Warum ein Incident-Management-System Ihrem Unternehmen helfen kann

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Vorfälle passieren, und der Schlüssel liegt darin, daraus zu lernen und Wissen zu gewinnen. Sobald Sie gemeldet wurden, können Sie dieselben Vorfälle identifizieren, analysieren und verhindern, dass sie sich wiederholen. In diesem Artikel geben wir Ihnen eine kurze Einführung in das Incident Management und wie es Ihrem Unternehmen helfen kann.

Stellen Sie sich vor, Sie sind im Büro und haben gerade eine Besprechung verlassen. Auf dem Weg zurück zum Schreibtisch schnappst du dir eine Tasse Kaffee und hörst den Flur hinunter: “Ich bin schon wieder auf der Treppe ausgerutscht!”.

Oder es kann auch diese etwas seltsame E-Mail sein, in der Sie eine “Danke für Ihre Hilfe”-E-Mail bezüglich einer Rechnung erhalten, die Sie nie genehmigt haben.

Es gibt viele Situationen, in denen ein Incident-Management-System eine wirklich gute Idee ist. Aber es gibt Fallstricke auf dem Weg, die Sie vermeiden müssen, um die Vorteile zu nutzen, die vor Ihnen liegen.

“System” bedeutet nicht “IT-System”

Bevor wir beginnen, ist es wichtig zu betonen, dass weder die ISO-Standards noch die ITIL-Sammlung von Best Practices die Implementierung eines IT-Systems erfordern. Ein “System” sollte als ein Wissensschatz interpretiert werden, der der Organisation hilft, das gewünschte Ziel zu erreichen, das Geschäft in einem bestimmten Bereich (IT-Sicherheit, HSE usw.) zu verbessern.

Ein IT-System ist nur eine bequeme Möglichkeit, die Prozesse und Best Practices zu implementieren.

Gemäß ISO 27001: “Diese Internationale Norm wendet einen Prozessansatz für die Einrichtung, Implementierung, den Betrieb, die Überwachung, die Überprüfung, die Wartung und die Verbesserung an…“. Kein Wort über eine Anforderung an ein bestimmtes IT-System.

Die Prozesse zu haben, zu nutzen und zu verbessern ist “System” genug. Die Anschaffung eines IT-Systems speziell für das Incident Management ist potenziell Geldverschwendung, da es die Prozesse sind, die im Mittelpunkt stehen.

In diesem Sinne. Tauchen wir ein.

Vorteile des Incident Managements

• Verhindern Sie, dass Vorfälle zu Unfällen werden (wo es wirklich kostspielig wird)
• Stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher oder mindern Sie vertragliche Verpflichtungen – in diesem Fall haben Sie keine Wahl
• Stellen Sie sicher, dass Vorfälle nie doppelt auftreten
• Schnelle Wiederherstellung des Normalzustands der Produktion
• Verstehen, lernen und teilen Sie Ihr Wissen, indem Sie die Produktivität des gesamten Unternehmens nutzen

Potenzielle Probleme ohne Incident Management

• Einkommensverluste
• Verzögerungen im Betrieb
• Produktfehler
• Datenschutzverletzungen
• Verletzungen und Unfälle

Herausforderungen des Incident Managements

Welche Herausforderungen erwarten Sie, wenn Sie mit der Implementierung eines Incident-Management-Systems beginnen?

Verfügen Sie über genügend Daten, um zukünftige Vorfälle vollständig zu analysieren und zu verhindern?

Was ist passiert? Und was passierte kurz davor? Irgendwelche Bilder? Log-Dateien?

Ein Mangel an Inhalten, Daten und umgebendem Wissen über die Situation kann es schwieriger machen, zu analysieren und eine Lösung zu finden, damit das Gleiche nicht noch einmal passiert. Um die Berichterstattung zu unterstützen, können Sie klare, zugängliche Arbeitsanweisungen zusammen mit einem Formular erstellen, das die erforderliche Datenmenge sammelt.

Es ist zu schwierig!

Dies gibt es in vielen Geschmacksrichtungen (oft in Form einer Ausrede) Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, dass Sie ein Reporting-Tool haben – und wo Sie danach suchen können. Stellen Sie sicher, dass jeder Zugriff darauf hat. Und machen Sie glasklar, welche Art von Informationen für den Bericht benötigt werden, Sie erhalten nicht das ganze Bild des Vorfalls.

Wenn es mit der Berichterstattung bergauf geht, besteht ein hohes Risiko, dass sie nicht durchgeführt wird.

Wenn die Meldung von Vorfällen Ihr Hauptanliegen ist, finden Sie hier unseren ausführlichen Artikel zu diesem Thema.

Kann ein Incident-Management-System wirklich zu unserer Organisation passen?

Die Plattform und das Managementsystem von Gluu sind unkompliziert und intuitiv zu bedienen, und Sie können den Prozessablauf an jedes Unternehmen anpassen.

Wie kann Ihnen eine Incident-Management-Software helfen?

Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großes Unternehmen sind, ein Incident-Management-System hilft Ihnen, die Produktivität zu steigern und den Betrieb zu stärken.

Hier sind ein paar Aufzählungspunkte, wie Incident-Management-Software Ihnen helfen kann:

Stellen Sie sicher, dass Vorfälle korrekt gemeldet werden

Der erste Schritt besteht darin, den Vorfall zu melden. Ohne das ist nichts anderes wichtig. Es wird Ihnen helfen, einheitliche Vorlagen zu haben und Ihren Bericht in einer digitalen Prozessplattform zu erstellen, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben – und über die sie Bescheid wissen.

Wenn Sie mit Berichten in einem Incident-Management-System arbeiten, können Sie Stakeholdern und Partnern dokumentieren, was passiert ist.

Wenn Sie Vorfälle in einer digitalen Prozessplattform wie Gluu melden, werden alle Anweisungen und Berichte an einem Ort gespeichert. Sie werden keine Zeit mehr damit verbringen, Incident-Berichte in verschiedenen Softwaresystemen oder Abteilungen im Unternehmen zu finden. Auf diese Weise erleichtert Gluu die Speicherung aller Arbeitsanweisungen und Berichte an einem Ort.

Schnelle Genesung – wieder auf die Beine kommen

Zwischenfälle und Ausfälle können zu Verzögerungen in der Produktion und im Betrieb führen. Und sie können Verwirrung stiften und Zeit in Anspruch nehmen, wenn die Organisation nicht weiß, wie sie damit umgehen soll. Wer ist dafür verantwortlich, Maßnahmen zu ergreifen und eine Lösung zu finden? Und was werden Sie tun, um sicherzustellen, dass so etwas nicht noch einmal passiert?

Zuerst musst du ihn stoppen, verhindern, dass er noch mehr Schaden anrichtet, und in den normalen Modus zurückkehren.

Eine gute Incident-Management-Software kann auch dabei helfen, zu beschreiben, wie Sie Ihre Maschinen wiederherstellen, neu starten oder wieder auffüllen können, damit Sie so schnell wie möglich wieder in Betrieb genommen werden können.

Analysieren, lernen, abmildern, wiederholen

Sobald Sie ein klares Verständnis davon haben, was passiert ist (und das unmittelbare Problem behoben wurde), müssen Sie die Ursache verstehen. Es gibt viele brillante Werkzeuge, um die Ursachen zu finden, aber sehr oft ziehen die Leute weiter, wenn das unmittelbare Problem gelöst ist. Das Feuer ist gelöscht – warum sollte man sich darum kümmern?

Idealerweise enthält Ihr Incident-Management-System einen klaren Prozess für die Datenerfassung, Analyse und Korrekturmaßnahmen usw. kann alle Beteiligten dazu zwingen, die notwendigen Anstrengungen zu unternehmen, um eine wirkliche Prävention zu gewährleisten.

Verbessern Sie, wie Sie sich verbessern

In Gluu haben wir Beispiele dafür, wie Sie mit der Meldung und dem Management von Vorfällen arbeiten können. Wenn Sie auf neue Situationen oder Abweichungen von Ihrer aktuellen Best Practice stoßen, können Sie das neue Wissen einfach in Ihren bestehenden Prozess einfügen und so sicherstellen, dass Sie für das nächste Mal so gut wie möglich vorbereitet sind.

Informieren Sie sich über unsere Prozessplattform.

Verbesserung ist ein fortlaufender Prozess

Der Erwerb neuer Erkenntnisse ist kein “Einzelfall”. Wenn Sie damit beginnen, die Vorfälle zu melden und zu analysieren, was die Probleme verursacht hat, werden Sie feststellen, dass Ihr anfänglicher Prozess möglicherweise nicht alles abdeckt oder dass Ihre Analyse-, Schadensbegrenzungs- und Wiederherstellungsteile verbessert werden können.

Sobald Sie wissen, was den Vorfall verursacht und was ihn gelöst hat, müssen Sie Verbesserungen vornehmen, wie zum Beispiel:

• Verbesserung des Prozesses zur Meldung von Vorfällen
• Mitarbeiterschulungen im Bereich Cyber Security
• Verbesserung des Arbeitsumfelds
• Verbessertes Onboarding neuer Mitarbeiter
• Regelmäßiger IT-System-Check
• Wartungspläne

Häufig gestellte Fragen zum Incident Management System