Introduktion til procesvokabulariet
Her er en introduktionstekst om lektionen. Husk at inkludere uddraget og tilføje kursusreferencen i sidepanelet.
Ressourcer til lektionen
- Vil du lære mere om vigtig terminologi? Besøg vores BPM-ordbog
- Hvorfor dit projekt i virkeligheden er en proces (artikel)
Vigtige læringspunkter
- En proces er en gentagelig række af aktiviteter, hvor hvert output bliver den næste input; et projekt er engangs og unikt.
- Brug output-til-input konventionen for at holde flowet ubrudt og målbart.
- Tommelregel: hvis du gør det >3 gange/år, definer det som en proces (og stræb efter stabilitet, hvor andre kan køre det tre gange uden ændringer).
- Forstå byggestenene: roller, aktiviteter, begivenheder, beslutninger, arbejdsinstruktioner, sager.
- Kend dine proces typer (operationelle, ledelse, support) og forbind dem til E2E flows på tværs af værdikæden.
- Tilpas til maksimalt fem niveauer i din proceshierarki (Kategori → Procesgruppe → Proces → Aktivitet → Opgave/Instruktion) og navngiv processer i imperativ form med klare outputs for fælles forståelse.
Videoafskrift
I de næste par minutter vil vi begynde at bygge et fælles sprog for, hvordan arbejde flyder i en virksomhed. Jeg håber, dette vil inspirere dig til at lette kommunikationen med kolleger og gøre vejen til proces succes kortere.
Hvorfor er det vigtigt? Processer giver os et helikopterperspektiv på arbejdet. Fælles ord gør det perspektiv brugbart: folk tilpasser sig hurtigere, vi måler de samme ting, og forbedringer holder.
Så hvad er en forretningsproces? En proces beskriver, hvordan vi arbejder: hvad der bliver gjort, af hvem, og til hvilket resultat. Det er en række af aktiviteter, hvor outputtet af én bliver inputtet til den næste, understøttet af klare arbejdsinstruktioner.
Kendt som faderen til kvalitetsbevægelsen, sagde William Edwards Deming det godt, da han sagde: ”Hvis du ikke kan beskrive, hvad du laver som en proces,
ved du ikke, hvad du laver.”
I dag, med AI på toppen af hype-kurven, virker hans pointe mere relevant end nogensinde. Hvis vi ikke ved, hvad vi laver i vores organisationer, hvordan kan vi så bruge AI effektivt? – og hvordan kan vi forhindre det i at hallucinere?
Dokumenterede processer holder folk i kontrol.
I modsætning til et projekt er en proces gentagelig. Så lad os opsummere:
- Proces: en gentagelig gruppeaktivitet, der har til formål at levere et standard output.
- Projekt: en engangs gruppeaktivitet designet til at levere et unikt resultat.
Hvis du opdager, at du kører det samme “projekt” igen og igen, er det sandsynligvis en proces—og bør håndteres som en .
Fordelen ved at behandle projekter, der ikke er unikke, som processer er, at du tillader læring at blive overført fra det ene til det næste. Dokumentering af, hvordan du gør dem, gør det lettere at involvere mere junior kolleger og AI.
Så hvornår skal du definere noget som en proces?
Hvis du udfører en rimelig lignende opgave
Og i Gluu siger vi, at en proces er “stabil”, når
Lad os nu tale om de grundlæggende dele af en proces.
Det hele starter med navn og resultat, eller output. Dette afgrænser processen.
Brug imperativ navne, der signalerer handling (“Håndter klage”, “Kør online kampagne”), undgå afdelingsetiketter (“Marketing”), og par altid en proces med et klart output. Dette forbedrer forståelsen og holder omfanget stramt.
En proces starter normalt med en Begivenhed: en trigger uden for processen, der initierer den eller ændrer dens vej.
Den kan også starte eller slutte med en anden proces.
Aktivitet er inden for ansvarsområdet for roller.
Rolle: den ansvarlige “hvem” (ofte funktionelle roller, ikke jobtitler), der udfører en aktivitet.
En Aktivitet: er “hvad” en rolle gør for at producere et output. De bliver særligt nyttige, hvis de linker til Arbejdsinstruktioner (SOP): så hvor et proceskort forklarer hvad og hvem, kan en arbejdsinstruktion forklare “hvordan” for en aktivitet (trin, links, værktøjer).
Et Output: det konkrete resultat, en proces eller aktivitet skal levere. Gode outputs er specifikke og verificerbare.
En Beslutning: en godkendelse/gren, der dirigerer eller deler flowet.
Dette er det grundlæggende – jeg foreslår, at du mestrer dem, før du dykker ned i mere avancerede proceskortnoteringer som BPMN 2.0, der har mere end 55 former.
For at standardisere tilpasser mange organisationer sig til APQC’s 5 procesniveauer:
- Niveau 1 — Kategori (f.eks. “Drive forretningen”)
- Niveau 2 — Procesgruppe (f.eks. “Order-to-Cash”)
- Niveau 3 — Proces (f.eks. “Behandle salgsordre”)
- Niveau 4 — Aktivitet (f.eks. “Bekræft ordre”)
- Niveau 5 — Opgave/Arbejdsinstruktion (trin-for-trin hvordan)
I Gluu forbinder E2E-visninger delprocesser for kontekst, mens aktiviteter og opgaver kombineres for at holde “hvordan” på instruktionsniveauet. Ved at kombinere niveau 4 og 5 bliver processen en praktisk guide til at udføre arbejdet.
Så hvilke er de vigtigste? Jeg vil sige E2E-processerne.
En E2E-proces krydser afdelinger—fra den første kundekontakt til opfyldelse og videre. Den forbinder delprocesser til et sammenhængende flow, som ledere kan eje og forbedre.
Processer går oftest galt i overdragelserne mellem roller – og især afdelinger – så derfor er en E2E-visning særligt vigtig.
Et velkendt eksempel er Order-to-cash processen. Denne dækker alle de processer, der er involveret fra en kundes første accept til deres endelige betaling.
Hvis dette tager for lang tid, lider likviditeten.
Dette bringer os til det næste emne: Typer af processer.
De er ofte relateret til en virksomheds værdistrøm og kan opdeles i:
• Operationelle (kerne): hvordan vi designer, sælger, producerer, leverer.
• Ledelse: hvordan vi styrer—governance, revisioner, præstation.
• Support: hvordan vi muliggør—HR, Finans, IT.
Denne linse hjælper med at katalogisere alt tilbagevendende arbejde på tværs af virksomheden.
Vælg et tilbagevendende flow, du ofte kører. Navngiv det godt, definer dets output, list rollerne, skitser aktiviteterne, og skriv de første arbejdsinstruktioner. Det er din blåtryk for en proces, der kan sætte standarden for de næste.
Afslutning på lektion