer fejler (og hvorfor brugen af Gluu kan mindske denne risiko)

Undersøgelser viser, at de fleste ERP-implementeringer slår fejl. Et konsulentfirma har analyseret mere end 1.000…

4 måneder ago