Gluu

Gluu Academy

Gemeinsames Prozessverständnis

25 Möglichkeiten, wie Geschäftsprozesse einen Mehrwert schaffen können

Das Ziel dieser Lektion ist es, Sie darauf vorzubereiten, dem Senior Management zu erklären, wie Geschäftsprozesse einen Mehrwert schaffen können.

Lektionsressourcen

Nachfolgend finden Sie einige Ressourcen, die diese Lektion ergänzen:

Wichtigste Erkenntnisse

  • Prozesse geben Führungskräften einen Überblick aus der Vogelperspektive darüber, wie der Wert über Teams und Systeme hinweg fließt – nicht über Organigramm-Boxen.
  • Verknüpfen Sie Ihre erste Prozessinitiative mit einer aktuellen Top-3-Priorität, um Aufmerksamkeit, Dynamik und Budget zu nutzen.
  • 25 Value Plays umfassen Kundenerlebnis, Kostensenkung, Non-Quality, Compliance, Personal, Automatisierung und Risiko – wählen Sie dasjenige aus, das jetzt zu Ihrer Agenda passt.
  • Halten Sie es einfach und inklusiv: Erstellen Sie eine Ist-Analyse mit Rollen/Aktivitäten/Ereignissen/Entscheidungen, um die Personen einzubinden, die die Arbeit erledigen.
  • Ausführen→lernen→aktualisieren, bis es stabil ist; Nachweise und Leistung folgen auf natürliche Weise (Aufgaben, Trails und kontinuierliches Improve).
  • Erstellen Sie eine praktische Prozesshierarchie und weisen Sie eine klare Verantwortlichkeit zu, um den Wert zu erhalten und die Automatisierung vorzubereiten.
  • Markenkonformer Nordstern: Binden Sie Business-User ein, um Standardarbeit zu schaffen, die geringeres Risiko und höhere Effizienz bietet.

Video-Transkript

Willkommen! In dieser Sitzung erfahren Sie, wie eine prozessorientierte Denkweise schnell einen messbaren Wert schafft. Wir verbinden das Prozessdenken direkt mit Ihren obersten Prioritäten und gehen 25 konkrete Value Plays durch, die Sie verwenden können.

Prozesse ermöglichen es Ihnen, einen Schritt zurückzutreten und den Wald vor lauter Bäumen zu sehen. Sie bieten einen Überblick über die Arbeit aus der Vogelperspektive, sodass Sie verstehen können, wie der Wert wirklich über Teams und Systeme hinweg fließt – nicht nur innerhalb von Organigramm-Boxen.

Jetzt ist die Zeit für Reflexion knapp. Ein weiteres Feuer ist immer nur wenige Minuten entfernt. Deshalb empfehle ich Ihnen, klein anzufangen und schnell Ergebnisse zu liefern. Aus der Zusammenarbeit mit Hunderten von Unternehmen haben wir festgestellt, dass Prozessinitiativen am schnellsten erfolgreich sind, wenn sie an die bestehende Dynamik des Unternehmens anknüpfen.

Fragen Sie sich: Was steht derzeit auf der Top-3-Liste unseres Unternehmens? Wenn Sie eine gezielte Prozessinitiative mit einer davon verbinden, nutzen Sie Aufmerksamkeit, Dynamik und Budget – und demonstrieren gleichzeitig den Wert des Prozessdenkens. Win-Win.

In der nächsten halben Stunde zeige ich Ihnen 25 konkrete Beispiele, wie Geschäftsprozesse Ihre strategischen Projekte implementieren und operationalisieren können. Wir haben sie gruppiert unter: Kundenerlebnis, Kostenreduktion, Kosten mangelnder Qualität, Compliance, Mitarbeiterzufriedenheit, Automatisierung und Risikomanagement.

#1 Klären Sie die Kundenkontaktpunkte. Erfassen Sie jede Aktivität, die Ihren internen oder externen Kunden berührt. Wenn die Leute sehen, wo sie mit Kunden in Kontakt treten, ändern sie ihr Verhalten und die Entscheidungen richten sich auf das Erlebnis aus – durchgängig.

#2 Dokumentieren Sie die Chargenqualität. Wenn Sie Komponenten oder Dienstleistungen vorgelagert liefern, weisen Sie automatisch nach, dass Ihr Standardprozess für jede Lieferung befolgt wurde. Dieser Nachweis schafft Vertrauen und wird zu einem Wettbewerbsvorteil in B2B-Beziehungen.

#3 Sparen Sie Zeit mit digitalen Registrierungen. Erfassen Sie Daten am Arbeitsplatz. Dies erhöht die Genauigkeit und kann bis zu 90 % der verschwendeten Bearbeitungszeit von Papierformularen eliminieren.

#4 Reduzieren Sie die Kosten für IT-Lizenzen und -Schulungen. Wenn Rollen, Aktivitäten und Systeme klar miteinander verbunden sind, können Sie die richtigen Lizenzen und Schulungen zuweisen – nicht zu viele, nicht zu wenige.

#5 Improve die Prozesseffizienz. Ja, Improve Sie den Prozess selbst – kürzere Durchlaufzeiten, weniger Übergaben und ein reibungsloserer Ablauf. Hier summieren sich kleine Korrekturen zu einem großen P&L-Effekt.

#6 Sichern Sie ein Lean-Programm über verschiedene Standorte hinweg. Kanban-Boards helfen lokal; visuelle End-to-End-Prozesse machen den Fluss über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg sichtbar.

#7 Standardisieren Sie die Arbeit. Platzieren Sie prägnante, leicht verständliche Anweisungen in der Arbeitssituation, damit die Best Practice zum einfachsten Weg wird, nicht zum zusätzlichen Schritt.

#8 Erfassen Sie Qualitätsprobleme visuell. Machen Sie Fotos von Defekten als Teil des Prozesses. Visuelle Beweise beschleunigen die Ursachenanalyse und die Gespräche mit Lieferanten.

#9 Verwalten Sie die vorbeugende Wartung. Behandeln Sie den Lebenszyklus Ihrer Anlagen als Prozess. Richtige Intervalle, weniger Ausfälle, mehr Betriebszeit.

#10 Weisen Sie nach, dass Prozesse befolgt werden. Vorschriften wie die DSGVO erfordern den Nachweis, dass Sie den Prozess jedes Mal befolgen. Prozesse, die ihren eigenen Audit-Trail erstellen, machen dies unkompliziert.

#11 Filtern Sie Aktivitäten nach Compliance-Anforderungen. Kennzeichnen Sie Aktivitäten nach Standards (Sicherheit, Umwelt, Schutz, Qualität). Dann kann ein System die Cross-Standard-Berichterstattung ohne doppelte Tools verarbeiten.

#12 Bereiten Sie sich auf die Zertifizierung vor. Die Kontrolle über Prozesse bringt Sie zu 80–90 % auf dem Weg zu ISO 9001/14000/27000 und mehr.

#13 Erinnern Sie sich an alle wiederkehrenden Aufgaben. Lassen Sie den Prozess Routineaufgaben an die richtigen Rollen verteilen – ohne dass ein Manager eingreifen muss.

#14 Machen Sie die Meldung von Non-Konformität zu einem Nebenprodukt. Wenn die Meldung während der Arbeit erfolgt, vermeiden Sie die erneute Eingabe und lernen schneller.

#15 Onboarding, das jedes Mal gelingt. Verwandeln Sie Ihr Onboarding-Programm in einen Prozess – konsistent, einladend und robust, auch in großem Umfang.

#16 Rollenklarheit reduziert Stress. Wenn jeder weiß, wer was tut, arbeiten hybride Teams mit weniger Reibungsverlusten und weniger abgebrochenen Übergaben.

#17 Bessere Leistungsbeurteilungen. Wenn Sie die Rollen einer Person kennen, können Sie die Prozesse sehen, die sie vorantreibt, und die Überprüfung mit objektiven, kontextreichen Beispielen durchführen.

#18 Führen Sie E-Learning als Prozess durch. Quizze, Bestätigungen und Aufzeichnungen – im Arbeitsablauf abgewickelt, ohne ein weiteres isoliertes System.

#19 Machen Sie Prozesse transparent, bevor Sie sie automatisieren. Wenn Sie ein Chaos automatisieren, erhalten Sie schneller ein Chaos. Klarheit zuerst, Technologie an zweiter Stelle.

#20 Digitalisieren Sie Case Flows. Beginnen Sie mit der Teilautomatisierung. Die Ausführung von Aufgaben als Fälle ist ein schneller, risikoarmer Gewinn, der sofortige Transparenz schafft.

#21 Schulen Sie die Mensch-KI-Übergabe. Automatisierung funktioniert, wenn Übergaben explizit, geschult und verantwortet werden.

#22 Leiten Sie Störungsmeldungen nach Prozess weiter. Erfassen Sie während, sagen wir, einer ERP-Einführung, Vorfälle im Prozesskontext – damit Sie Prozessprobleme von Systemproblemen unterscheiden können.

#23 Konvertieren Sie Arbeitsanweisungen in RPA/KI-Eingaben. Eine einfache Bildschirmaufzeichnung, die in eine Arbeitsanweisung transkribiert wird, dient gleichzeitig als Spezifikation für einen KI-Bot.

#24 Sehen Sie risikoreiche Aktivitäten über alle Prozesse hinweg. Wenn Kernprozesse als Prozesskarte abgebildet sind, können Sie riskante Aktivitäten überall kennzeichnen und ein lebendiges, operatives Risikoregister führen.

#25 Notfallplanung. Behandeln Sie die Krisenreaktion als eine Sammlung von Prozessen. Ein neuer Vorfall wird zu einem Fall, der wie ein Uhrwerk abläuft – klare Rollen, Aufgaben und Nachweise.

Sie haben nun 25 Möglichkeiten zur Wertschöpfung gesehen. Wo fangen Sie also an? Wählen Sie eine vorrangige Initiative und ordnen Sie ihr einen kleinen, wirkungsvollen Prozess zu. Bilden Sie den Ist-Zustand ab, nicht den Idealzustand. Halten Sie die Notation einfach – Rollen, Aktivitäten, Ereignisse und Entscheidungen – und beziehen Sie die Personen ein, die die Arbeit ausführen. Dies beschleunigt die Akzeptanz und verwandelt Prozesskarten in Standardarbeit, die genutzt wird.

Testen Sie dann im realen Leben. Führen Sie den Prozess aus, erfassen Sie Kommentare, passen Sie ihn alle paar Durchläufe an und stabilisieren Sie ihn, sodass verschiedene Personen ihn im Laufe der Zeit auf die gleiche Weise ausführen. So schließen Sie die Lücke zwischen dem, „was wir sagen, dass wir tun“ und dem, „was wir wirklich tun“.

Wenn Sie bereit für die Skalierung sind, verbinden Sie Prozesse zu Ihrer Wertschöpfungskette – einer praktischen Prozesshierarchie, die zeigt, wie die End-to-End-Arbeit das liefert, wofür Kunden bezahlen, und wer für jeden Ablauf verantwortlich ist. Halten Sie die Verantwortung nah an der Arbeit, befähigen Sie Redakteure, vielbeschäftigten Prozessverantwortlichen zu helfen, und beziehen Sie Kollegen frühzeitig ein, um eine echte Akzeptanz zu schaffen.

Hier geht es nicht in erster Linie um Tools, sondern um Wert und Mitarbeiterengagement. Transparente Abläufe, delegierte Verantwortung und Wiederholung führen zu schnellerer Lieferung, weniger Nacharbeit, stärkerem Onboarding, geringerem Risiko und nachweisbarer Compliance. Beginnen Sie dort, wo die Führung bereits aufmerksam ist, und zeigen Sie in Wochen, nicht in Monaten, greifbare Ergebnisse.

Wählen Sie eine Initiative aus den Top 3 Prioritäten Ihres Unternehmens. Wählen Sie eines der 25 Spiele, das passt. Bilden Sie den Prozess in einem einfachen Format ab, führen Sie ihn real aus und stabilisieren Sie ihn. Sie werden dem Unternehmen zeigen, was Prozessdenken leisten kann – mit schnellem, sichtbarem Mehrwert.