Brugerrettigheder og synlighed – det grundlæggende

Mål: Understand standardbrugerrettigheder, procesniveautilladelser, og hvordan man tildeler kontospecifikke rettigheder via Tilladelsesgrupper.

Som udgangspunkt kan enhver Gluu-bruger se og kommentere på enhver offentlig proces eller arbejdsinstruktion. Dette er i tråd med Gluus mission om at engagere forretningsbrugere. Engagement kræver gennemsigtighed og forståelse af, hvordan organisationen fungerer.

Næste niveau er ‘kun for medlemmer’ processer, hvor processer er private og kun deles med brugere, der har en rolle i processen. Så tilladelse og synlighed gives på procesniveau. Du kan fuldt ud redigere en proces, som du ejer eller redigerer – men kun dette.

Fra dette udgangspunkt kan administratorer og Procesejere eller Redaktører tildele yderligere universelle tilladelser. Dette overblik dækker det grundlæggende for denne opgave. Kort sagt bestemmer ‘Tilladelsesgrupper’, hvad brugere kan gøre, og ‘Brugerprofiler‘ bestemmer, hvilke funktioner brugere kan se. De to skal bruges i kombination.

Standardtilladelser #

Alle licenserede brugere kan se og kommentere på offentlige processer.

• Søg, læs, se og kommenter på processer, medmindre synligheden er begrænset.
• Se og kommenter, hvor de er Procesmedlemmer (de har en rolle i processen).
• Opsæt opgaver og sager, hvor de er medlemmer (med Gluus Advanced plan).
• Fuldfør opgaver, hvor de er medlemmer (med Advanced plan).

Tilladelser på procesniveau #

• Procesejer: kan altid se, redigere, fjerne.
• Procesredaktør: samme som ejer.
• Procesmedlem: kan se, når synligheden er Medlemmer eller Offentlig.
• Alle andre: kan kun se, hvis processen er live og offentlig (ikke privat/frossen).

Brug tilladelsesgrupper #

Tildel brugere til grupper for at give rettigheder på tværs af kontoen for alle processer – ideelt for procesoptimeringsteams og administrationshjælpere. Standardrettighedsgrupper kan tildeles, ikke redigeres. Brugerdefinerede tilladelsesgrupper tillader brugerdefineret afgrænsning.

Kontoejer tilladelser #

Ejeren af kontoen har alle ovenstående rettigheder plus fakturering og planstyring. For at se/ændre ejer, gå til Kontoindstillinger.

Standard tilladelsesgrupper #

Nedenfor kan du se standard tilladelsesgrupper efter anbefalet brugertype tildeling:

For Core teamet #

Procesekspertise, Enterprise eller forretningsarkitektur.

1. Administrer konto – hjælp Kontoejer med generel administration.
2. Administrer processer – rediger enhver proces og arbejdsinstruktion; opret hvor som helst; administrer kategorier/grupper.
3. Administrer tegninger – opret/rediger forretningsarkitekturtegninger; kontroller menusynlighed.
4. Administrer etiketter – opret/rediger etiketter.
5. Administrer brugertilladelser – tildel medlemmer til grupper; opret tilpassede tilladelsesgrupper.

Og følsomme, der bør overvejes for kun to betroede brugere (Kontoejeren har allerede dette):
Kopier fra konto – klon processer mellem konti.

For HR Modul #

1. Administrer brugere – tilføj/rediger/slet brugere og tildel roller.
2. Administrer roller – vedligehold det genanvendelige rollebibliotek.

For funktionelle ledere / overordnede procesejere eller redaktører #

Følgende tildeles medarbejdere med ansvar for flere processer:

1. Opret nye processer – opret en proces i hierarkiet.
2. Administrer komponenter – opret/rediger komponenter.
3. Administrer formularer – opret/rediger formularer.

Tildel brugere til gruppe #

1. Gå til Kontoindstillinger > Tilladelsesgrupper.
2. Vælg gruppen.
3. Klik på Tilføj medlem og vælg brugeren.
4. Gem.

Efter at have brugt standardtilladelsesgrupper og -profiler kan du stadig have brug for finere kontrol efter afdeling, sted eller eksterne konsulenter. Brugerdefinerede tilladelsesgrupper håndterer dette:

Kategori- og gruppebaserede tilladelser #

Begræns adgangen, så udvalgte brugere kun kan se og/eller redigere processer i valgte Kategorier eller Grupper. Stræb efter, at hver bruger tilhører en enkelt tilladelsesgruppe, hvor det er muligt.

Begræns adgang: opsætningstrin #

Først, gå til Roller > Tilladelsesgrupper.

For det andet, tilføj en ny tilladelsesgruppe og konfigurer:

1. Navn og beskrivelse.
2. Tilføj en eller flere Kategorier eller Grupper, som brugere skal kunne se.
3. Tilføj en afvisning på alt andet (Ikke specificeret).

Tip: “Ikke specificeret” betyder alt, der ikke er udtrykkeligt nævnt i dine trin.

Begrænsede procesadministratorer #

Tildel redigeringsrettigheder for specifikke områder via tilladelsesgrupper (i stedet for globale Proces Manager-rettigheder). Nyttigt for eksterne konsulenter eller et procesekspertteam med definerede områder.

Kompleks adgang (flere grupper) #

Når behov overlapper, kan du tildele brugere til flere tilladelsesgrupper – deres tilladelser kombineres. Brug dette sparsomt for at holde adgangen enkel.

Sådan opsætter du kompleks adgang #

Opret en basisgruppe, der nægter alt for alle brugere:

Opret yderligere grupper, der giver adgang til specifikke Kategorier eller Grupper, og tildel derefter brugere til de kombinationer, de har brug for: