Grundlagen der Prozess-Governance

Diese Lektion führt in die Grundlagen der Prozess-Governance ein – das System, das Strategie und tägliche Arbeit verbindet. Sie lernen, wie Sie ein Governance-Modell entwerfen, das zu Ihrem Unternehmen passt, Zentralisierung und Dezentralisierung ausbalancieren, klare Mandate für jede Rolle festlegen und einen Rhythmus etablieren, der die Prozessdokumentation in lebendige, sich verbessernde Standardarbeit verwandelt.

Wichtigste Erkenntnisse

• Governance ist ein Schieberegler: Zentralisieren für globale Standards/gemeinsame IT; dezentralisieren für lokale Bedürfnisse – immer passend zum Betriebsmodell.
• Experten-Only scheitert: Prozesse entfernen sich von der Realität; Verantwortung an die Front bringen, um Relevanz und Akzeptanz zu fördern.
• Leitplanken + Autonomie: Zentrum = Standards, Vorlagen, Compliance, Plattform; Rand = L4/L5-Verantwortung und Verbesserungen.
• Organisatorische Platzierung: unterhalb des Strategie-Vorstands oder COO; enge Zusammenarbeit mit IT und Geschäftsbereichen.
• Rollen & Mandate: Leiter des CoE; Moderationsteam; L2-Verantwortliche; L3-Verantwortliche; Redakteure; Rollen-Verantwortliche; KMU/Kontrollen; IT/Integration – jeder mit klaren Verantwortlichkeiten.
• Kadenz & Artefakte: monatliche L3-Reviews, vierteljährliche Steuerung, Always-on-Feedback; Verwenden Sie eine lebendige Landschaft, RACI, Änderungsprotokoll, KPI-Board.
• Viele einbeziehen: Train-the-Trainer, dezentrale Schulungsverantwortung und wöchentliche Mikro-Verbesserungen – Lean in der Praxis.

Video-Transkript

Diese Lektion ist eine Einführung in die Prozess-Governance. Am Ende werden Sie in der Lage sein, ein praktisches Governance-Modell zu entwerfen, das richtige Gleichgewicht zwischen Zentralisierung und Dezentralisierung zu wählen, klare Mandate für jede Rolle festzulegen und eine Routine durchzuführen, die die Prozessdokumentation in alltägliche, sich verbessernde Standardarbeit verwandelt.

Governance ist, wie wir Prozesse steuern: Wer entscheidet, wer bearbeitet, wer ausführt und wie wir überprüfen. Eine gute Governance verbindet Strategie und tägliche Arbeit. Eine schlechte Governance führt zu ungenutzter Dokumentation und Schuldzuweisungen. Betrachten Sie die Prozess-Governance als ein Gleichgewicht zwischen zwei Zentralisierung und Dezentralisierung:

• Wenn Ihr Unternehmen hoch standardisierte, globale Produkte und gemeinsame IT-Systeme betreibt, benötigen Sie mehr Zentralisierung: Dies kann globale Prozesse und Arbeitsanweisungen, gemeinsame Vorlagen und strengere Genehmigungen bedeuten.

• Wenn Sie lokale Bedürfnisse mit unterschiedlichen Vorschriften oder Dienstleistungen bedienen, tendieren Sie zur Dezentralisierung: Behalten Sie die Leitplanken bei, aber lassen Sie Entscheidungen und Änderungen in der Nähe der Arbeit stattfinden.

Ein sehr zentralisiertes, reines Expertenmodell sieht auf dem Papier ordentlich aus, scheitert aber oft in der Praxis, wenn Prozesse von der Realität abweichen, Änderungen langsam voranschreiten und die Akzeptanz ins Stocken gerät. Die Empfehlung von Gluu: Dezentralisieren Sie so weit, wie es Ihr Betriebsmodell zulässt.

Je näher die Prozessverantwortlichen an der Front sind, desto relevanter und ansprechender werden die Prozesse. Und je mehr Menschen Sie einbeziehen, desto mehr kleine, alltägliche Verbesserungen erfassen Sie – das ist auch die Essenz der Lean-Philosophie.

Dezentralisierung ist kein Chaos. Es sind Standards im Zentrum und Verantwortung am Rand.

Das Zentrum bietet: die Prozesslandschaft, Namenskonventionen, Vorlagen, Compliance-Tags, Plattform, Schulung, Versionskontrolle.

In der Praxis kann dies Ihr globales Process Excellence Team sein. Die Ränder (Frontline) besitzen: L4-Maps und L5-Arbeitsanweisungen, lokale Verbesserungen, tägliche Einhaltung und Messung. Dies ist die Domäne der Prozessverantwortlichen.

Dies hält das Risiko unter Kontrolle, indem Ihre Hierarchie zentralisiert wird, während das, was innerhalb der Prozesse geschieht, dezentralisiert wird. So können Ihre Schnittstellen zwischen Prozessen – und vielleicht auch globalen Systemen – verwaltet werden, ohne Ihre Prozessverantwortlichen zu verprellen.

Wo sollte die Process Excellence Organisation idealerweise angesiedelt sein? Platzieren Sie das Process Excellence Team – oder die Rolle – in Bezug auf den Vorstand, der für Veränderung und Strategie zuständig ist, oder unterhalb des COO. Pflegen Sie eine enge Zusammenarbeit mit IT und Geschäftsbereichen.

Warum? Denn Prozesse ermöglichen Strategie und Transformation, und Technologie- und Betriebsänderungen müssen zusammen erfolgen – ein Backlog, koordinierte Releases – wobei Prozesse die Sicht und die Anforderungen des Unternehmens darstellen.

Hier ist ein pragmatisches Organigramm, das Sie skalieren können:

Leiter Process Excellence (CoE-Leiter)

Mandat: Eigenverantwortung für das Governance-Modell; Betreiben des Owner-Netzwerks; Kuratieren der Prozesslandschaft; Sicherstellen von Schulungen, Vorlagen und Plattformgesundheit.

Verantwortlichkeiten:

• Genehmigt Standards/Vorlagen, stellt die Ausrichtung auf die Strategie sicher.
• Leitet das monatliche, bereichsübergreifende Eigentümerforum; eskaliert Kompromisse an den COO/Strategievorstand. • Veröffentlicht vierteljährlich eine Roadmap und Akzeptanzmetriken.

Prozess-Facilitatoren

Mandat: Prozesse ermöglichen, nicht besitzen. Coaches für Eigentümer und Redakteure; Sicherstellung der Qualität von Karten/Anweisungen; Unterstützung komplexer, funktionsübergreifender Arbeit.

Verantwortlichkeiten:

Prozessdesign durch Moderation, Coaching, Qualitätssicherung, Analytics-Support, Methodenschulung.

End-to-End-Prozessverantwortliche (Wertstrom-/Domänenverantwortliche)

Mandat: Verantwortlich für End-to-End-Ergebnisse innerhalb einer Domäne (z. B. Order-to-Cash, Procure-to-Pay).

Verantwortlichkeiten:
• Ausrichtung der L3-Prozesse auf Strategie und KPIs.
• Behebung von prozessübergreifenden Konflikten und Schnittstellenproblemen.
• Förderung von Verbesserungen, die mehrere L3s betreffen.

L3-Prozessverantwortliche (Prozessverantwortliche)

Mandat: Verantwortlich für ein definiertes Prozessergebnis, KPI-Ziele und Compliance; Genehmigung von L4-Änderungen.

Verantwortlichkeiten:
• Pflege von RACI; Durchführung monatlicher Überprüfungen; Priorisierung von Verbesserungen.
• Genehmigung von Anweisungen/Kontrollen; Sicherstellung des Abschlusses der Schulung.
• Veröffentlichung von Metriken (Durchlaufzeit, First-Time-Right, Vorfälle).

Prozessredakteure (L4/L5, Frontline-Experten)

Mandat: Karten aktuell halten; Verfassen prägnanter L5-Anweisungen; Triage-Feedback; Pilotverbesserungen.

Verantwortlichkeiten:
• Abbildung des Ist-Zustands; Anhängen von Arbeitsanweisungen, Links, Nachweisen.
• Versionierung und Kommunikation von Änderungen; Bewertung der Auswirkungen auf Rollen.
• Zusammenarbeit mit KMU (Qualität/Risiko/IT) für Kontrollen und System-Tags.

Sie können auch mit Aktivitätsverantwortlichen zusammenarbeiten, die für bestimmte Arbeitsanweisungen verantwortlich sind, z. B. wie Sie einen neuen Kunden in einem System anlegen. Dies ist der Weg, um wirklich alle einzubeziehen.

Schließlich, und nicht in dem Diagramm, das wir haben…

Rollenmitglieder (Business-Anwender mit einer Rolle)

Mandat: Ausführen von Aktivitäten wie definiert; Feedback geben; Verbesserungen vorschlagen. Verantwortlichkeiten:
• Befolgen von Anweisungen; Protokollieren von Vorfällen/Ideen; Teilnahme an Piloten.
• Hilfe beim Testen von Änderungen; Bestätigung der Klarheit von Schritten, Inputs/Outputs.

Machen Sie Governance durch Rhythmus und Artefakte sichtbar:
Routine:
• Monatliche L3-Eigentümerüberprüfungen (Metriken, Vorfälle, 2 zu standardisierende Verbesserungen). • Vierteljährliche L2/Steuerung (Strategie, Risiken, Kapazität).
• Always-on-Feedbackschleife.
• Artefakte: einseitige Landschaft; lebendige RACI; Änderungsprotokoll; KPI-Board; Schnittstellenkatalog.
• Maßnahmen: Akzeptanz (% der geschulten Benutzer, % der über Prozesse ausgeführten Aufgaben), Qualität (First-Time-Right), Fluss (Durchlaufzeit) und Lernen (# Ideen, Time-to-Close).

Verwenden Sie ein Train-the-Trainer-Modell. Schulen Sie eine kleine Gruppe von Eigentümern und Redakteuren und kaskadieren Sie dann zu Teams. Dezentralisieren Sie auch die Aktivitätsverantwortlichen, wo dies praktikabel ist. Je mehr Menschen beteiligt sind, desto mehr Mikro-Verbesserungen erfassen Sie. Halten Sie die Änderungen klein, testen Sie sie im Arbeitsablauf und standardisieren Sie, was funktioniert. Zusammenfassend lässt sich sagen: Dezentralisieren Sie so viel wie möglich und platzieren Sie Ihre Process Excellence Organisation in der Strategie-/COO-Linie, legen Sie klare Mandate fest und führen Sie die Kadenz aus. Zentrale Rahmenbedingungen, aber lokale Eigenverantwortung – so wird Governance zum Motor für kontinuierliche Verbesserungen.