Die Grundlagen des Gluu Assistenten (KI)

Ziel: Beschleunigen Sie die Prozessarbeit mit integrierter KI ohne Prompts – erstellen oder überarbeiten Sie Arbeitsanweisungen, schlagen Sie Aufgaben vor, bereichern Sie Rollen, übersetzen Sie Inhalte und steuern Sie den Zugriff im Adminbereich.

Der Gluu Assistant ist Ihr Copilot für Prozesse. Er verwendet getestete, integrierte Prompts, die Best Practices mit Ihren Kontodaten verbinden – sodass Sie keine Prompts schreiben müssen. Die neueste Generation bietet erweiterte Funktionen und Admin-Steuerelemente, während Sie die Kontrolle über Inhalte und Versionierung behalten.

So starten Sie ihn #

1. Klicken Sie auf den Gluu Assistant in der unteren rechten Ecke auf einer beliebigen Seite.
2. Überprüfen Sie die Vorschläge für diese Seite (kontextbezogen).
3. Wählen Sie einen Vorschlag aus und folgen Sie den Schritten auf dem Bildschirm.

Was er kann #

Im Moment haben wir Prompts entworfen, mit denen Sie die folgenden Aufgaben mit einfachen Klicks erledigen können:

• Fügen Sie fehlende Kategorien und Gruppen in Ihrer Prozesshierarchie hinzu.
• Erstellen oder bereichern Sie Rollen (Zweck, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen).
• Entwerfen und überarbeiten Sie Arbeitsanweisungen (Warum/Wie) für Ihre Vorlage.
• Schlagen Sie auf der Grundlage des Anweisungsinhalts umsetzbare Aufgaben vor.
• Übersetzen Sie Anweisungen unter Berücksichtigung Ihrer Kontosprache.

Erstellen Sie eine neue Arbeitsanweisung #

1. Öffnen Sie die entsprechende Aktivitätsseite.
2. Klicken Sie auf den Gluu Assistant.
3. Wählen Sie „Anweisungstext vorschlagen“.
4. Überprüfen Sie das vorgeschlagene Warum/Wie und den Kontext.
5. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die Anweisung einzufügen.
6. Bearbeiten Sie die Details nach Bedarf (Sie behalten die Kontrolle).

Überarbeiten Sie eine bestehende Arbeitsanweisung #

1. Öffnen Sie die Aktivität mit einer bestehenden Anweisung.
2. Klicken Sie auf den Gluu Assistant.
3. Wählen Sie „Anweisungstext überarbeiten“.
4. Überprüfen Sie, wie Ihre Notizen, Medien und Links zusammengeführt wurden.
5. Klicken Sie auf „Anwenden“, um die Anweisung zu ersetzen oder zu aktualisieren.

Aufgaben aus einer Anweisung generieren #

1. Öffnen Sie die Aktivitätsanweisung.
2. Klicken Sie auf den Gluu Assistant.
3. Wählen Sie „Aufgaben vorschlagen“.
4. Überprüfen Sie die Aufgabenvorschläge, die aus der Anweisung abgeleitet wurden.
5. Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie hinzufügen möchten.
6. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die Aufgaben für die Fallausführung zu erstellen.

Anweisungen übersetzen (unter Berücksichtigung der Kontosprache) #

1. Öffnen Sie die Aktivitätsanweisung.
2. Klicken Sie auf den Gluu Assistant.
3. Wählen Sie „Übersetzen“ und wählen Sie eine Sprache aus.
4. Überprüfen Sie die Übersetzung.
5. Speichern Sie, damit Benutzer mit dieser Sprache sie automatisch sehen.

Versionierung und Genehmigungen gelten natürlich weiterhin.

Eine Rolle hinzufügen oder anreichern #

1. Öffnen Sie Rollen und wählen oder erstellen Sie eine Rolle.
2. Klicken Sie auf den Gluu Assistant.
3. Wählen Sie „Rollen-Zweck beschreiben“.
4. Überprüfen und fügen Sie den vorgeschlagenen Zweck hinzu.
5. Wählen Sie „Verantwortlichkeiten vorschlagen“.
6. Überprüfen und fügen Sie Verantwortlichkeiten hinzu.
7. Wählen Sie „Kompetenzen vorschlagen“.
8. Wählen Sie relevante Kompetenzen aus Ihrer Kontoliste aus.
9. Legen Sie bei Bedarf Kompetenzstufen fest.
10. Speichern Sie die Rolle.

Den Gluu Assistant verwalten (Admins) #

Admins können konfigurieren, wie sich die KI verhält und wer welche Prompts verwenden kann.

1. Gehen Sie zu „Konto verwalten“.
2. Klicken Sie auf „KI-Assistent“, um das KI-Bedienfeld zu öffnen.
3. Schalten Sie einzelne Prompts ein/aus, um sie anzuzeigen oder auszublenden.
4. Klicken Sie auf das Zahnrad, um Prompts für bestimmte Berechtigungsgruppen zu aktivieren.
5. Überprüfen Sie die Prompt-Beschreibungen und den Link zu den Unternehmensbedingungen für OpenAI.

Arbeitsanweisungsvorlagen festlegen (Admins) #

1. Klicken Sie auf „Aktivitätsanweisungsregeln“.
2. Bearbeiten Sie die Struktur (z. B. Warum ≤100–150 Zeichen, Wie-Schritte) und den Hilfetext.
3. Speichern Sie, um die Vorlage auf zukünftige KI-Ausgaben anzuwenden.
4. Verwenden Sie die Umschreiboption, um bestehende Anweisungen anzugleichen, ohne Inhalte zu verlieren.

Datensicherheit #

Der Gluu Assistant verwendet das LLM von OpenAI unter Enterprise Privacy, was bedeutet, dass Ihre Daten nicht zum Trainieren von Modellen verwendet werden. Vermeiden Sie es, hochsensible personenbezogene Daten zu Anweisungen hinzuzufügen. Die Versionierung, Genehmigungen und das Eigentum Ihres Unternehmens gelten für alle KI-gestützten Inhalte.

Videoeinführung #

Tipps: Verwenden Sie den Assistant als Checkliste, um Ideen zu entwickeln; standardisieren Sie mit Vorlagen für Konsistenz; ordnen Sie Aufgaben aus Anweisungen für eine messbare Ausführung zu; und verwalten Sie Prompts nach Berechtigung, um die Kontrolle zu behalten.