Gluu

Gluu Academy

Design af procesarkitektur

Grundlæggende procesarkitektur

I denne Gluu Academy-lektion lærer De, hvordan man designer en procesarkitektur, der forbinder strategi med udførelse – og omdanner store mål til daglige handlinger. Gennem eksemplet “Leverandørvalg” vil vi vise, hvordan arkitektur forbinder værdikæder, ejerskab, systemer og forbedringsløkker i én sammenhængende ramme.

Ressourcer til lektionen

Vigtige læringspunkter

  • Arkitektur forbinder strategi → udførelse
  • Otte dele i en procesarkitektur: Landskab, Hierarki, Ejerskab, Grænseflader, Standarder, Målinger, Teknologi/Data, Improve
  • Delene griber ind i hinanden: toppen forankrer, bunden standardiserer, feedback opretholder
  • Start småt med ét eksempel: Landskab → L3-ejere → L4-kort → L5-vejledning → KPI’er/kontroller → Pilot → Improve.

Videoafskrift

Ved afslutningen af denne lektion vil De forstå, hvordan en procesarkitektur forbinder strategi med dagligt arbejde. De vil lære kernedelene, hvordan de passer sammen, og i hvilken rækkefølge De skal tackle dem

Jeg vil bruge processen Leverandørvalg som vores gennemgående eksempel til at forklare grundlaget for procesarkitektur. Vores eget BPM-værktøj vil tjene som grundlag for illustrationen.

Arkitektur er Deres kort over flow og værdi. Det viser, hvad der eksisterer, hvem der ejer hvad, og hvordan standardarbejde udføres.

Uden det får vi siloforbedringer, duplikerede projekter og ‘automatisering uden klarhed.’

Med det fokuserer vi investeringer, tilpasser teams og gør god praksis gentagelig.

En procesarkitektur har normalt otte grundlæggende dele:

  1. Landskab
  2. Hierarki
  3. Ejerskab
  4. Grænseflader
  5. Standarder
  6. Målinger
  7. Teknologi & Data
  8. Improvement

Disse otte dele griber ind i hinanden. Jeg vil kort forklare hver enkelt, vise hvordan den relaterer til de andre, give eksemplet ‘Leverandørvalg’ og nævne almindelige rammer eller værktøjer.

Proceslandskabet starter ofte med en værdikæde, der er et helikopteroverblik på én side over, hvordan virksomheden leverer værdi fra ende til anden. Det forankrer strategien og viser, hvor der skal investeres.

For eksempel: ‘Vælg leverandør’ ligger under Indkøb af produkter og tjenester

Hierarkiet er en fælles skala – fra store kategorier ned til opgaver – så alle taler samme sprog.

Lad mig nu vise Dem nogle eksempelniveauer:

L1 Drift af virksomheden → L2 Indkøb af produkter og tjenester → L3 Vælg leverandør → L4 aktiviteter (f.eks. Evaluer leverandører, Registrer leverandør i ERP osv. → L5 arbejdsinstruktioner og opgaver: Registrer leverandør

Rammer: APQC-niveauer til navngivning; BPMN til L3; arbejdsinstruktioner håndteres på L4 og L5.

Klart ejerskab hjælper med at holde processer opdaterede og levende efter lancering.

Eksempel: Procesejer = Indkøbschef; redaktører = Kategoriansvarlig og Jura/Kvalitet; udførende = Indkøbere. Alt dette kan detaljeres som en RACI-matrix.

Værktøjer: RACI-skabelon, ejernetværk, let ændringslog.

Grænseflader gør grænser eksplicitte, så arbejdet flyder mere gnidningsløst.

Eksempel: Input fra Vælg leverandør; output til Registrer leverandør i ERP. Udløsere som ‘nyt kategoribehov’ starter flowet.

Værktøjer: SIPOC til hurtig afgrænsning; BPMN-meddelelsesflow; et simpelt grænsefladekatalog.

Standarder omdanner kort til standardarbejde.

Eksempel: Aktiviteten ‘Registrer leverandør i ERP’ har en 10-trins instruktion, der hjælper med at sikre datakvalitet.

Værktøjer: SOP/tjeklisteskabelon; korte skærmoptagelser; dokumentstyring.

Målinger viser værdi; kontroller styrer risiko.

Eksempel på KPI’er: gennemløbstid for at godkende en leverandør; korrekt dokumentation første gang; % leverandører, der opfylder ESG/kvalitetstærskler.

Eksempel på kontroller: 4-øjne godkendelse; due diligence-tjekliste; erklæring om interessekonflikt.

Værktøjer: simpelt KPI-dashboard; compliance-tags tilpasset ISO/COSO.

Gør det klart, hvilke systemer og dataobjekter der muliggør hver aktivitet.

Eksempel på systemer: ERP’s leverandørmodul, kontraktarkiv, risikoscreeningsværktøj.

Dataobjekter: leverandørstamdata, due diligence-fil, kontrakt.

Værktøjer: applikationskort/CMDB; let dataordliste; integrationsliste (API’er/filer).

Hold en levende backlog, så forbedringer ikke afhænger af store projekter.

Eksempel: Log problemer og kommentarer fra forretningsbrugere og før dem gennem en klar beslutningsproces.

Værktøjer: Kanban/backlog (Jira/Planner); hændelsesformularer dirigeret efter proces; versioneret ændringslog.

Landskabet – eller værdikæden – forankrer hierarkiet.

Ejere styrer på L3; L4-aktiviteter bærer instruktioner, målinger, kontroller, system- og datamærker.

Grænseflader forbinder processer, så overdragelser er rene.

Forbedringsrøret fører ændringer tilbage til ejerne.

Det er ét sammenhængende system – strategi i toppen, standardarbejde i bunden, feedback lukker loopet.

Så for at opsummere kan De starte med procesarkitektur i den rækkefølge, jeg har forklaret: Opret Deres værdikæde på én side. Tildel L3-ejere. Vælg en proces som Deres pilot, kortlæg den, vedhæft de første instruktioner, KPI’er, kontroller og system/datamærker. Publicer den, kør den og Improve den. Det er strategi operationaliseret.