LEITFADEN ZUM PROZESSERFOLG (7/8)

Stabilisieren Sie Ihre Prozesse

Sobald ein Prozess abgebildet ist, muss er verwendet werden. Die Begegnung mit der Realität macht implizites Wissen explizit, so dass der Prozess leichter verständlich gemacht werden kann. In dieser Phase wird jeder Prozess so ausgeführt, wie er abgebildet und dokumentiert ist. Anschließend werden Überarbeitungen vorgenommen, bis Dokumentation und Realität übereinstimmen, um Ihre Prozesse zu stabilisieren.

Schritte zur Prozessverbesserung

So stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesslandkarte genau ausgerichtet ist

Es geht darum, Möglichkeiten zu finden, den Prozess in der Praxis anzuwenden. Die Verwendung des Prozesses bedeutet, dass Mitarbeiter mit den richtigen Rollen Prozesslandkarten, Arbeitsanweisungen und alle Aufgaben verwenden, um den Prozess abzuschließen. Sie folgen sozusagen ihrem eigenen Rezept.

So stabilisieren Sie Ihre Prozesse:

Finden Sie heraus, wann der Prozess wieder ausgeführt wird.
Führen Sie den Prozess aus, indem Sie Ihren Ablauf und Ihre Arbeitsanweisungen im Detail befolgen. Notieren Sie alle Probleme und Ideen mit der Kommentarfunktion in Gluu.
Überprüfen Sie die Beobachtungen Ihres Kollegen und markieren Sie, ob Sie zustimmen oder nicht.
Nach jeweils 3-4 Prozessläufen sollten Sie Ihre Prozess- und Arbeitsanweisungen aktualisieren, um das Gelernte widerzuspiegeln.
Versuchen Sie, Prozesse genau wie dokumentiert auszuführen. An dieser Stelle führen nur Ausnahmen zu Kommentaren.
Ihr Prozess wird jetzt stabil.
Lassen Sie neue oder uneingeweihte Kollegen den Prozess ausführen, um zu testen, ob die Anweisungen klar sind.

In dieser Phase werden Sie eine Reihe von Verbesserungen vornehmen – dies geschieht fast automatisch. Der Hauptzweck dieses Schritts besteht jedoch darin, den Prozess zu stabilisieren, indem Sie Ihre Dokumentation und Ihre Praktiken aufeinander abstimmen.

Beispiel, wie Sie Ihre Prozesse stabilisieren können

Account Manager ordnen ihr “Kundenmeeting” einem Freitag zu. In der kommenden Woche macht jeder eine Tugend daraus, dem Fluss und den Anweisungen zu folgen, wenn er Kundengespräche abhält. Die Kundenbetreuer berücksichtigen Prozessüberarbeitungen vor und nach jedem Meeting. Sie sehen auch die Kommentare ihrer Kollegen und markieren, womit sie einverstanden sind oder nicht.

Der Prozessverantwortliche filtert die Kommentare und bezieht die Eingaben der vier Kundenbetreuer in die Prozessrevision ein. Sie fahren so lange fort, bis keine Bearbeitung mehr erforderlich ist. Dann ist der Prozess stabil.

Führen Sie Ihre Prozesse jedes Mal mit Ihren Arbeitsanweisungen aus. Wenn Menschen glauben, etwas auswendig zu wissen, fangen sie an, wichtige Aufgaben und Kontrollen zu vergessen.

Checkliste zur Stabilisierung Ihrer Prozesse

Führen Sie den Vorgang dreimal fehlerfrei aus (keine Anpassung erforderlich).
Mitarbeiter aus jeder Rolle des Prozesses können bestätigen, dass er jetzt die Realität widerspiegelt.

Warum sollten Sie inkrementelle Verbesserungen mit Ihrer Prozesslandkarte vornehmen?

Sobald der Prozess stabil ist, können Sie damit beginnen, tiefgreifendere Verbesserungen vorzunehmen. Jetzt geht es darum, redundante Aktivitäten zu eliminieren und zu automatisieren, wo immer Sie können.

Wie Sie Ihre Prozesse im Laufe der Zeit verbessern können

Ihre vorherigen Prozessläufe haben Ihnen höchstwahrscheinlich eine Liste möglicher Verbesserungen gegeben. Sie können jetzt mit der Implementierung derjenigen beginnen, die keine weitere Analyse erfordern. Sobald Sie diese “niedrig hängenden Früchte” geerntet haben, kann Ihnen ein strukturierter Workshop zur Prozessverbesserung helfen, tiefer zu gehen.

So führen Sie einen Workshop zur Prozessverbesserung durch:

Der Prozessverantwortliche geht jede Aktivität im Prozess durch, während die Teilnehmer direkt in Gluu kommentieren. Für jede Aktivität ist es notwendig, Schritte oder Aufgaben zu berücksichtigen, die:

Unordentlich, problematisch oder schwierig.
Automatisierbar.
Ersteller der Aktivitätsausgabe (an das System, nächste Aktivität usw.) – ob die Aufgabe direkt zum Ergebnis beiträgt.
Leicht zu messen.
Dann verbringen die Teilnehmer 5 bis 10 Minuten damit, die Kommentare der anderen zu lesen, zu beantworten und zu kennzeichnen.
Der Prozessverantwortliche fasst dann die Ergebnisse zusammen und kann der Aktivität eine bestimmte Farbe geben, wenn sie weitere Verbesserungen erfordert.
Lösen Sie die wichtigsten Probleme mit einer A3-Vorlage.

Workshop 4 – Prozessverbesserungen

Ausgabe	Sie erleben das Ergebnis von Beobachtungen und Eingaben, wenn sich der Kreis schließt und Verbesserungen sowie Korrekturbedarf identifiziert werden.
Teilnehmer	Alle, die mit dem Prozess zusammengearbeitet haben, sowie andere Beteiligte.
Tagesordnung	– Überprüfung von Kommentaren, Ideen usw. – Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten. -Auswertung.

Beispiel für einen Workshop zur Prozessverbesserung

Ein produzierendes Unternehmen nutzt 5S, PDCA (Plan-Do-Check-Act) und A3 für Prozessverbesserungen. Die Mitarbeiter bringen Probleme, Probleme und Ideen für Aktivitäten ein, während sie ausgeführt werden. Die erfahreneren Mitarbeiter versehen wichtige Beobachtungen mit Etiketten.

Sortieren Sie die Beobachtungen nach Wichtigkeit in monatlichen Verbesserungssitzungen, die vom Prozessverantwortlichen initiiert werden. Dies hilft dem Team, mithilfe der “Ursachenanalyse” eine eingehende Auswahl zu treffen. Die folgenden Verbesserungen führen zu Anpassungen der Prozessabläufe und Arbeitsanweisungen.

So verschaffen die Prozesse einen Überblick und Lean-Tools werden genutzt, um zur Problemlösung in die Tiefe zu gehen.

Checkliste zur Prozessverbesserung

Ausfüllen einer A3-Vorlage pro Ausgabe.
Liste der vorrangigen Verbesserungen.
Prozess- und Arbeitsanweisungen geändert.

Verweise:

Dies ist das vorletzte Kapitel in unserem vollständigen Leitfaden für den Prozesserfolg! Sie haben es fast geschafft, nur noch ein wenig weiter, und Sie werden ein Meister der Prozessabbildung sein. In unserem letzten Kapitel geht es darum, wie Sie Ihren Prozessfokus beibehalten können. Sie lernen, wie Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit aufrechterhalten können.