Sådan administrerer I procesversionering

Mål: Forstå forskellen på revisioner og versioner, se og sammenlign ændringer, og vælg den rigtige versioneringsopsætning (deaktiveret, automatisk, manuel, godkendelse).

Før I går i gang #

Plan: Revisioner er tilgængelige på alle planer. Avanceret versionsstyring (Auto/Manuel versionering, godkendelsesflows og gendannelse fra ændringsloggen) kræver tilføjelsen Versionsstyring. Den er ikke inkluderet i Core-, Essential- eller Advanced-planen i sig selv.
Rolle: Alle brugere med redigeringsadgang kan se revisioner. Oprettelse af en version og valg af versioneringsmuligheder kræver adgang som Ejer eller Redaktør til processen eller aktiviteten.
Opsætning: Ingen særlig opsætning, når tilføjelsen Versionsstyring er aktiveret. Indstil versioneringsmuligheder i redigeringstilstand på processen eller aktiviteten.

Grundlæggende om ændringer og versionering #

Lad os forklare nogle grundlæggende begreber.

Hver redigering gemmes som en revision. Revisioner oprettes automatisk, mens I redigerer, og når I forlader redigeringstilstanden efter ændringer. En version er et navngivet, formelt øjebliksbillede, som I vælger at udgive til brugerne.

Opret versioner for væsentlige ændringer (indhold eller flow), så brugerne bliver underrettet, og jeres historik forbliver overskuelig, uden at små redigeringer skaber støj.

Versioneringstilstande #

Udgivet: den version, der er live og vises til alle brugere.
Afventer godkendelse: en version, der er til gennemgang hos udvalgte godkendere.
Version XXX: en version, der ikke er i proces.

Processtatusser, der viser Udgivet, Afventer godkendelse og nummererede versionsetiketter

Indstil versioneringsmuligheder #

Deaktiveret: ingen formelle versioner, kun revisioner.
Auto: en ny version oprettes automatisk efter ændringer i diagrammet.
Manuel: I opretter versioner, når I selv vælger det.
Kræv godkendelse: versioner går først live efter godkendelser.

Læs Arbejd med procesgodkendelser for at se, hvordan I håndterer processer, der kræver formel godkendelse, før de udgives.

I er færdige, når den versioneringsmulighed, der passer til processens behov, er valgt og gemt.

Se revisioner og versioner #

Åbn processen (eller en aktivitet), og slå redigeringstilstand til.
Åbn Ændringsloggen.
Vælg et element for at se en forhåndsvisning af processen/aktiviteterne, som de var på det tidspunkt.

Ændringslog, der viser revisioner og versioner med tidsstempler

I er færdige, når I kan forhåndsvise processen eller aktiviteten, som den så ud på det valgte tidspunkt.

Sammenlign og rul tilbage #

Klik på Vælg attributter… for at sammenligne versioner og beslutte, hvilke attributter I vil gendanne (hvis nogen). Når I klikker på ‘Anvend’, bliver det aktuelle proceskort automatisk erstattet af den ældre revision.

Skærmen Vælg attributter til at sammenligne og gendanne en ældre revision

I er færdige, når I har klikket på Anvend, og proceskortet afspejler de gendannede attributter.

Opret en version #

Sørg først for, at processen er indstillet til Manuel versionering.

1. Start guiden #

Åbn processen i redigeringstilstand, og klik på Opret version (øverst til højre):

Knappen Opret version øverst til højre i proceseditoren

Gennemfør nu guiden trin for trin.

2. Navngiv version #

Giv den et valgfrit navn, hvis et nummer ikke er nok.

Trin i versionsguiden til at navngive den nye version

2. Angiv godkendere (valgfrit) #

Angiv godkendere (hvis dette er påkrævet og opsat for processen eller kontoen).

Gluu viser Ejer og alle Redaktører som standard, men I kan fjerne og tilføje brugere.

Klik på ‘Send anmodning’ for at sende godkendelsesanmodninger via e-mail med links til processen.

Trin i versionsguiden til at indstille godkendere med knappen Send anmodning

3. Underret kolleger ved udgivelse #

Underret kolleger, når den nye version er udgivet. Vælg og fravælg for at målrette præcis de personer (og rollemedlemmer), der kan blive påvirket af ændringen.

Tilpas derefter standardteksten, der opsummerer ændringerne.

Trin i versionsguiden til at vælge kolleger, der skal underrettes, og redigere ændringsresuméet

I er færdige, når I har gennemført guiden, den nye version er udgivet, og notifikationerne er sendt.

FAQ: Versionsstyring og revisioner #

Hvilken plan eller tilføjelse har jeg brug for til versionsstyring?

Revisioner er tilgængelige på alle planer. Avanceret versionsstyring (Auto eller Manuel versionering, godkendelsesflows og gendannelse fra ændringsloggen) kræver tilføjelsen Versionsstyring. Den er ikke inkluderet i Core-, Essential- eller Advanced-planen i sig selv.

Hvad er forskellen på en revision og en version?

En revision gemmes automatisk, hver gang I redigerer og forlader redigeringstilstanden. Det er en rå historik over ændringer. En version er et navngivet, formelt øjebliksbillede, I vælger at udgive til brugere, typisk oprettet ved væsentlige ændringer i indhold eller flow, så brugere bliver underrettet uden støj fra mindre redigeringer.

Hvad gør versioneringsmulighederne Deaktiveret, Auto og Manuel?

Deaktiveret beholder kun revisioner uden formelle versioner. Auto opretter automatisk en ny version efter ændringer i diagrammet. Manuel lader jer selv bestemme, hvornår I opretter en version. I kan også kræve godkendelse, så versioner først går live, når godkendere har godkendt.

Hvordan gendanner jeg en ældre revision?

Åbn ændringsloggen, vælg et element for at forhåndsvise det, og klik derefter på Vælg attributter for at vælge, hvilke attributter der skal gendannes. Når I klikker på Anvend, erstattes det aktuelle proceskort med den ældre revisions valgte attributter.

Hvem bliver underrettet, når jeg udgiver en ny version?

I sidste trin i guiden Opret version vælger I, hvilke kolleger og rollemedlemmer der skal underrettes. I kan målrette præcis de personer, der er påvirket af ændringen, og tilpasse standardteksten med resuméet, før I sender.