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Gluu Academy

Prozesse konsistent abbilden

Understand von Methoden der Prozesskartierung

Nach dieser Lektion können Sie eine Standard-Mapping-Methode (Formen, Farben usw.) auswÀhlen, die in einer Organisation verwendet werden kann.

Referenzen

Wichtigste Erkenntnisse

  • Eine unternehmensweite Mapping-Methode muss zeigen, wer was macht, Ownership unterstĂŒtzen, den Flow darstellen, Ergebnisse von AktivitĂ€ten definieren, Prozess-zu-Prozess verknĂŒpfen, L1–L5 skalieren und AusfĂŒhrung/Automatisierung unterstĂŒtzen.
  • Einfache Flussdiagramme: ideal fĂŒr Workshop-EntwĂŒrfe; als gemeinsamer Standard nicht ausreichend.
  • VSM: am besten fĂŒr den End-to-End-Überblick und die Identifikation von Verschwendung; fĂŒr die tĂ€gliche AusfĂŒhrung zu grob.
  • SIPOC: hervorragend fĂŒr Scoping und Abgrenzungen; kein Standard fĂŒr Prozesskartierung.
  • Bester gemeinsamer Standard: Swimlane-Diagramme mit vereinfachtem BPMN (wenige Formen) – hohe Klarheit und breite Nutzbarkeit.
  • VollstĂ€ndiges BPMN: selektiv fĂŒr komplexe bzw. stark automatisierungsgetriebene Anforderungen einsetzen; Overkill fĂŒr breite EinfĂŒhrung vermeiden.
  • Methoden ergĂ€nzen sich: VSM + SIPOC fĂŒr die Einordnung, Swimlane-BPMN fĂŒr die Standarddokumentation, vollstĂ€ndiges BPMN nur bei Bedarf.

Video-Transkript

Nach dieser Session können Sie eine Standardmethode und Notation fĂŒr die Prozesskartierung auswĂ€hlen – Formen, Lanes und Konventionen –, die organisationsweit eingesetzt werden kann. Wir vergleichen die gĂ€ngigsten Mapping-Methoden, wann Sie sie einsetzen, wann nicht, und wie sie sich gegenseitig ergĂ€nzen. Warum ist Standardisierung wichtig? Wenn eine Organisation fĂŒnf verschiedene Arten nutzt, Prozesse abzubilden, entsteht keine Klarheit – sondern Verwirrung. Eine gemeinsame Methode schafft ein konsistentes VerstĂ€ndnis: Wer macht was? Wie fließt die Arbeit? Wo werden Tools eingesetzt? Und wo endet ein Prozess und beginnt der nĂ€chste? Außerdem erleichtert sie Schulungen und hilft Mitarbeitenden, zwischen Teams zu wechseln, ohne jedes Mal die „Kartensprache“ neu lernen zu mĂŒssen.

Lassen Sie uns nun definieren, wie „gut“ fĂŒr eine unternehmensweite Standardmethode der Prozesskartierung aussieht. Aus unserer Erfahrung sollte eine gemeinsame Methode: Verantwortlichkeiten zeigen – wer macht was. So zugeschnitten sein, dass klare Prozessverantwortung möglich ist. Den Flow zeigen und idealerweise abbilden, wie gearbeitet wird, einschließlich der verwendeten Systeme und Tools. Inputs und Outputs explizit machen – Ergebnis je AktivitĂ€t. Mit anderen Prozessen verknĂŒpfen, damit End-to-End-Flows sichtbar werden. Mapping von L1 bis L5 unterstĂŒtzen – von der Prozesslandschaft bis zu Arbeitsanweisungen. Und die AusfĂŒhrung ermöglichen – durch ein System oder einen KI-Agenten –, denn Klarheit und Struktur sind das, wovon Automatisierung lebt.

Bevor wir uns die verschiedenen Kandidaten fĂŒr die Prozesskartierung ansehen, schauen wir zunĂ€chst auf einige Methoden, die wir ausgeschlossen haben. Manche Diagramm-Methoden sind nĂŒtzlich – aber nicht als allgemeiner Unternehmensstandard. Unified Modelling Language (UML)-Diagramme sind in erster Linie fĂŒr Softwaredesign. Data Flow Diagrams und ArchiMate richten sich an Enterprise-Architekten – hervorragend fĂŒr Architektur, aber nicht fĂŒr die tĂ€gliche Prozesskartierung. Universal Process Notation (UPN) ist wie vereinfachtes BPMN ohne Swimlanes. Lokal kann das funktionieren, aber es fehlt die Verantwortlichkeitsklarheit, die wir fĂŒr Governance und Akzeptanz benötigen.

Dies ist die gĂ€ngigste Methode – wobei „Methode“ großzĂŒgig formuliert ist, da es jeder auf seine eigene Weise macht. Einfache Flussdiagramme sind nĂŒtzlich fĂŒr grobe Skizzen am Whiteboard: KĂ€sten und Pfeile. Das ist typischerweise die Methode, die in Visio, Miro oder anderen Zeichentools verwendet wird. Vorteile: schnellster Weg, um Menschen auf einen Stand zu bringen, perfekt fĂŒr Workshops, niedrige EinstiegshĂŒrde, ideal fĂŒr die frĂŒhe Exploration. Nachteile: meist schwach bei Verantwortlichkeiten, Ownership-Umfang, VerknĂŒpfungen zu Anweisungen und Konsistenz. Optimaler Einsatz: die ersten 30 bis 60 Minuten eines Workshops, um die Geschichte herauszubekommen. Fazit: Man landet schnell in Diskussionen darĂŒber, wie solche Diagramme zu interpretieren sind. Als Entwurfswerkzeug hervorragend, aber kein gemeinsamer Unternehmensstandard.

Value Stream Mapping ist eine Lean-Methode, die jeden Schritt von der Anfrage bis zur Lieferung dokumentiert und Verschwendung hervorhebt – Warten, Nacharbeit, Übergaben. Oft umfasst sie Material- und Informationsfluss sowie Kennzahlen wie die Durchlaufzeit. Vorteile: hervorragend, um Verschwendung und EngpĂ€sse zu identifizieren und einen ĂŒbergreifenden Verbesserungsplan aufzubauen. Liefert eine starke End-to-End-Sicht und unterstĂŒtzt eine Lean-Transformation. Nachteile: meist zu hochlevelig fĂŒr die tĂ€gliche AusfĂŒhrung. Sie ist nicht dafĂŒr ausgelegt, jede AktivitĂ€t mit Arbeitsanweisungen zu verknĂŒpfen oder detaillierte Verantwortlichkeiten ĂŒber Rollen hinweg zuzuweisen. Optimaler Einsatz: frĂŒher Überblick zur Steuerung Ihrer Prozessarchitektur – End-to-End-Prozesse definieren, Hierarchie aufbauen und entscheiden, wo Sie zuerst verbessern.

SIPOC steht fĂŒr Suppliers, Inputs, Prozess, Outputs, Customers. Es ist ein Scoping-Tool aus TQM und Six Sigma – insbesondere DMAIC –, um Abgrenzungen, Stakeholder und die erforderlichen Lieferergebnisse des Prozesses zu klĂ€ren. Vorteile: Ă€ußerst hilfreich, um den Scope zu definieren, Lieferanten und Kunden zu identifizieren und Scope Creep zu verhindern. Ideal, wenn Teammitglieder neu im Prozess sind. Nachteile: keine Prozesskarte. Es zeigt weder den Schritt-fĂŒr-Schritt-Flow noch Verantwortlichkeiten oder AusfĂŒhrung. Optimaler Einsatz: Kick-off fĂŒr Kaizen-Events und Verbesserungsprojekte – nicht als unternehmensweiter Mapping-Standard.

Das ist der praktische Sweet Spot: Swimlane-Diagramme mit den grundlegenden BPMN-Formen – nur fĂŒnf. Das ist auch Gluus Standardansatz in unserer BPM-Software. Das Prinzip ist einfach: Nutzen Sie Swimlanes, um zu zeigen, wer was macht. Mappen Sie zuerst den Happy Path – erzĂ€hlen Sie eine klare Geschichte ĂŒber Intention und Flow. Verwenden Sie eine kleine Auswahl an Formen, damit sich Business-Benutzer nicht ausgeschlossen fĂŒhlen. Die typischen fĂŒnf Formen sind: Start- und Endereignisse, AktivitĂ€t, Entscheidungs-Gateway, Dokument- oder Systemreferenz sowie Connector bzw. Link zu anderen Prozessen. Vorteile: leicht zu lernen, konsistent ĂŒber Teams hinweg, unterstĂŒtzt Ownership und Governance, verknĂŒpft sich gut mit Anweisungen und Systemen und skaliert von L1 bis L5 in Kombination mit einer Hierarchie. Nachteile: erfasst nicht jede technische Nuance und liefert keinen guten High-Level-Überblick. Einige Spezialisten wĂŒnschen sich in bestimmten Bereichen mehr Detail. Optimaler Einsatz: Ihr organisationsweiter Standard zum Mappen und Pflegen von Prozessen.

VollstĂ€ndiges BPMN 2.0 umfasst Dutzende Formen – Ereignisse, NachrichtenflĂŒsse, Ausnahmen, Timer und mehr. Vorteile: extrem prĂ€zise; gut fĂŒr stark automatisierungsgetriebene Prozesse, Integrationsdesign und komplexes Event-Handling. Nachteile: hohe Lernkurve; Risiko von Overkill; kann Endbenutzer abschrecken und die EinfĂŒhrung verlangsamen. Optimaler Einsatz: ausgewĂ€hlte Formen nur dann ĂŒbernehmen, wenn es notwendig ist – z. B. bei regulierter Automatisierung, integrationslastigen Workflows oder wenn ein Automatisierungsteam PrĂ€zision benötigt.

So sieht der pragmatische Ansatz aus: Starten Sie mit Value Stream Mapping, um End-to-End zu sehen und Verschwendung zu finden. Nutzen Sie SIPOC, um Scope, Lieferanten, Kunden, Inputs und Outputs festzuzurren. Verwenden Sie einfaches Swimlane-BPMN als Standardkarte fĂŒr die tĂ€gliche Prozessdokumentation und Governance. Setzen Sie vollstĂ€ndiges BPMN nur in wenigen FĂ€llen ein, in denen Automatisierung oder KomplexitĂ€t es erfordern. Und nutzen Sie einfache Flussdiagramme fĂŒr Offline-Workshop-EntwĂŒrfe und konvertieren Sie anschließend in einfaches BPMN, wenn Sie sich nicht wohl dabei fĂŒhlen, direkt damit zu starten.

Wenn Sie eine gemeinsame Methode fĂŒr die gesamte Organisation möchten, wĂ€hlen Sie Swimlane-Diagramme mit vereinfachtem BPMN. Damit erfĂŒllen Sie alle Kriterien: klare Verantwortlichkeiten, Ownership, Flow, Ergebnisse, VerknĂŒpfungen, UnterstĂŒtzung von L1 bis L5 und ausreichend Struktur fĂŒr die AusfĂŒhrung durch Systeme oder KI-Agenten.