Mål: Anmod om, spor og fuldfør godkendelser for en ny procesversion – så ændringer først træder i kraft, når de rette personer har gennemgået dem.
I artiklen vil vi gennemgå nogle grundlæggende opsætninger og derefter give en trin-for-trin guide.
Procesgodkendelser sker som en del af versionsstyring i Gluu, så læs vores artikel om versionsstyring, før du begynder. ‘Versionsstyring’ er en Gluu-tilføjelse, der skal aktiveres på din konto, før du kan bruge godkendelser.
Grundlæggende om godkendelser #
Godkendelser hjælper med at sikre, at en ny procesversion gennemgås, før den udgives til brugerne. Hver proces kan indstilles til at kræve godkendelse eller ej. Du kan også håndhæve kontoovergribende godkendere (f.eks. kvalitetschef) på tværs af flere processer. En proces kan have tre indstillinger for versionsstyring og godkendelse:
- Deaktiveret – ingen godkendelser påkrævet.
- Automatisk – versionen udgives automatisk, når alle godkendere har godkendt.
- Manuel – godkendelser er påkrævet, og du vælger, hvornår du vil udgive.
Opsætning af standardgodkendelser #
Sådan opsætter du de forskellige typer godkendelser på procesniveau eller for hele kontoen (kun for administratorbrugere):
Automatisk udgivelse efter godkendelse #
- Åbn Procesindstillinger.
- Vælg Auto og marker Kræv godkendelse.
- Når alle godkendere har godkendt, udgives versionen automatisk, og notifikationer følger dine procesnotifikationsindstillinger.
Manuel udgivelse efter godkendelse #
- Åbn Procesindstillinger.
- Vælg Manuel og marker Kræv godkendelse.
- Efter alle godkendelser er fuldført, udgiv versionen manuelt, når du beslutter det (f.eks. efter træning eller når nye regler træder i kraft).
Kontobredde godkendelse #
- Åbn Kontoindstillinger.
- Vælg den rolle, der skal godkende på tværs af alle processer med Kræv godkendelse aktiveret.
- Disse godkendere tilføjes automatisk og kan ikke fjernes på procesniveau. Så ingen nye versioner udgives, før den kontoovergribende godkender har godkendt det.
Bemærk, at den sidste mulighed kan føre til betydelige flaskehalse og forsinkelser i dine procesopdateringer. Dette bør kun bruges i stærkt regulerede miljøer.
Med opsætningen på plads, lad os fortsætte med godkendelser i praksis.
Godkendelser trin for trin #
1. Anmod om godkendelse #
Dette kan kun gøres af ejere eller redaktører.
- Gå ind i Rediger-tilstand og opret en ny version.
- Tilføj godkendere. Ejere/redaktører er inkluderet som standard – du kan tilføje andre.
- Send underretninger til godkendere.
- Vent på at godkendere fuldfører deres godkendelser. Versionen udgives automatisk (Auto) eller når du beslutter det (Manuel).
2. Se godkendelsesanmodning #
Godkendere modtager en anmodning om processen og i deres aktivitetsfeed. Processer, der kræver gennemgang af brugeren, vises sådan her:
3. Gennemgå og godkend #
Gennemgående kan klikke for at se en oversigt over “versionsændringer”, før/efter sammenligninger, hvem andre der skal godkende, og den aktuelle status:
Tilføj ventende gennemgange til dashboard #
- Gå til dit personlige dashboard.
- Klik på tandhjulet (øverst til højre) → tilføj Processer til gennemgang.
- (Valgfrit) Træk det til toppen for hurtigere adgang.
4. Følg godkendelsesstatus #
- Åbn processen og se Revisioner/Versioner.
- Se hvilke ændringer der afventer godkendelse og af hvem.
