Sobald Sie die Standard-Berechtigungsgruppen beherrschen und Profile verwendet haben, um die gewünschte Gluu-Ansicht für bestimmte Benutzergruppen einzurichten, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Sie eine detailliertere Zugriffskontrolle für Prozesse für bestimmte Benutzergruppen wünschen.

Vielleicht möchten Sie den Zugriff für einzelne Abteilungen oder geografische Standorte beschränken, damit diese nur Prozesse sehen, die für sie relevant sind, um die Komplexität zu verringern, vielleicht möchten Sie Mitgliedern Ihres Process Excellence Teams die Rechte zur Prozesserstellung und -bearbeitung für eine bestimmte Kategorie zuweisen, aber nicht für das gesamte Konto, oder vielleicht möchten Sie den Zugriff für externe Berater beschränken, damit diese nur bestimmte Prozesse in Ihrer Prozesshierarchie sehen und bearbeiten können.

Hier werden benutzerdefinierte Berechtigungsgruppen zu einem praktischen Werkzeug.

Kategorie- und gruppenbasierte Berechtigungen #

Wenn Sie die Berechtigungen für Prozesse innerhalb einer Kategorie oder Gruppe steuern möchten, ist eine benutzerdefinierte Berechtigungsgruppe der richtige Weg.

Ein typisches Szenario ist, dass eine Teilmenge Ihrer Benutzer nur einige Ihrer Prozesse sehen soll, und Sie können deren Zugriff und/oder deren Bearbeitungsrechte auf bestimmte Bereiche beschränken, basierend auf Berechtigungsgruppen.

Sie sollten diese Gruppen so gestalten, dass die Benutzer nur Mitglied einer einzigen Berechtigungsgruppe sein müssen.

Beschränken Sie den Zugriff auf eine oder mehrere bestimmte Kategorien oder Gruppen #

Gehen Sie zunächst zu Rollen und klicken Sie auf Berechtigungsgruppen.

Zweitens, fügen Sie eine neue Berechtigungsgruppe hinzu:

Namen eingeben
Beschreibung eingeben
Fügen Sie eine oder mehrere Kategorien oder Gruppen hinzu, die die Benutzer sehen sollen
Fügen Sie eine Ablehnung für alles andere hinzu (‚Nicht angegeben‘)

TIPP! ‚Nicht angegeben‘ bedeutet nur alles, was nicht bereits in einem der Schritte der Berechtigungsgruppe erwähnt wird.

Beschränkte Prozessmanager #

Sie können auch Bearbeitungsrechte für bestimmte Bereiche Ihres Kontos zuweisen, indem Sie Berechtigungsgruppen verwenden, anstatt wie bei den globalen Berechtigungsgruppen überall.

Nehmen wir an, Sie haben externe Berater, die für eine begrenzte Zeit für Sie arbeiten und sich auf bestimmte Prozesse konzentrieren, oder Sie haben eine Process Excellence Abteilung, in der Teammitglieder unterschiedliche Verantwortungsbereiche haben, dies kann sehr hilfreich sein. Es erspart Ihnen die Mühe, sie als Prozesseigentümer/Editoren für einzelne Prozesse zu benennen, um diese bearbeiten zu können, und Sie müssen ihnen nicht die Möglichkeit geben, neue Prozesse in allen Kategorien und Gruppen zu erstellen, dies kann mit Berechtigungsgruppen auf einige wenige beschränkt werden.

Komplexer Zugriff in Abhängigkeit von vielen Faktoren #

Manchmal reicht jedoch die einfache Struktur, bei der Benutzer nur Mitglieder einer Berechtigungsgruppe sind, nicht aus. Um diesem Bedarf gerecht zu werden, können Sie mehrere Berechtigungsgruppen haben, die jeweils eine bestimmte Teilmenge von Prozessen freischalten, und wenn der Benutzer Mitglied mehrerer Berechtigungsgruppen ist, werden die kombinierten Berechtigungen angewendet.

Nachfolgend finden Sie ein einfaches Beispiel, aber da dieses Szenario recht komplex ist und nur dann gilt, wenn Sie Benutzer mit Zugriffs-/Bearbeitungsbedürfnissen haben, die sich mit den oben genannten Berechtigungsgruppen überschneiden (Benutzer müssen sich in mehreren Gruppen befinden, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen), benötigen Sie möglicherweise unsere Hilfe bei der Einrichtung. In diesem Fall können Sie sich gerne an uns wenden.

So richten Sie komplexen Zugriff ein #

Beginnen Sie immer damit, eine Berechtigungsgruppe für alle Benutzer hinzuzufügen, die standardmäßig den Zugriff auf alles verweigert.
Fügen Sie mehrere Berechtigungsgruppen hinzu, die Zugriff auf die verschiedenen Teile gewähren, und weisen Sie die Benutzer, die Zugriff haben sollen, nur dieser bestimmten Gruppe oder Kategorie zu.